一个易被忽视的档案安全问题——学习9号令，加强机读档案专用设备收集与管理的思考

张建国（淮安市档案局，江苏淮安，223001）

一个易被忽视的档案安全问题
——学习9号令，加强机读档案专用设备收集与管理的思考

张建国（淮安市档案局，江苏淮安，223001）

国家档案局第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》提出：“档案馆在收集档案时，应同时收集有助于了解档案内容、立档单位历史的资料，收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备。”笔者认为，这对于加强档案馆建设与档案安全保护是非常及时、十分必要的。

随着现代技术的发展，人类记录信息的方式及设备也在不断地发展和变化，信息传媒设备升级换代快速、优胜劣汰迅猛，新设备频繁地淘汰取代老设备，老设备又往往得不到应有的保护。新老交替，本是很正常的现象，但是对于档案工作来说，却是一个极其危险的信号。特别是老设备的丢弃，它所带来的后果是具有毁灭性的，如果没有这些专用设备，依赖这些设备而产生的机读档案信息，将随着设备的存毁而存毁，造成当时形成的机读或特殊载体档案信息无法读取，形成事实上的“档案空白”。目前，这种现象在部分市县（区）档案馆已经存在，而这一危险的信号，却往往又被忽视。因此，各级各类档案馆贯彻落实9号令，强化馆藏机读档案专用设备（包括软、硬件等）的抢救性收集、维护和管理，是一项迫在眉睫的工作任务。

一、存在问题及原因

1.接收专用设备，长期没有列入收集计划

由于过去的档案接收进馆范围中并没有明确“收集各种档案的同时应当接收机读档案及其专用设备进馆”，因此，多年来档案部门在制定档案接收计划中就没有编制接收机读档案及其专用设备进馆的范围和计划，形成收集和接收档案计划上的盲点；移交档案单位更不会自发地形成机读档案及其专用设备一并移交进馆的意识。

2.接收档案进馆，习惯上“重纸质轻机读”

一些档案馆在收集档案的范围上，缺乏全面和与时俱进的认识，导致在意识和习惯上长期只注重接收传统的纸质档案。这些档案馆收集、接收档案时存在着“重纸质轻机读”和“重档案忘设备”的现象：只注重接收纸质档案，机读档案只是附带接收；即便接收了机读档案进馆，也没有连同机读档案的专用设备一起接收进馆。这便造成了档案馆机读档案专用设备的先天性缺陷。

一些档案馆在充实馆藏结构时只是注重档案门类齐全的形式，轻视了馆藏机读档案安全管理的内容。认为档案馆只要八防设施齐全，各类档案接收进档案馆便是一劳永逸、万无一失，因此根本没有考虑到与机读档案相配套的专用设备的收集、征集和配置。而实际上，没有专用设备是不能保证机读档案信息安全的，机读档案实体完整、门类和数量齐全已经不是机读档案安全的唯一指标了。据调查，目前部分档案馆馆藏中的机读档案由于长时间没有专用设备进行检查与维护，即将失去最佳抢救时机。

3.保护档案安全，忽视了专用设备的功能

长期以来，部分档案馆由于根本就没有专用的阅读播放设备，导致馆藏中依赖专用设备读取的档案已经成为死档，名存实亡。专用设备的缺失还导致无法按规定定期采取技术手段保护机读档案，造成这部分机读档案信息存在着不安全因素。据了解，目前相当一部分档案馆，由于长期以来没有相应专用设备，致使馆藏不同型号和规格的录音带、唱片、录像带、软盘（四通机用）、胶片、影片、照片及底片等机读档案不能及时得到例行检查、维护与信息转换，有的档案载体已经损坏，有的载体即使没有损坏，但载体所记录的信息无法读取使用，无法转换，成了档案馆留之无用、弃之不舍的“鸡肋”，给档案管理带来极大的不便与被动。

4.缺少专用设备的现实，造成机读档案“零”利用

据了解很大一部分档案馆馆藏的一些大小录音带、唱片、大小录像带、软盘（四通机用）、胶片、底片载体档案，由于没有专用设备而不能满足正常的社会利用需求，查阅人无法读取，编研人无法利用，以至形成机读档案的“零”利用。

以上问题和现象都给档案馆的特殊载体档案管理和利用留下了安全隐患。

二、解决问题的措施

1.贯彻9号令，制定方案保证“三到位”

以贯彻执行国家档案局9号令为契机，各级各类档案馆在制定档案收集范围细则时，应将“收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备”的要求列入其中，制定收集工作方案时，应将包括专用设备的收集范围细化到每一个被接收单位，保证档案收集组织工作到位；要充分调查馆藏档案载体及专用设备状况，在制定档案馆发展规划和年度经费计划时，将接收、购置机读档案专用设备的费用列入预算，保证档案专用设备经费到位；对于由于设备脱节已经无法阅读档案的情况，应迅速制定出补救计划和实施方案，面向社会寻找、征集、征购相关专用设备，确保补救措施到位。

2.学习9号令，提高意识做到“三同时”

学习贯彻执行国家档案局9号令，进一步提升档案意识，首先要求档案工作者一定要有现代档案的意识。在现代化的信息时代里，接收档案进馆的意识绝不能再停滞在只接收纸质档案的传统意识里。接收一个单位的档案，应该包括纸质和非纸质载体（录音、录像、光盘、照片、影片、胶片、数据盘……）的档案，不仅如此，还应接收与档案有关的“有助于管理和利用档案所必需的专用设备”。切实做到接收档案“三同时”，即同时接收相关的专用设备，同时接收专用设备的相关软件和档案资料，同时调试专用设备，检查档案载体，检查档案内容的真实性、完整性和有效性。

在收集、征集、接收、购置添加专用设备后要立即建立专用设备档案以及各种档案的检索工具，便于随时满足利用者的需要，在保证档案的安全利用的前提下，有效还原历史的真实面貌。

3.完善制度，确保档案安全做到“三定期”

档案馆要加强对馆藏各类特殊载体档案（包括机读档案）的安全管理，对特殊载体档案实行特殊管理。特别是对机读档案的管理，更要建立严格的管理制度，按照“有助于管理和利用档案”的国家规定要求，做到“三定期”。一是定期进行机读档案内容的安全性检查，比如磁性载体档案，需要定期进行播放检查和复制备份，有些机读档案还应有计划地转换为最新的通用性文件，以便于查阅利用和永久性地保存。二是定期维护载体，如对录音录影带和计算机磁带等进行定期卷绕（进带和倒带），以保证磁粉不会磁化或粘连。留声机、电唱机等设备使用的唱片，也要采取定期检查、播放等措施，保证载体材料和内容信息的安全性。三是定期检查、维护专用设备的安全，保证其功能健全，运转正常。

4.服务社会，开发“多重”利用功能

新时代档案馆“五位一体”功能的一个重要体现就是全方位的档案利用工作，而档案的开发编研是档案利用的一种重要形式。

传统档案编研工作，主要是对纸质档案文献进行一次或二、三次加工，形成书面编研成果。但随着新科技的发展，编研成果无论是在表现形式上，还是在内容选择上，都体现出多元的特点，如多媒体光盘、电视专题片等。从内容上讲，编研工作加重了对档案史料深度开发编研的分量，营造出打造档案文化的大氛围，编研成果更讲求可读性。编研成果的受众，也逐步从专家学者和政府机构转向社会公众。而“读图时代”的大众传媒需要，促使档案编研的新形式不断呈现，促使机读档案的开发利用工作焕发出勃勃生机。机读档案在开发利用过程中，能否充分发挥其在声觉视觉上最直接的冲击效果，则完全取决于机读档案的保存状况和专用设备的功能。所以，档案馆只有管理和使用好特殊载体档案及其专用机读设备，档案编研工作才能充分地利用这部分馆藏档案，并从中挖掘出能够满足和服务于社会主义物质文明、精神文明和政治文明建设需要的素材，开发出老百姓喜闻乐见的新型档案编研成果。

三、收集、管理专用设备注意事项

1.应接收、购置符合馆藏档案实际要求和各时期技术标准的专用设备。如馆藏有不同时期的录音载体档案，该档案馆就必须收集、购置、保存和使用与录音档案相配套的阅读设备。各级国家档案馆必须从产生和接收保管录音载体档案开始，收藏录音档案的读写机器设备。设备更新换代时，要及时分型号来保存更新的录音设备，如：专业大盘录音带的读取设备，专业小盘录音带的读取设备，家用录音带的读取设备，以及专业记者采访设备、录音笔等设备，以利于查阅利用此类档案。录像带读取设备也是如此，应该收集专业大盘1/2录像带的读取设备、专业小盘1/2录像带的读取设备、民用录像带的读取设备、读取小软磁盘的设备、保存带软驱的计算机阅读设备、读取光盘磁盘的设备、保存带有光驱（D V D、D V C D、V C D、C D）的计算机阅读设备等，以解决设备被时代所淘汰后声像档案、数字档案的阅读，从而保证不同时期的机读档案有效地满足社会的利用需求。

2.应建立专用设备档案，实施规范管理。必须将有关专用设备的软件、背景信息、元数据或设备使用说明书、设备的附件、易损备件等一并收集归档。

3.馆藏机读档案尚缺的专用设备必须优先收集、购置。这是一件迫在眉睫的事情，因为科技飞速发展,现阶段收集和购置早期机读档案专用设备已经比较困难，如果再不加紧优先收集购置，这些设备将日益流失，最终销声匿迹，而对专用设备依附性极强的机读档案将很难进行转化。档案部门若忽视了这一步，必然会给今后的工作带来难以想象的困难和影响，也会造成档案资源无法弥补的损失。

4.购置添加机读档案专用设备种类和数量一定要根据自身馆藏档案的具体情况而定，以免造成不必要的浪费。