企业信息管理一体化的思考

王敏(中国石化扬子石油化工有限公司档案馆，江苏南京，210048)

目前，不少大型企业在企业信息管理一体化方面进行了有益的探索和实践，然而更多的企业在企业信息工作方面条块分割，因循守旧，没有有效地整合企业内部的信息资源，难以适应企业生产经营、改革发展、科研开发的要求。笔者以为，要改变这一状况，需要企业从机构设置、人员配备、业务整合等方面有所突破，缩短企业信息业务管理流程，充分利用计算机网络技术，实现企业信息的数字化管理，以便更为便捷地为企业的战略决策、生产经营、改革发展提供档案、图书文献、情报资料、统计分析等信息。

一、实行信息管理一体化是企业发展的内在要求

(一)企业决策及生产管理的信息需求

在企业的生产经营、改革和发展过程中，存在着大量的经营决策问题，如企业的发展战略、技术改造、产品结构、新产品开发等，而决策离不开信息，因此，及时准确地掌握信息，才能使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

企业信息管理服务的对象从总体上讲是企业本身的发展，从个体上讲主要是企业的领导层、专业管理人员，由于服务的对象不同，信息需求也各有差异。

1.企业领导层的信息需求

企业的领导人员是企业生产经营、改革发展的决策层、组织者，把握着企业生产经营、规划着企业改革发展的方向，进行着各种重要或重大的经营决策。其决策过程中需要反映本企业生产经营情况以及本行业国内外现有水平和发展趋势的经济技术信息和发展战略信息。企业领导层主要是利用带有全局性的、方向性的经过加工处理后形成的综合信息，其来源主要通过网络、档案文件、书刊文献、情报资料、新闻报纸等。

2.企业专业技术人员、管理人员的信息需求

企业专业技术人员、管理人员是企业的执行层，企业专业技术人员、管理人员是生产经营、建设发展、科研或新产品开发的执行者，他们从事具体的专业管理和技术工作，其信息需求主要在管理知识、专业技术信息等方面。

企业专业技术人员、管理人员主要是通过网络数据、档案文件、图书文献、情报资料、专利文献、期刊报纸等获取和利用信息的。

由此可见，企业信息管理是企业在运营和发展过程中进行正确的战略决策、取得经营管理主动权的前提，是进行市场预测和分析的基础，是企业生产经营、改革发展、科研开发的向导。随着企业信息管理向经济、市场、管理、科技、社会等方面延伸和扩展，实行档案、图书文献、情报资料等企业信息管理一体化，可以形成合力，有利于企业信息的开发利用，有利于企业信息管理迈向企业知识管理的更高台阶。

(二)企业经营体制和机制的改革，要求实行一体化

1.企业不断进行经营体制和机制的改革，机构设置不断优化、扁平化，需要企业信息管理实行一体化。企业信息管理一体化可克服企业机构设置重叠，职能交叉、多头管理、责权不明的弊端，能充分利用好企业的人力资源，提高组织绩效，降低运营成本。

2.企业信息管理的特点表明:如果分散管理，各自为政，必将造成收集、保管、加工等重复建设，既浪费人力物力财力，又致使信息流通不畅，形成信息孤岛。因此，我们应该从企业过去分立的“档案馆”、“图书馆”、“情报室”、“资料室”的狭隘概念中走出来，充分利用计算机网络等科技发展的成果，建立企业信息管理的新模式。

3.档案文件、图书文献、情报资料管理对企业来讲，不能产生直接的经济效益，一般不属于企业的核心部门，居于“较小”、“较弱”、“从属”的地位，但把它们整合起来后，实行管理一体化，就可积小而成大，合弱而变强，转兼为专，协调发展、互为补充，独立开展业务工作，成为企业的信息资源中心，为企业的生产经营、改革发展、科研开发等工作提供支撑。

二、探索建立企业信息管理一体化新模式

以扬子石油化工有限公司为例，为贯彻中石化总部提出的“理顺档案管理体制，强化档案集约化管理”要求，加快建立与公司健康、快速发展相适应的档案图书管理新模式，拟调整原有管理模式，对档案图书管理系统实施重组、整合。

(一)重组、整合的重要意义

1.有利于实施档案图书业务的归口管理，提升专业管理水平。

2.有利于档案图书系统人、财、物等各类资源的整合、优化，解决部分二级单位档案、图书专业技术力量薄弱、硬件设施不足的结构性矛盾。

3.有利于档案和图书文献资源的充分共享和开发利用，使档案和图书系统更好地为公司生产经营、改革发展提供专业支持，丰富职工文化生活。

(二)重组、整合的基本原则

1.统筹优化原则。调整组织形式，实施一级管理，整合档案图书资源、基础设施、人力资源，最大限度地挖掘资源潜力。

2.整体提升原则。通过优化重组，全面提升专业管理，使档案、图书管理和服务水平上升到新的高度。

3.稳步推进原则。充分认识档案图书系统专业化重组的特殊性，先行开展组织机构调整，分步实施办公和档案保管、查阅服务场所的整合、改造，逐步完善基础设施和运行机制，确保业务平稳过渡，确保档案资料的安全、有序交接。

(三)重组、整合的主要目标

1.基本实现档案和图书、文献资料的统一管理。成立档案中心，归口管理公司档案图书业务事项，解决公司档案馆和各二级单位档案室档案管理分割界面不够清晰、少数档案资料重复归档、各二级单位档案资源不能充分共享利用，以及图书文献资源采编加工、服务职责分散、重叠等不足。

2.提升管理标准和专业管理水平。规范档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、开发利用，提高管理标准；改造和完善档案设施、场馆、装具等硬件；推进图书和文献资源建设；整合人力资源、优化人员结构，加强档案管理专业力量，推行上岗资格准入机制，提升专业管理水平。

3.提升服务内容和服务质量。通过对现有档案、图书、文献资料信息系统、平台升级和整合，实现跨库共享，推进档案电子化和图书电子资源建设，使系统服务功能更加完善；提供档案上门服务、职工流动书屋图书定期配送更换服务；制定档案图书服务规范，定期开展服务满意度调查，切实提高服务水平。

企业实行档案、图书文献、情报资料工作一体化，把企业档案、图书文献、情报资料、网络数据管理等工作进行有效整合，既有明确的分工，又有密切的协作，既有内在联系，又有不同侧重，既杜绝重复建设，又缩短了工作流程，充分发挥了企业信息工作效能。因此，企业信息管理一体化工作将会在企业改革发展中发挥更大的作用。