文秘专业办公自动化教学方法改革探析

肖 燕

教学方法是由教学目标和教学内容决定的。文秘专业办公自动化课程主要是培养学生进行现代化办公的能力，办公软件的应用和办公设备的使用是该门课程的两大内容。过去，由于条件限制，我校办公自动化课程的教学存在着重理论、轻实践的情况，这与当下高科技的飞速发展以及社会对文秘专业毕业生的要求是极不相符的。随着我校文秘办公自动化实训室的建成，办公自动化教学方法问题亟待解决。

一、《办公自动化》课程的特点

第一，应用性。相对传统学科注重知识的传授而言，办公自动化课程更偏重于让学生掌握相关的技术要领以及培养学生的实际动手能力，因此，课程具有很强的应用性、操作性。体现在具体内容上，软件部分主要是让学生灵活运用几种常用办公软件，如OFFICE、PHOTOSHOP、FLASH等；硬件部分主要是让学生熟练使用一些常用办公设备，如打印机、复印机、传真机、扫描仪、刻录机、照相机、摄像机、投影仪、冷裱机、碎纸机等。

第二，系统性。文秘专业其它课程一般侧重于对某一文秘工作内容方面的讲解，如《秘书写作》、《档案管理学》、《文书处理学》、《会务与实训》、《商务谈判》、《速记学》、《秘书礼仪》等，而《办公自动化》课程的教学则需要将这些知识进行整合，使学生学会用自动化的方式进行办公。例如，软件WORD部分需引入《秘书写作》有关知识；硬件部分投影仪、音频会议系统、照相机、摄像机等的使用需引入《会务与实训》、《秘书学与秘书务实》等相关知识。从这个意义上说，该课程具有系统性和综合性。

第三，流程性。无论是软件的应用还是硬件的使用，课程教学均遵循由易到难、从简单到复杂的原则。有些内容先后顺序不能改变，如WORD部分一般先讲文字录入，再讲编辑排版；EXCEL部分一般先讲表格的建立，再讲数据透视表（图）；硬件部分一般先讲打印机、再讲复印机、传真机、碎纸机等，即让学生先将制作出来的文件或其他资料打印出来，再进行复印、传真、粉碎。教学方法尽量结合秘书实际工作流程，形成自动化办公的流程性。

第四，开放性。由于该门课程是高科技发展的产物，具有强烈的时代特征，因此，无论是教学理念还是教学方法，都应该与时俱进，不断创新。从纵向上看，教学内容随科学技术的发展而发展，如过去的OFFICE2003到今天的OFFICE2007，过去的以软件教学为主到今天的软硬件并重；从横向上看，教学方法更是具有开放性。这就意味着在教学中要多借鉴其他院校、相关单位的成功做法，让学生在掌握知识技能的同时，紧跟时代步伐，适应社会需要。

二、教学方法改革的目标和原则

培养适应社会需要的应用型复合人才是文秘专业人才培养的总目标。围绕着这一总目标，《办公自动化》课程教学方法改革的目标是：以知识、能力、素质三位一体，打造具有如下品质和能力的职业秘书：良好的职业操守，扎实的专业知识，较强的动手能力，团队协作的精神，自主学习与自我创新的能力，应变能力和生存能力等。

（一）以学生为主导，树立新的教学理念

传统的教学模式是以教师为主导，教师讲，学生听，教师处于主动地位，学生处于被动地位。这种模式不利于很好地调动学生的学习兴趣，尤其是实践性比较强的《办公自动化》课程，很多东西光靠教师讲是没有多大效果的，关键是要让学生亲自动手练习。以学生为主导的教学模式，强调学生在整个教学过程中处于主体地位，教师只是起一个指导员的作用，让学生带着问题亲身实践，在实践的过程中不断发现问题，进行归纳总结，这样便能增强学生的主体意识，变“老师让我学”为“我要学”，利于激发学生的创造力和想象力。

（二）以任务为导向，重构知识框架

淡化理论课的讲解，加重实践课的比例是《办公自动化》课程教学的一个倾向。实践课通常以完成某一任务为目标，通过完成该项任务来达到训练学生某一方面能力的目的。任务的设计一般取自于秘书的实际工作，如日常接待、组织一次中小型会议、发布有关文件等。为了完成这些任务，需要借助相关的办公软件或办公设备，即用现代化的方式进行日常办公。因此，每一次任务一般都会牵涉到多门课程的相关知识点。这就需要打破课程之间的界限，对相关知识进行合理重组。

（三）以实战为内驱，提升职业素养

情景模拟是《办公自动化》课程普遍采用的教学方法：将学生置身于某一特定工作氛围中，通过完成特定任务达到掌握相关知识或技能的目的。然而，情景模拟中有些内容比较理想化，往往跟现实有一定差距，要想真正实现学校与社会的“无缝对接”，实战法是一条很好的途径。因为在真实的活动中，即便事前准备工作已做得非常充分，但仍可能会遇到一些临时性的突发问题，这就非常考验学生的综合素质和应变能力。多让学生参加这一类的实战，能够大大提高他们的观察能力和思维能力，从而有助于进一步提升职业素养。

三、教学方法改革的思路

（一）加强理论课的趣味性

讲解技术性一类的理论课，往往因强调操作方法和流程的介绍而易造成枯燥乏味，再加上学生在一年级时已经学习了《计算机应用基础》这门课程，更容易让他们因感到部分内容的重复而造成学习兴趣的下降。这就需要任课教师能够科学地运用一些教学方法，提高学生的学习兴趣，保证理论课的教学质量。

1.案例教学法。案例教学法被广泛地运用于文秘专业的许多课程，对于《办公自动化》课程而言，在讲解几种办公软件的操作时，尤其适合用这种方法。

例如，在讲解WORD编辑排版时，可以利用学校下发的文件、学报、校报等作为授课内容，因为这些都是学生很熟悉的东西，同时又跟实际工作挂钩，学生的学习兴趣自然就被提升起来。但要注意，由于学生是有一定文字编辑排版基础的，因此，教师在授课过程中就没有必要再从最基本的操作方法入手，而将重点放在新知识和一些特殊方法的介绍上，以拓宽学生的思路。如“复制”、“粘贴”这一操作，之前学生可能只会使用菜单或快捷键，这里就可以向学生介绍格式刷的使用方法。

除了要选择好案例外，在具体运用案例教学法的过程中，也要注意方法技巧。有些内容需要教师讲授，有些内容可以让学生自己动手摸索，鼓励学生进行探究式自主学习。

2.实物演示（展示）法。办公设备的使用这部分的理论课内容适宜采用实物演示法或实物展示法。学生边看着实物边听教师讲解，这样便可增加他们的感性认识，从而提高学习的积极性。

实物演示法。诸如照相机、摄像机、录音笔、指纹考勤机等这些小巧便携的设备可以带到教室里，先让学生了解它们的外形、结构，再通过演示介绍它们的工作原理和操作方法。关于设备的价格情况、不同品牌之间的比较以及厂家情况等，可以适当介绍一下，以拓宽学生的知识面。

实物展示法。像打印机、复印机、传真机、扫描仪等这些较大型的设备，在讲授理论课的时候，可以将实物的照片放进PPT课件中，教师结合照片向学生讲解这些设备的外形、结构、特点、分类、工作原理等，操作方法放到实训课中讲解。否则，若只有文字性的描述而缺乏图片的辅助，容易造成课堂气氛的沉闷，学生听了之后也会觉得比较抽象。

（二）突出实训课的综合性

相对于理论课而言，实训课在《办公自动化》课程中的比例占得更大些。实训课的目的在于：使学生能够熟练使用各种办公软件和办公设备，提高学生综合办公的能力。因此，仅仅让学生掌握机器设备的操作方法是远远不够的，关键是要通过实训这一平台，打造专业知识扎实、业务能力强、综合素质高的现代秘书人才。在教学方法上，应结合秘书的实际工作，整合专业知识，构建立体的训练体系。

1.项目教学法。即交给学生某项任务，让学生独立或分组完成。项目教学法注重的是过程，过程的实施往往牵涉到好几门课程知识。项目完成的整个过程，包括方案的设计、项目的实施以及结果的总结评价等均由学生自己负责，教师只是起一个指导性的作用。通过这种教学方法，学生不仅掌握了相关的知识和技能，而且职业素养也得到进一步提高。

例如，在软件运用部分，可以让学生用WORD制作公文、公司内刊、招聘启事等，用EXCEL制作人事资料管理表、员工销售情况表等，用POWERPOINT制作公司简介、会议演示文稿等。这样，学生在学习软件的过程中，重温了其他课程相关知识。

2.情景模拟法。此法主要是让学生在模拟的环境中开展秘书工作，感受较为真实的办公氛围。假设实训室就是一个单位的秘书部门，由教师设计情景，如办公室日常接待、电话挡驾、会务工作、档案管理等，学生自己分角色进行模拟办公。

情景模拟法的优势在于：还原工作情景，缩小理论与现实之间的差距。通过模拟办公，学生不仅能快速掌握相关办公知识和技能，而且由于采取分小组进行情景模拟，小组成员为了完成某项任务必然要进行沟通协调，因此学生的团队协作能力能够得到进一步加强。情景模拟法有效实施的关键，就是教师要根据教学内容，事先选择好模拟情景，并且在学生进行情景模拟时要注意对过程的关注与评价，要善于引导学生进行自我行为的调整与评价。

3.实战法。学校是一个练兵的大舞台，有很多活动可以让秘书专业的学生承担策划、组织、服务工作。在承办活动的过程中，学生不仅把自己平时在课堂上学到的知识、技能充分展示出来，同时，因为活动进行的过程中随时都可能会遇到一些突发事件，这对学生的心理素质和应变能力就是一种考验和锻炼。

2012年4月，2010级文秘班的学生成功承办了我校“第三届青年教师授课大赛”。事前，教师根据大赛规则将学生分成三个小组，每组指定一名组长，每位成员承担一项任务，责任到人。学生运用到的办公软件主要是EXCEL和POWERPOINT，使用到的设备主要有电脑、投影仪、照相机、摄像机、复印机、音响、话筒等。活动结束后，每位学生都对此次活动进行了总结，分析了活动承办的效果，对自己在活动中的表现作了评价，并在全班进行了交流。

从整个过程来看，每位学生都非常投入，表现得都很积极。活动的成功承办，对学生来说是一种最大的肯定和鼓励，学生亲身感受到所学的东西派上了用场，自我价值得到了体现，学习兴趣自然就会更加浓厚。

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