浅谈市政工程档案的分类
2013-08-15孙精苹徐亦平
孙精苹 徐亦平
(四川大学公共管理学院,四川成都,610065)
市政基础设施工程(以下简称市政工程),是指城市范围内道路、桥梁、广场、隧道、公共交通、照明、防洪、排水、供水、供气、污水处理、垃圾处理处置等工程。市政基础设施工程档案(以下简称市政工程档案)是指在市政工程中直接形成的,具有查考和利用价值的各种数据、图表、文字、照片等各种载体形式的原始性信息记录。市政工程档案是一个城市在城市规划、建设维护和管理活动中直接形成的原始性信息记录,并为其提供有效服务。市政工程档案对于加强工程质量控制,追究工程质量责任,惩治工程领域腐败行为,以及工程日后维修、改建、扩建等,具有重要作用。从长远来看,市政工程档案以它特有的原始性和连续性,成为了每个城市发展的缩影。加强市政工程档案的管理,对于保全城市记忆,服务社会经济、文化发展,都有着重大的现实意义。
1.强化市政工程档案科学分类的重要性
本文所讲的市政工程档案的分类,是指市政工程档案实体管理的分类,即是根据市政工程档案的内容、性质和形成特点,把一定范围的市政工程档案划分为不同的类别层次,从而形成一定的从属关系和平行关系的不同等级的市政工程档案管理体系。
在市政工程档案管理工作中,分类环节至关重要。第一,对市政工程档案进行科学分类,是市政工程档案整理工作的核心环节,目的是为了建立市政工程档案件与件的区别与系统化的内在关联,保持市政工程档案的整体原貌,便于集中保管。第二,对市政工程档案进行科学分类,是编制检索工具的基础。只有在科学分类基础上编制的检索工具,才会具有良好的查全率和查准率,才能提高市政工程档案利用的效率。第三,对市政工程档案进行科学分类,是保证市政工程档案统计工作准确性的前提条件。只有准确地对工程档案进行科学的分类,才能保证市政工程档案统计数据的准确性与可行性,提高市政工程档案统计工作的准确性。
2.市政工程档案分类工作中存在的问题
2.1 分类方案的相对稳定性有待加强
在档案从业人员的待遇问题上,我国各类用人单位长期存在着固定僵化的惯性思维,在一个单位的人力资源构成中,将所有档案人员均定位于基础操作层面,工资待遇普遍偏低。笔者通过走访成都市部分建设业主单位发现,档案管理属于行政管理部门的职责,此项工作大多由文秘人员兼任,其薪酬待遇普遍偏低,从而导致档案工作岗位的人员流动性较大。交接工作含糊、个人技能水平参差不齐等因素,都容易造成档案工作开展的持续性低下,其中包括档案的分类环节。档案分类环节的核心是分类方案,市政工程档案分类方案提供了一个完整的分类体系,使市政工程档案的归类能够条理分明地完成。保持分类方案在较长时期内的相对稳定性,有利于市政工程档案全局工作的顺利开展。然而档案工作岗位的人员流动性较大,也就意味着同一单位不同时期的档案工作人员在自己的认知范围内对市政工程档案的分类方案作出变更和调整,他们技能水平的参差不齐会严重影响到分类方案的稳定。
2.2 缺乏对市政工程档案内容和形成规律的深入认识与分析
对市政工程档案进行科学分类,是管理的必要手段,是整理工作的核心内容。但是在市政工程档案整理的实践中,档案工作人员在分类环节缺乏对市政工程档案内容性质深入的认识、分析。在实际工作中常会出现“一项工程,多个施工方,多份施工合同,多个工程名称”的现象,某些档案工作人员单纯地根据合同将同一工程的档案划分到两个甚至多个类目中去,这样人为地打断了一个工程相互联系的各个工作环节,降低了档案的整理水平。
此外,有些市政工程项目会同时出现房屋建设和市政工程建设。如农贸市场既有市政基础设施建设,又有房屋建设;又如发电站、变电站既作为居民小区的配套设施而存在,又是市政基础设施建设的一部分。有的档案工作人员在分类时将该项目一分为二,部分工程归到市政工程中去,部分工程归入房屋建筑工程中去,这样的处理方法不仅破坏了档案的成套性,还容易造成部分信息的重复录入,造成统计的不准确,同时也会造成档案查阅的繁琐。
2.3 注重按项目成套,却忽视同一项目内的详细分类
市政工程建设项目具有施工周期跨度大、承包单位多、涉及专业广的特点。以某建设业主单位承建的成都市高新区市政重点工程项目为例,如果不计项目可行性研究、审批、环境影响评价、方案设计等前期工作所耗时间,仅从正式开工到竣工验收,最短的市政工程经历了21天,最长市政工程建设时间长达七年之久。通常一项规模较大的市政工程项目还会分为若干标段,每个标段会由一个或多个分包单位共同建设,每个分包单位都各自形成施工技术文件,这些技术文件是按各自所属标段分别移交,且每个单位的移交时间不尽相同。
由于建设业主单位的归档文件积累场地有限,且档案工作人员都被规定要在一定时期内完成相应的工作目标,有的档案工作人员会采取“归档一部分,整理一部分”的做法。虽然此种做法还是以项目为依据对档案进行归类,在一定程度上满足了同一市政工程档案成套性要求,且不同时期分类整理出的档案都是依据档案间的内在联系、时间进行了编号,但纵观整个市政工程项目档案的编号,都是杂乱无章的。有时因为移交时间不同,某个市政工程项目的设计文件移交归档时,该项目的竣工档案已经上架多时且未为其预留档号。
这种只注重市政工程档案的成套性,忽视同一项目档案的内部排列顺序的分类方法,不仅打乱了市政工程档案间的相互联系,使之不能准确反映市政工程各个阶段的发展状况,还会在某些紧急情况下,不利于市政工程档案的利用与保护。
3.对完善市政工程档案分类工作的思考
做好市政工程档案的分类工作,要保持档案管理岗位人员的稳定性;保持分类方案的稳定;对尚有争议的一些类目划分做人为的规定时,必须遵循市政工程档案形成的自然规律;对处于收集积累阶段的档案进行预分类。
3.1 重视档案管理岗位与档案人员的稳定性
保持档案管理岗位的稳定性,最主要的是提高档案工作人员的待遇。对于那些有技术有能力的档案工作者,应该定位在管理者的位置上。而保持档案工作者的相对稳定,对于其所在工作单位档案工作的连续稳定运行有着决定性的影响。对于这样的管理型档案工作者,提高其待遇水平,从企业运行的需要上而言是必要的,从企业人力资源成本构成上而言也是可行的。
同时,建设业主单位档案管理部门应当注重对档案工作人员专业技能水平的培养与提升,定期组织档案工作人员到当地的城建档案馆进行业务学习,提高业务知识和专业技能水平;组织档案工作人员深入市政工程施工现场,增加对市政工程项目的具体情况、施工进度、文件收集程度等信息的详细了解,有利于其对市政工程档案内容性质深入认识、分析。
3.2 业主单位的市政工程档案分类方案应保持一段时间的稳定性
分类是对市政工程档案进行科学化管理的基础,关系到市政工程档案管理工作的全局,如果建设业主单位的市政工程档案分类方案发生变化,会牵一发而动全身,有些已上架保存的档案甚至需要从整理工作开始重新做起。因此,建设业主单位档案部门在制定分类方案时,必须进行缜密的研究,全面的考察,尽最大可能使分类方案的类目体系设计得科学、合理。同时,要对本单位市政工程档案的形成发展趋势作出科学的预测,将近期产生的类目及时反映出来,使市政工程档案的分类方案具有更长的适用期,以保证市政工程档案管理秩序的相对稳定。最重要的是,建设业主单位制定出本单位的档案分类档案后,要对其科学性、适用性进行充分论证与完善,并在此基础上坚定不移地执行,尽量减少因人事变动、档案整理业务外包机构变更等因素影响市政工程档案分类的质量。
3.3 分类方案在遵循市政工程档案形成规律的基础上体现一定的灵活性
市政工程档案的分类,追求的是对档案的科学管理,因此分类应该遵循档案形成的自然规则,根据档案的内容划分不同的类目。对于一些下位类目的内容可以划分到多个上位类目的情况,档案工作人员要设定具体的划分标准。例如,某建设业主单位采用“区域—工程项目”分类法对市政工程档案进行分类时,按照市政工程所在的行政区域的不同方位划分了若干个上位类目,但是不同的上位类目下包含有同一个工程,如道路工程:一项规模较大的道路工程可以横跨一个行政区域的多个方位。针对这种情况,档案工作人员可以人为地规定以道路的起点所在区域方位来划定其类目。对于某些同时跨房屋建筑和市政工程两个类别的类目,档案工作人员可将此项工程的全套文件划分到某一类别,如将农贸市场全套档案划分到房屋建筑类别,将发电站、机场工程全套档案归入市政工程类别。
3.4 对处于积累阶段的市政工程档案进行预分类。
建设业主单位刚刚接收的处于积累阶段的市政工程档案,没有编入管理体系中,仍然是处于无序化管理状态。在此阶段,档案工作者要遵循市政工程档案的形成规律,对市政工程档案进行预分类,将其依据不同的市政工程区分开来,把互有联系的各个环节体现出来。档案工作者通过预分类检查档案哪些部分不齐全,哪些部分有待充实,及时通知归档单位补充齐全。通过预分类,档案工作者还可以掌握每一个市政工程项目的积累情况,对于那些成套性较好的市政工程档案,档案工作者可以着手下一步整理工作,反之则继续积累。
4.结语
市政工程档案的分类工作,既是一项严密的思维活动,又是一项对市政工程档案管理活动产生深刻影响的业务实践活动。分类是否科学、标准与完善,直接影响着市政档案库藏内容的组织、检索与利用、统计、编研等工作的质量和效益。做好市政工程档案的分类工作,不仅需要正确运用档案学的基本原理,还需要档案工作者结合本单位的工作实际,注重工作人员技能水平的培养与提高,在对分类方案进行充分的专业论证后维持其稳定性,以遵循市政工程档案形成规律为基础体现一定的灵活性,进一步探讨与完善市政工程档案的相关问题。
[1]王传宇,张斌.科技档案管理学(第三版)[M].北京:中国人民大学出版社,2009年:177-180。
[2]建设部文件[2002](221)号,《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》。
[3]曾文芳.市政工程档案管理工作的研究[J].芜湖职业技术学院学报,2006(04):120。