关于做好办公室工作的几点思考

□ 雷学刚

作者：重庆交通大学、四川外语大学教授，重庆作协会员，高级政工师

党的十八大报告中的“四个必须”对科学发展观的第一要义、核心立场、基本要求、根本方法作了最新的阐释和要求，表明了我们党高度的理论自信、道路自信和制度自信。“四个必须”的要求为我们做好办公室工作提供了方向指南、基本遵循和强大动力。我们一定要深刻领会 “四个必须”的内涵和精神实质，更好地把握办公室工作的基本规律，切实把科学发展观贯彻落实到办公室工作的全过程，努力把办公室打造成“能参会谋”的核心枢纽。

一、服务是办公室工作的第一要义

发展是我们党执政兴国的第一要务，是科学发展观的第一要义。办公室工作讲发展就是讲服务，追求又好又快发展就是追求又好又快的服务，在又好又快的服务中推动办公室又好又快的发展。具体应该做到“四精”：

（一）职能定位要“精准”。办公室肩负着承上启下、联系左右、协调各方、服务全局的重要职能，位置关键，任务繁重，使命光荣，责任重大。办公室的主要任务是为领导服务、为部门服务、为基层和人民群众服务。各部门各单位办公室的基本职能主要是负责各部机关文秘、行政管理工作。说到底就是办文、办会、办事。当然，办公室工作千差万别，不同的单位对办公室有不同的定位。因此，一定要准确站位，到位不越位。

（二）配备人员要“精干”。办公室工作很多人不愿干，一般人又干不了。办公室配备工作人员不在多而在于精。办公室人员配备一定要选调政治强、业务精、作风实、会管理、善协调的干部，既要注重有序流动，又要防止“青黄不接”。办公室上至主任下至一般干部的岗位职责要明确具体，确保事事有人干，人人有事干。坚决杜绝“滥竽充数”和“人浮于事”的现象。

（三）办公条件要“精用”。既要坚持精打细算、厉行节约的原则，适当增加投入，不断完善办公设施，改善办公条件，实现办公室工作的信息化、数字化、现代化，又要大力推进办公区绿化、亮化、净化、美化工程，为单位干部职工的工作生活创造一个心旷神怡的办公环境。

（四）机制运行要“精效”。办公室工作千头万绪，千丝万缕，我们一定要千方百计建立健全工作流程，实行链条式管理,无缝式对接，主动式服务。办公流程要清晰化，按“图”索“骥”，力争办公零失误。办文流程要制度化，发文工作从草拟、校核到签发都要形成制度，确保内容准确无误、文字言简意赅、格式规范标准；收文工作要规范传阅传批程序，确保运行顺畅高效。办事流程要规范化，调查研究、督查督办、领导交办事项、政务接待、财物管理、政务值班、机要保安等日常工作都要具体规定，做到有条不紊，忙而不乱。

（五）办文细磨出“精品”。办文是办公室工作的核心竞争力。要打造办文的精品，就必须精雕细刻。办文的最高标准是领导满意和群众欢迎。因为我们的“文”一定要体现领导的意图、气质、个性、风格、要求，不然忙了半天，办的“文”领导不满意，群众不认可，办的“文”就是无用功。办文的最低要求是报刊发表。一个好的“文”，除了领导满意外，至少要有在报刊发表的水平。办文要成为精品必须坚持 “四有”：即：“言之有物不空洞”、“言之有理不肤浅”、“言之有情不呆板”、“言之有序不杂乱”。办文必须有理论家的风采，写出的文章才有思想高度、生活广度、实践深度。办文要有文学家的风采，才能写出语言清新隽永的好文章。

（六）办会仔细出“品牌”。所谓品牌，就是国际通行、举世公认、品质高贵。一听会议的名称就知道会议的规格、档次和水准。办会必须从方案制定到会议组织的每一个环节超前谋划、精心策划、周密计划、耐心细化，大到会议讲话、小到席位牌摆放、音响调试等，必须责任到人、各司其职、跟踪问效。通过优质高效和人性化的服务，精心打造会议品牌，全面提升会议质量。

（七）办事精明出“形象”。形象就是旗帜，形象就是方向。办事要出形象，就必须精明强干。办事就是组织协调、检查督导、跟踪问效。办事的好坏将直接关系到一个单位或部门的形象与声誉。因此，办事必须具备外交家、演讲家的风采。办事既要看对象、时间、空间和任务，更要看对象的情绪、性格和气质，切忌千人一面、千篇一律。必须坚持原则性灵活性有机统一，真诚的沟通协调，我们的事才能办得圆满，自身的能力和形象才能得到最佳展示。

二、以人为本是办公室工作的核心

以人为本是科学发展观的核心。办公室工作始终围绕“人”做服务工作，要牢固树立和落实以人为本的理念，把握人性需求，体现人情关怀，营造人文氛围，努力使办公室工作与服务对象的意图尽量同频共振。具体应该坚持“三讲”：

（一）服务领导“讲人格”。办公室要始终围绕本部门本单位中心工作转，围绕本部门本单位领导转，围绕本部门本单位主要领导中心工作转。在服务工作中，既要尊重领导的风格和气质，按领导意图办事，坚决服务领导决策，切实维护领导权威，又要在大是大非的问题上坚持原则，不搞将就迎合，始终保持自己独立的人格和尊严。做到帮忙不添乱、解难不增忧、管家不误事。

（二）服务部门“讲人性”。办公室更多侧重于部门或单位内部管理与服务，是本部门本单位的“内当家”。要创新管理方式，提高服务水平，实行人性化管理，既不能高悬利剑、苛刻过分，也不能随心所欲、无为而治。要积极发展部门或单位和谐文化，大力创建和谐部门或单位，促进内部和谐共处、合作共进。对待干部职工要以干事业为重，由重管理转变为重服务，更加自觉、更加主动地为干部职工在工作上铺路搭桥，生活上排忧解难，努力创造一种用事业留人、用感情留人、用适当的待遇留人的良好工作环境。

（三）服务基层“讲人情”。办公室不管有多忙，为基层、为人民群众服务的传统绝不能丢。从事政务服务的同志，要围绕领导所关注的热点、难点、焦点和重点问题，经常到一线广泛深入地调查研究，推动理论与实践的创新，把基层的新鲜经验上升为推动全面工作的思路，把基层的困难矛盾提供给领导决策参考。从事事务服务的同志要尽可能地与群众、与基层多接触，增强对基层干部群众的感情，力所能及地提供优质服务。对到办公室办事的人员，无论是部门或单位同事、基层干部，还是群众来访，都要始终以诚相待、热情服务，让人感到亲切温暖，坚决杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风。

三、全面协调可持续是办公室工作的基本要求

只有客观认识办公室工作面临的新形势新要求，突出内容的系统性、方法的和谐性和效果的务实性，才能实现办公室工作全面协调可持续发展。具体应该做到“三个突出”：

（一）突出内容的“系统性”是办公室工作把握“全面”的基础。办公室工作大致包括综合协调、政务信息、调查研究、督促检查、文稿起草、公文处理、机要保密、目标考评、会议承办、政务值班、政务接待、事务服务等方面。这既涉及政务服务，又涉及事务管理，共同构成一个全面完整的系统。我们既要抓好政务服务，又要搞好政务管理，既要推进智力服务工作出新出彩，又要实现后勤服务工作保障有力，使办公室工作平衡推进、全面发展。

（二）突出方法的“和谐性”是办公室工作把握“协调”的关键。协调既是一种状态，也是一个过程，更是一种艺术。办公室工作处于协调的“中枢”，一定要把握协调方法，讲究协调艺术，方能协调有力和到位。从方向上看，纵向协调要在“亲合”上下功夫，使一个系统、每一条战线、各部门各单位办公室形成一盘棋，亲如“一家人”；横向协调要在“配合”上下功夫，搞好左右协调，为本部门本单位营造良好的外部环境；内部协调要在“整合”上下功夫，协调好领导与领导、领导与干部、干部与干部、干部与群众的关系，发挥整体优势，提高整体效能。从对象上看，要区别不同的人、不同的事，采取不同的方式、方法，或开会协调、或电话通气，或登门通报，或个别商谈，以求收到最好的协调效果。

（三）突出效果的“务实性”是办公室工作把握“可持续”的重点。“办公室工作无小事”，每件小事都连着大事，小事做不好就会酿成大错。因此，办公室工作尤其承受不起“亡羊补牢”的代价。办公室工作一定要坚持正确的政治方向，恪守忠诚；坚持一切从严、一切从高，注重细节，在实干之中勤于思考，在忙碌之余善于总结，使办公室工作不断得到改进。要长计划、短安排，量力而行，留有余地，不能寅吃卯粮。要强化节约意识，建设节约文化，倡导节约文明，合理添置办公用品、降低办公用品消耗、科学安排公务用车、严格公务接待标准等，大力推进节约型联线建设。

四、统筹兼顾是办公室工作的根本方法

办公室是一个综合办事机构，工作涉及方方面面，必须在统筹下有序推进，在兼顾中从容应对。具体应该做到“三个切忌”：

（一）统筹兼顾，办公室工作切忌“只见树木，不见森林”。办公室工作牵一发而动全身，不能局限于自己的“弹丸之地”，“只见树木，不见森林”，要准确把握宏观大势，做到自觉服务服从大局。要吃透中心工作，对中央和上级部门的中心工作、重点部署，对本部门本单位工作的热点难点、关键环节，近期抓什么，远期抓什么等，心中随时都要有一张清晰的运行图和坐标系。只有这样，办公室工作才能谋而有略，谋而有备，谋而有术，参到点子上，谋到关键处。

（二）统筹兼顾，办公室工作切忌“一招不慎，满盘皆输”。这一“招”不是普通的一“招”，而是在整盘棋中具有成败意义的关键一“招”。办公室工作点多线长面广，如果眉毛胡子一把抓，不分轻重缓急，工作难以取得突破。要善于抓重点带一般，就是要强化精品意识、精深意识、精细意识、精当意识、精到意识、精准意识、精美意识、精华意识、精灵意识，集中人、财、物，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文办理、重要信息报送、重要事项督办，重要会议和重大活动筹办，确保万无一失、圆满成功，努力实现点上突破、面上开花，整体推进。

（三）统筹兼顾，办公室工作切忌“千里之堤，毁于蚁穴”。任何一个组织的各个部分往往是优劣不齐的，劣势部分往往决定整个组织的水平，这就是“木桶原理”，木桶装水的容积不取决于最长的模板，而取决于最短的模板。同样，办公室各方面工作也是不平衡的，也有这样或那样的“短板”。“千里之堤，毁于蚁穴”。我们一定要始终保持清醒的头脑，善于发现和解决办公室工作中的薄弱环节，采取有力措施，拉长“短板”。要善于发现办公室干部队伍中的“短板”，下功夫重点培养，提高整个办公室的整体素质；努力提高工作的整体效应；要善于发现办公室各项工作中的“短板”，下功夫优化内容组合，提高整个办公室的整体实力。