基于用户需求的档案信息资源建设机制研究*

毕建新郑建明

（1.南京大学信息管理学院，江苏南京，210093；2.东南大学科研院，江苏南京，210096）

基于用户需求的档案信息资源建设机制研究*

毕建新1,2郑建明1

（1.南京大学信息管理学院，江苏南京，210093；2.东南大学科研院，江苏南京，210096）

文章分析了目前常见的几种档案信息资源建设机制及其各自的利弊，详细叙述了档案用户的需求特点，并从安全保障与质量控制、需求跟踪、优化与整合及共建共享等几方面介绍了基于用户需求的档案信息资源建设机制。

用户需求档案信息资源建设机制

档案信息资源建设作为档案信息化建设的核心，是衡量档案信息化发展水平的一个重要指标。同时它也是档案信息服务的基础，对档案信息资源的有效利用具有非常重要的意义。然而，我国档案信息资源建设现状却不容乐观。虽然大多数地区和部门对档案信息资源建设都很重视，但是缺乏科学理论的指导和创新的意识，重复建设和无效建设大量存在却是不争的事实。因此，档案信息资源建设无论对于整个国家的信息资源体系建设还是档案事业的科学发展都至关重要，必须引起人们的重视。

1.档案信息资源建设机制的种类

目前常见的档案信息资源建设机制可以概括为三类：以技术为中心的建设机制、以资源为导向的建设机制和以需求为导向的建设机制。

其中，以技术为中心的建设机制是以档案信息资源获取、存储、组织、检索、发布等方面的技术创新和开发为主要目标的资源建设机制。这种建设机制以信息流的控制为核心，以计算机为工具，以自动化的处理及信息系统构造为主要工作内容，技术因素占主导地位。以资源为导向的建设机制是为了适应档案信息管理，围绕档案收集、鉴定、整理、编研、保护、提供利用等传统工作职能，借助一定的技术手段提供档案信息资源浏览与检索的建设机制。以需求为导向的建设机制是以主动、适时地为用户提供满意的档案信息服务为中心，根据档案信息资源和用户信息需求两个方面来组织档案信息资源建设流程。其最终目的是以用户为中心，更好地满足用户的信息需求。

然而，前两种建设机制都有其一定的局限性。如，以技术为中心的建设机制未能从用户的需求、机构、人力资源等有关要素组织出发进行整体化的信息资源建设与服务集成。信息技术环境下的档案信息资源建设应当从用户的需求出发，致力于传统模式的变革，在档案信息资源组织、用户需求和信息技术的互动中确立信息资源建设与信息服务的有效整合。以资源为导向的建设机制体现的是以档案信息资源为中心的传统的信息资源建设机制。受传统档案管理与服务的影响，资源建设以被动服务为主。虽然也强调档案部门要以用户为中心，但由于技术手段和管理观念都比较落后，资源建设大都围绕如何方便地管理档案信息来设置，档案信息的共享受到诸多限制，无法适应用户的多样化需求。上述两种资源建设机制从本质上来说，主要是由于档案信息资源建设与档案提供利用服务的脱节，使建设的档案信息资源不能满足档案用户多方面、多角度、多层次的利用需求，损害了档案用户的利益，同时影响了档案事业的发展。

2.档案信息用户需求的特点

档案信息资源建设作为档案信息服务的基础，对档案信息资源的有效利用具有非常重要的意义。档案事业的发展宗旨也是以利用为主，因此，要保证档案信息资源的充分合理利用，以及满足不断变化和急剧增长的用户信息需求，档案部门必须对用户的信息需求做充分的了解，才能根据变化的需求来制定和修订已有的档案信息资源建设策略。由此可见，档案信息资源建设、档案信息服务和档案用户需求是具有顺序逻辑联系的三个阶段。用户需求决定了档案信息服务的内容、方式和方法，进一步决定了档案信息资源建设的内容、重点及建设机制。档案信息用户需求特点可以归纳为以下几个方面：

2.1 档案信息需求的真实性与准确性

档案信息是社会活动的真实记录，反映了社会活动的全貌，起着重要的凭证和参考作用。档案信息用户就是要通过利用真实、准确的档案信息来满足自己的利用需求。因此，档案信息的真实性与准确性长久以来一直是用户需求的首要特征。

2.2 档案信息需求的个性化与多元化

档案信息用户来自社会生活各个领域，人数众多，具有不同的年龄层次、生活环境、职业背景和文化程度，不同的用户都有其独特的信息需求，这种独特的信息需求亦即用户需求的个性化特征。同时，档案信息用户不再仅仅依赖档案部门的静态馆藏，还需要通过网络获取动态信息。用户希望在任何时间、任何地点，采取不同方式，获取自己所需的档案信息资源。他们对档案信息的需求还呈现出深度不同、广度不同、角度不同的多元化特征，希望档案部门可以有针对性地提供自己所需要的多元化档案信息内容。

2.3 档案信息需求的专业化与前沿化

随着经济社会发展中知识密集型行业的增多和社会活动的知识化，专业用户越来越多，并成为档案部门的重要服务对象之一。档案信息用户已经不满足于一次档案信息的利用，他们越来越多地需要档案部门提供经过深度开发的、关于某一方面档案信息的二次信息甚至是三次信息。另一方面，档案信息用户需要的不仅是概括性、叙述性的信息，往往是关于某一主题最新、最前沿、精准化的信息，

2.4 档案信息需求的数字化与网络化

信息技术的发展改变了档案部门以纸质档案收藏为主的局面，各种数字化的档案信息资源日益受到用户的青睐，档案信息的数字化需求趋势越来越明显。档案用户更多的希望通过网络检索并获取档案信息资源，而不必受到时间、空间的限制。用户可以方便地通过计算机、3G手机、掌上电脑等各种网络终端阅读档案信息。

3.基于用户需求的档案信息资源建设机制

基于用户需求的档案信息资源建设机制将档案信息服务及资源建设的重心转移到用户的需求上来：一方面，档案部门的各项服务功能与设施以用户的需求为导向进行设计和安排；另一方面，档案部门需要创建个性化的信息环境，按照用户的特点来组织信息资源，提供多样化的信息服务。一个良好的基于用户需求的档案信息资源建设机制甚至可以成为一个自适应系统，即在用户需求或技术条件等发生不确定变化时，能够自动作出反应，调整原定的策略和措施，以优化信息资源建设目标。

3.1 资源建设的安全保障与质量控制机制

用户需求的真实性与准确性特征决定了信息资源建设的首要机制必须是安全保障与质量控制机制。档案信息资源的安全保障机制更多的是针对数字化档案信息。没有安全保障，档案信息资源的真实性、准确性、完整性就无从谈起。档案信息安全保障体系由思想保障、策略保障、法制保障、标准保障、技术保障和人才保障六个要素组成。安全思想保障是档案信息安全保障的前提，安全策略保障是核心，安全法制保障是手段，安全标准保障是基础，安全技术保障是支撑，安全人才保障是档案信息安全保障的支持。档案信息安全保障机制从上述六个方面，对档案信息及信息系统进行安全防御，确保档案信息系统安全可靠运行，保障档案信息的保密性、完整性、可用性、真实性、不可否认性、可控性和可追溯性。

档案信息质量的高低决定着档案信息资源建设的成败。要保证质量，必须做到以下几点：一是建立健全适应信息技术发展的档案管理规章制度，从管理手段上保证档案信息资源建设的顺利进行。如修订和完善文件资料归档范围和电子文件的归档办法，使有保存价值的电子文件能够转化为档案信息资源；制订档案数据管理制度，在档案数据库建设中把好质量关，制定严格的质量考核指标，责任落实到人，定期检查；做好数据库的日常管理维护工作，保证档案数据的原始性、准确性。二是制订和完善一系列规范标准，进一步推进档案信息资源建设的标准化和规范化，将档案信息资源有序、协调地组织和利用起来。三是不断提高档案人员的业务素质，从人员上保证档案信息资源的质量。要加强对档案人员业务知识和计算机等先进技术的培训，熟练掌握对档案信息的识别、收集、组织和加工等方面的技能，减少人为因素引起的档案信息失真，甚至丢失的可能性。

3.2 用户信息需求跟踪机制

档案信息用户的需求呈现出个性化和多元化的趋势，因此，以用户为导向的档案信息资源建设首先需要建立档案用户的信息需求跟踪机制。只有掌握档案用户的信息需求，档案信息资源建设才能达到用户所要的结果，才能更好地为用户服务。档案部门可以制定出“用户类型—用户需求信息—信息服务—信息资源建设”四者相关联的模型或方案，即追踪档案用户的利用情况，建立用户档案，为其提供定制的个性化信息服务。可以参照数字图书馆中“我的图书馆”服务与“个性定制服务”等，构建相应的档案信息与个性定制服务模块。有步骤地建立起用户需求信息跟踪与档案信息资源建设互馈机制，达到合理地进行档案信息资源建设和资源整合的目的。

3.3 档案信息资源的优化与整合机制

档案信息需求的专业化与前沿化要求在进行档案信息资源建设时必须具备相应的优化机制。档案信息资源的优化包括信息类型和信息内容的优化。对大多数档案用户而言，查阅传统类型档案文献仍然是获取信息的主要方式。信息类型的优化就是要根据用户的使用习惯和使用喜好来平衡纸质类型和电子类型的馆藏数量。在大力进行数字化档案信息资源建设的同时，不能忽略纸质档案信息资源建设。档案部门加强常规档案数据库建设的同时必须根据归档范围继续加强传统档案信息资源建设。信息内容的优化则应根据档案用户需求相应地协调档案信息资源建设，加强对本馆的特色档案文献进行深层次开发，在建立馆藏目录数据库的基础上，建立具有馆藏特色的二、三次文献数据库或全文数据库。某些行业性档案馆还可以根据馆藏重点专业档案文献的积累情况，结合网上专业信息资源的开发，建立具有专业特色或某一专题特色的数据库。

档案信息资源整合，是指基于信息技术，将档案信息资源及其组织管理体系集成起来，形成一个协同工作、资源共享的整体，由此提高档案信息资源的有效性，实现其效益的最大化。档案信息资源整合机制实质上是档案信息资源优化的一种存在状态，是依据用户的需求，将相对独立的档案信息系统中的档案信息、功能结构及其互动关系进行融合、类聚和重组，重新结合为一个新的有机整体，形成一个效率更高的档案信息资源体系。不论是从用户角度、技术角度，还是档案信息资源本身来看，档案信息资源的整合都是必要的。具体的整合方式可以是基于档案信息资源导航的整合、基于数字档案馆的整合、基于跨库检索系统的整合等。档案信息资源的整合使档案信息的产生者、档案部门和档案用户联结成了一个整体，其中任何一个环节出现问题，都会影响档案信息服务的效果。

3.4 档案信息资源共建共享机制

档案信息需求的数字化与网络化决定了档案信息资源建设必须具有良好的共建共享机制。对于网络用户，其最大的愿望就是打破时间、空间和机构的限制，实现档案信息资源共享。档案用户需求的丰富性和多元化，要求档案部门必须不断地丰富各自的馆藏建设。由于不同的档案部门归档范围不同，信息资源建设的重点也各不相同，每个档案部门不可能满足所有用户的需求，不可能拥有所有用户所需要的档案信息资源。因此，在一定区域范围内建立档案信息资源的共建共享机制显得尤为重要。这方面可以借鉴中国高等学校文献保障体系的成功经验，图书馆可以利用网络通过馆际互借、文献传递等方式来满足用户的信息需求，这方面的工作现在已经成为各高校图书馆参考咨询工作的主要部分。档案部门可以首先在一省范围内或某一行业内构建档案馆联盟，建立档案信息资源门户网站以加强档案馆之间的信息共建共享协作，这样既可以在一定范围内实现档案信息资源共享，又可以在一定程度上解决档案信息资源的重复建设问题。

这种共建共享机制在技术上也已经没有任何障碍，目前对基于V P N技术的档案信息网络技术架构、基于共享网络的档案信息资源集成、基于V P N技术的档案信息门户以及基于V P N技术的档案信息网络用户C A认证的研究都已经比较成熟。江苏省目前正在利用基于互联网的V P N技术来建设全省的档案目录数据虚拟专网，以满足档案目录数据馆际共享的需要，实现全省档案馆的馆际查档利用。

4.结语

构建一个良好的基于用户需求的档案信息资源建设机制是一项复杂的系统工程，各项具体的机制不是孤立的，也不能简单地以“1+1=2”来解决，不同层次、不同侧面必须互相呼应、相互补充，这样整合起来才能发挥作用。这一良好的机制一旦形成，档案部门就能够灵活自如地应对用户需求或技术条件的变化，自动作出反应，调整资源建设的策略和措施，以优化信息资源建设目标。

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［2］项文新.档案信息安全保障体系框架研究［J］.档案学研究，2010（2）：68-73。

［3］陈亚召.以需求为导向的数字信息资源建设模式研究 ［J］.图书馆，2009（2）：105-108。

［4］孙士宏.信息技术环境下基于用户信息需求的高校图书馆信息资源建设研究［J］.现代情报，2011（4）：40-42。

［5］毕东，毕晓红.现代信息技术环境下的读者需求与文献资源建设对策 ［J］.科技情报开发与经济，2011（17）：42-44。

［6］林雅宏.基于用户需求的图书馆社会科学信息资源建设［J］.科技情报开发与经济，2010（16）：15-17。

*本文为江苏省社科基金项目“有效利用档案信息资源研究”（项目批准号：11T Q C 011）及中央高校基本科研业务费东南大学创新基金项目“高校电子文件信息安全管理研究”（项目批准号：S K C X 20110017）系列成果之一。

Research on Archives Information Construction Mechanism Based on Users' Requirement

BiJian xin1,2,Zheng Jianming1

(1. School of Information Management of Nanjing University, Jiangsu Nanjing, 210093;2. Department of Science and Technology of Southeast University, Jiangsu Nanjing, 210096)

This paper introduces common archives information constructionmechanisms. It gives anal ysis of their advantages and disadvantages, and offers the detailed characteristics of their users' demands of these mechanisms. Besides, it emphases user-demand-oriented archive information construction mechanism from the following perspectives, mechanism security and quality control, demand tracking,optimization, integration and sharing.

Users' Requirement; Archives Information; Information Construction; Mechanism

G 270.7

毕建新，男，1979年生，东南大学科研院基础研究与国际合作办公室副主任，博士研究生，讲师，研究方向：信息资源管理；郑建明，男，1960年生，南京大学信息管理学院教授，博士生导师，研究方向：信息资源管理、图书馆学。