文秘： “文” 在何处

2013-08-15丁添

文教资料 2013年35期

丁添

（南京师范大学文学院，江苏南京 210097）

一、文秘和秘书的区别

现代人常常把文秘与秘书混为一谈，总喜欢把秘书都称作文秘，认为两者没什么区别，可以通用。这其实是一个误区，秘书，在我国现下是一种职务的名称，在2010版的辞海中的解释是这样的：“职务名称。掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员。”而文秘是众多秘书类型中的一种，叫做文字秘书或文书秘书，简称文秘，也称文学秘书，中文秘书等。

二、文秘在中国秘书史上的重要地位

“秘书”一词在我国古已有之，不过最初的意思并非与当下的秘书含义一致。最早指的是宫中秘藏之书，东汉时期又指谶纬之书，所谓谶纬，就是指迷信预言。后来秘书又作为一种官职名在东汉兴起，史称秘书监。至曹魏，秘书又演变成为一种官署机构。到了清光绪33年，由安徽巡抚冯煦上书奏请，秘书一词才真正做到了名实相副，即与当下的辅佐人员含义相近。虽然秘书一词在我国历史上出现得较晚，不过担任秘书性质工作的人员却是早已有之。古代秘书性质的工作种类繁杂，以中央秘书机构为例，有负责君主起居的，有负责祭祀礼仪的，有负责办理文书事务的（这里就不一一详叙了）。其中很重要的一项就是辅佐君主处理文书工作，例如起草昭书，谕旨，处理来往文书，抄录保存章、奏等等。当然，不仅仅是在中央秘书机构，还有其他地方秘书机构，在这些机构中负责文书工作的人员地位往往都比较高。古时，负责文书工作的人员大多都是文学之士，传统的“秘书”很注重文学修养和写作能力，历来都将“笔杆子”，“秀才”等夸赞捧为很高的荣誉。所以自古以来，国家的统治者对秘书的文字能力要求都很高。秦代的秘书需经过专门的学校学习文字表达；唐代的秘书经科举考试后，还要从“声言书判”四个方面进行选拔考试，其中“书”即指写作能力；宋代的秘书要经过宏词科的考试，会写当时流行的十二种公文体式。［1］有此可见，文与秘两字已有很深的历史渊源，这为两字的结合奠定了历史基础。到了现代，在秘书“办文，办事，办会”这三大基本职能中，办文仍然占很大的分量，所以才会有一直将文秘当作秘书代名词的误区。

三、现代文秘

就现代秘书包含的种类而言，其名目之多，职责之细，需令人颇费一番脑筋才能辨别清楚。如按型分类可把秘书分：参谋型、文字型、办事型、技术型、公共关系型、财经型、综合型、法律型、涉外型等九型。按工作方向分可分为：行政类、助理类、人事类、公关类、业务类。按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等等。在这里我不谈其他类型，仅就文字秘书即文秘这一类型谈谈我个人的几点看法。

文字秘书，指从撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”、“秀才”。文秘文秘，贵乎在“文”，这自不必说。那么作为一名专业的文字秘书如何才能写出好的文章，“文”又文在何处呢？

（一）文应当文在文字

文字的本意是 “语言记录的符号”、“语言的书面形式”等，其功用是扩大语言在时间和空间上的交际功能。文字工作就是专指秘书将各种信息转变成书面材料的工作。文秘承担的文字工作，包括文稿撰拟和文字记录两大类，文字几乎贯穿一切工作的始终。例如，在调查研究工作中，从拟定调查提纲到撰写调查报告，每一步都包含大量的文字工作；起草上司讲话稿、撰写单位年终总结、单位的大事记录等等。做好文字工作是秘书机构发挥参谋作用的重大途径，是秘书机构做好其他工作的前提条件，也是文秘增长才干、展示才华的良好机会。所以当一名合格的文字秘书最基础的一项素质就是要具备深厚的文字功底，即熟练的文字表达能力。这种能力不仅仅是用词准确凝练，用句晓畅通达，结构明晰，重点突出，能把一个问题讲透的能力；也应当表现在熟练掌握多种应用文体的写作上。文秘人员不仅要掌握通用公文的写作，如请示，意见等法定文书，讲话稿，报告书，计划类文书，信息类文书等，还应掌握经济文书的写作格式与方法，例如研究分析类文书，企业管理类文书，商务贸易类文书等等。只有将各类文书的体式，写作方法烂熟于心，才能在工作中如鱼得水。此外，文在文字上的另一方面应当表现在文字的书写上。虽然随着现代自动化办公设施的不断发展和完善，越来越多的文书工作都可以通过高科技的电子设备来完成，需要手写的地方越来越少，但是我们也万不可因此疏忽了笔书的能力。古来秘书就有擅长书法艺术的优良传统，中国古代秘书对文字的改进、书法艺术的发展做出了重要的贡献。魏晋南北朝时期，统治者大多聘请书法家担任秘书管理。如东汉末年擅长隶书的梁鹄、毛弘，梁武帝萧衍时的王褒，北齐时赵彦深、王羲之、王献之、王徽之等都曾被礼聘为秘书官职。

（二）文应当文在文化

文化是一个非常广泛的概念，给它下一个严格和精确的定义是一件非常困难的事情。笼统地说，文化是一种社会现象，是人们长期创造形成的产物。同时又是一种历史现象，是社会历史的积淀物。具体地说，文化是指一个国家或民族的历史、地理、风土人情、传统习俗、生活方式、文学艺术、行为规范、思维方式、价值观念等。文秘文在文化上的表现可以外化成知识素养和文采素养。知识是秘书的力量之源，它与文秘人员的智慧，才能和创新性思维更是息痒相关。随着社会主义市场经济的发展，知识经济时代的到来，社会政治，经济，文化，科技等各方面的飞速发展，文秘人员应当及时了解各方面的知识，时常充电更新，只有全面了解国家的法律、制度与政策才能写出高质量的文稿。至于文采，应当是文秘人员的“文”在文化上的另一之所在。公文或是其他应用类文体在写作手法上自是不能像散文，小说等文学类体裁那样肆意运用大量的修辞，但这也并不意味着公文或是其他的应用文写作就应当是一板一眼，死气沉沉。私认为，一篇好的讲话稿就应当是有声有色，纵横捭阖的。历史上公文写得出彩的也不乏人才，其中很著名的是有“沈诗任笔”之称的沈约和任昉。

（三）文应当文在文德

所谓才者德之资也，德者才之帅也。人贵有德，秘书理当重德。秉笔直书向来是我国古代秘书的一项为人津津乐道的文德。我国自西周初年起，秘书官吏在记录君臣言行、朝廷政事时，形成了规则，称为“书法不隐”，“书法”的核心是“君举必书”和“秉笔直书”。这一规则使秘书官吏的记录保持了事件的原貌，具有真实性和可靠性。此后我国古代秘书又衍生出另一优良美德——强烈的民族气节，两宋尤甚。据记载，历任起居舍人、起居郎、中书舍人、直学士院、翰林学士等秘书官职的洪迈，于绍兴三十二年（1162），受遣出使金国，国书中对金国持强硬态度，以敌国相称，高宗亲手将国书交于他手，寄予厚望。洪迈至金后，金主见国书后不悦，命令他删改，必须以臣礼拜见，洪迈坚决拒绝，金国遂封锁使馆，三日不供应水食，洪迈仍不屈服，金人无奈，只得放他回宋。洪迈出使敌国，不辱使命，为时人所赞誉。当然，时代不同了，我们的德行也被赋予了新的含义。今人的德行应该是在遵守职业道德的基础上的一种高度的责任感。文秘在日常工作中负担着大量繁杂的文字处理，文件传递等工作，在机关或单位中充当这一个上情下达，下情上达的纽带作用。因此文秘的一举一动，一字一句都将影响组织的效率和形象。正因其工作的特殊性，角色的复杂性，加上某些社会因素的影响，文秘人员的责任感就显得极其重要。一切工作都应本着对自己负责，对领导负责，对组织负责的态度，切不可随意马虎或是做出有违职业操守之事。

随着信息时代的到来，新时期对秘书工作提出了更高新要求。传统意义上的助理参谋已无法适应现代秘书的新职能。随着社会政治，经济体制的不断改革不断深入，秘书的工作被赋予更多职责和更多意义。新时期的秘书应该是领导者得力的助手，出色的参谋，高素质的综合型人才。为此，有人认为“文秘”一词变现出的职责太过单一，应当退出历史舞台。而笔者对此不敢苟同，认为取消文秘一词大为不妥。虽说应现代社会的发展，辅助管理和智能服务已变得越来越重要，并且其地位有逐渐超越传统文秘的趋势，但我们也不能一棍子打死，认为文秘可有可无，甚至应当取缔。事实上，文秘的存在仍有其必然。在各职能更加细化的今天，文字工作在秘书机构中仍然占有很大一席地位，文秘仍然是举足轻重的存在。我们不仅不应取缔，而且应该予以更多的重视。诚如前面所述，在信息高度发展的今天，文秘的看家本领——写作能力在人们的意识中变得越来越薄弱，这应当引起警惕。一个组织若是没有一个表达能力强的高素质文字秘书，那整个系统岂不是要乱了套？