高校档案管理信息化存在的问题及对策

王建宇

（南通航运职业技术学院，江苏 南通 226010）

信息化是人类进入20世纪后社会生活方式的又一次变革。档案管理信息化建设是国家信息化战略的重要组成部分，也是档案管理事业顺应时代发展的必然要求。高校档案管理部门应审时度势，抓住机遇，立足本职工作，结合高校实际情况，采取形之有效的措施，积极开展好档案管理信息化建设。

1 档案管理信息化的涵义

著名的档案学教授张照余在《档案信息化理论与实践》一书中提出：“档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供服务。”通俗地讲，档案信息化就是指档案部门运用现代信息技术,加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用,是传统档案管理业务向网络环境迁移，其实质就是档案管理与信息网络手段的结合。档案信息化的主要内容包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化法规和标准建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设。

2 高校档案管理信息化建设存在问题

2.1 档案管理信息化的基础设施相对比较薄弱

一是多数高校档案管理部门除了配备计算机、打印机、复印机等最基本的信息处理设备外，普遍缺乏诸如档案管理专用服务器、扫描仪、数码摄像机等设备，并且设备更新换代的速度较慢。二是目前使用的大部分档案管理软件仍为单机版，虽然也能满足现阶段档案管理工作的基本需要，但并不适应档案管理信息化发展的需要，尤其是早期使用的一些软件缺少与OA系统互通数据的网络接口，不具备网络使用的拓展功能。三是大部分高校都没有建设专门的档案管理网络，即使建设了档案管理网络，也没有及时地更新和完善，根本无法满足档案信息化的需要。

2.2 档案信息资源数量不足和质量不高

一方面，大部分院校档案管理部门的档案信息资源只有档案目录数据库，而档案全文数据库资源很少，甚至没有；另一方面，个别高校档案管理部门片面追求档案资源的数量，对数字化档案管理资源不加选择，不做需求分析。这不仅浪费了宝贵的人力、物力、财力，而且大量低价值甚至无价值的档案数据占用了宝贵的存储空间，加重了基础设施建设的负担。

2.3 缺少统一的标准和规范，存在信息“孤岛”现象

一方面，由于缺乏统一的标准和规范，目前使用的各种档案管理应用系统的数据库结构不尽相同，缺乏兼容性、通用性，导致档案系统生成的数据无法在不同的系统中识别和直接利用。虽然数据迁移可以实现软件间的数据转换，但是仍然无法保证原数据百分百地转移到新系统中；另一方面，高校使用的办公自动化、教学、科研、学生等管理系统由不同的公司开发，存在各自为政的现象，系统生成的数据无法与档案管理系统直接对接。这些限制了数字档案资源的共享,降低了档案资源利用的效率,而且增加了档案信息资源建设及维护的成本。

2.4 档案管理人员的综合素质有待提高

在高校档案信息化建设中，人是关键因素，各种技术和软硬件都必须由档案管理人员操作。而目前，高校档案信息化人才素质偏低。一方面，虽然高校档案部门的人员具备较丰富的档案理论知识和实践经验，但使用计算机进行信息处理的能力还较低，无法适应档案信息化的要求；另一方面，专业信息技术人员缺乏专业的管理档案知识和实践操作能力，同样无法胜任档案管理信息化工作。既懂计算机技术、网络技术，又精通档案管理业务的复合型人才资源紧缺已经成为严重制约档案信息化建设的瓶颈。

2.5 档案信息安全保障体系存在隐患

不同于一般信息，档案信息具有一定的保密性和利用限制性，这就要求在档案信息化工作中确保档案信息的安全。由于高校档案管理部门人员素质和技术条件的限制，只能采取安装杀毒软件、定期备份、访问权限控制等方式来阻止黑客攻击、系统中毒等，防范能力相对较低，存在着一定的安全隐患，一旦系统瘫痪或数据丢失将会造成难以估量的损失。

3 加快高校档案管理信息化建设的对策

3.1 加大基础设施投入，奠定档案管理信息化的物质基础

应围绕信息处理设备和网络通讯设施两个方面来着力加强档案信息化建设。一是要增加档案管理资金投入，通过预算专项档案管理经费，及时合理地购置高性能、高稳定性的服务器、计算机、扫描仪等信息处理专用设备。二是建立高性能、规范化、网络化的档案管理系统。要实现档案管理信息化，就要求档案管理朝着网络化方向发展。因此摒弃单机版系统，更新使用网络化档案管理系统，是高校档案管理部门要解决的问题。档案管理系统必须具有“高安全性能、良好的开放性、大数据量处理能力、操作简单、支持多用户共享、具有高性价比和适用性”等特点。三是建立和完善档案管理专业网站。数字档案信息的采集、利用、共享等均离不开网络，高校档案部门可以依托校园网，建立档案管理局域网，提供档案网上陈列展览服务，提供档案信息检索和咨询服务，在线阅览公开档案信息内容，实现档案管理网络化。同时应加强档案网络的维护，定期对网站进行管理、安全维护以及故障处理，并随时进行技术更新升级，确保档案管理网络运行正常高效。

3.2 建立统一的全校性数字资源标准体系

高校档案部门应树立前端控制和全程管理工作理念，变被动为主动，积极参与数字化校园建设，把对电子文件的控制提前到文件形成初期。一是按照电子文件归档管理的标准和要求，制定统一的数据编码标准、数据转换标准、数据传递标准等，并将这些标准运用于所有的数字化校园信息系统的开发过程中，从源头上确保归档的电子文件符合标准和要求。二是依托校园网，实现档案管理系统与其他系统之间的对接。档案管理人员应积极配合好系统开发人员，围绕电子文件归档管理的要求，做好各系统与档案管理系统接口的开发，使各系统生成的文件办结后能自动转入档案管理系统预归档数据库中，待档案管理人员筛选后，存入档案数据库，实现一次输入数据，多次使用的目的，避免重复劳动和信息资源的浪费。

3.3 加强档案资源库建设，丰富档案信息资源

在档案目录数据库建设的基础上，加强档案全文数据库和特色档案数据库建设，提高档案信息的利用率。首先，加强对当前电子文件的收集。一是学校的OA系统、教学管理系统等各个系统生成的电子办结后，及时转入档案管理系统中。二是对各部门在系统外生成的文件，按照电子文件物理归档和逻辑归档同步的原则，收集纸质文件的同时，及时向相关部门收集电子稿，从而减轻日后档案数字化的压力，避免重复劳动和资源的浪费。三是加强对图像、声音、视频等电子文件的收集，建立多媒体档案数据库，丰富档案信息资源的种类。其次，以需求为导向，将库存所有“属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案”有选择地进行数字化加工。考虑到现阶段档案数字化工作量比较大这一实际问题，可以聘请专业的数字化公司来集中完成过渡时期的档案数字化工作。这既可以获得专业化服务和减轻档案管理部门的工作压力，又避免了设备利用率低的问题。再次，在全文档案数据库建设的基础上，结合高校的特点，整合档案信息资源，将教师的教学工作、专业技术职务、行政职务、科研成果、奖励等方面的信息汇集起来，建立教师业绩数据库；将学生入学学习成绩、毕业验印、就业派遣等信息集中起来，建立学生学籍数据库。

3.4 采取有效手段，建立档案信息安全保障体系

一是要重视档案内容和载体的安全。在数字化处理时，对于重要历史档案和保密档案，要严格控制操作人员的资格和操作权限，规范操作程序，记录操作过程，对办公系统生成电子文件的过程实行全程监控。电子和纸质两种档案并存，确保电子文件的真实性和完整性。二是要保证操作系统和数据库的安全，使用安全级别较高的操作系统，并对档案数据库进行定期备份，或异地备份。采取用户身份鉴别、设置防火墙、访问控制等安全措施，避免系统故障或人为破坏而造成档案信息资源的丢失。三是制定切实可行的保密制度和管理制度，加强对上网档案信息的审查，严格控制和管理非公开档案信息，防止失密和泄密事件发生。四是要对档案管理人员进行信息保密和安全教育，提高档案管理人员的安全防范意识。

3.5 加强档案管理人员的信息化素质教育，建设一支高水平的档案管理信息化人才队伍

人才是信息化建设的根本。高校要坚持以人为本，重视信息化人才培养，提高档案管理人员的信息化素质意识，造就一支适应档案管理信息化的人才队伍。一是增强档案管理人员的责任意识，更新管理理念，创新管理手段，促使档案管理人员学习和掌握现代信息技术的理论知识和操作能力，积极推进档案信息化进程。二是高校应鼓励档案管理人员接受档案专业继续教育，参加业务研讨会，开展学术交流，提升档案管理人员业务管理能力，使档案人员从传统的“档案保管者”变为“档案信息资源的管理者和传播者”，成为档案信息建设的行家里手。三是建立奖惩制度，推行目标考核制，激发档案管理人员的工作积极性，稳定档案管理人才队伍，建设一支以管理型人才为基础，以复合型人才为重点的档案管理干部队伍，满足档案信息化建设需要。

[1]张照余.档案信息化理论与实践[M].北京：中国档案出版社，2007.

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