面向高校职能部门需求的学科服务拓展研究

曹学艳

（电子科技大学图书馆 四川 成都 611731）

学科服务是以读者为中心，主要面向专业院系、课题组和个人的一种服务机制[1-2]。早在2007年，30%多的高校图书馆已经在网页中宣传和开展学科联络和服务[3]，目前，学科服务已经成为高校图书馆和公共图书馆在创新服务方面最大的亮点[4]。

为了更好地推进学科服务，CALIS（China Academic Library Information System，中国高等教育文献保障系统）三期建设项目已经连续举办了4期学科馆员培训班，旨在培养一批具有精强业务能力的种子型学科馆员。目前，学科服务的服务理念、服务制度和服务模式等都成为学者研究的热点[5]，如学科服务组模式[6]、学科馆员加图情教授服务模式[7]，TOT（Training of Trainers，培训者的培训）模式[8]、双伙伴计划[9]和互动合作[10]等。这些服务模式的服务重点都在各学院，很少涉及对学校职能部门和其他机构的服务。但是，从系统论的角度看，职能部门是高校不可分割的一部分，是学科服务不能忽视的对象，怎样结合职能部门工作在高校整体范围内推进学科服务，进行学科服务拓展，提升学科服务效果，是值得思考的问题。

1 高校职能部门是图书馆学科服务的重要对象

就高校而言，除了具体执行教育教学任务的各学院，其他的组织机构一般包括两大类，一是各职能部门，包括行政性组织机构和非行政性组织机构，如人事处、教务处、科技处、研究生院、国际合作与交流处、党委组织部、党委宣传部和统战部等；二是学校其他附属机构，如学报编辑部、档案馆、图书馆、信息中心、培训中心等。

从系统论的角度看，一个大的系统由多个子系统组成。高校子系统之间互相联系，互为补充，形成完整的系统以实现其传播知识、培养人才、科学研究和服务社会等基本功能，其中整体性、关联性、动态平衡性等是所有系统共同的基本特征。

高校职能部门和附属机构是高校发展密不可分的一部分，掌握着全校的学科发展方向、各学科的师资力量引进分布、教育教学发展方向等，没有职能部门的指导和监督，各学院的学科发展则缺少总体规划和发展方向。因此，图书馆在对学校各学院进行深入学科服务的同时，有必要把职能部门纳入其服务范围，从服务中了解他们的需求，进而了解学校的发展方向和学科发展趋势。

因此，高校作为一个系统，对图书馆的需求分成两方面，一是基于各学院的学科服务，二是基于各职能部门的信息服务，这两种服务结合在一起，互相补充，互相融合，才能实现服务效益最大化。在这些机构中，人事处、科技处、教务处、档案馆、学报编辑部、信息中心、国家合作与交流处等都是图书馆服务和交流的重点对象。因为他们的服务需求都与信息密切相关，需要大量的理论和数据进行支撑。

2 高校职能部门服务需求的特点

与学院的服务需求相比，面向职能部门的学科服务需求因为其单位属性与学院不同，显示出独特的特点。

2.1 针对性强

高校职能部门都有非常明确的职能分工，因此他们的服务需求针对性非常强，且围绕各自的工作重点展开。例如，人事处的服务需求侧重于学科引进人才的情况分析、学校的学术奖励情况、学校整体的论文发表情况等，直接与全校教师队伍建设相结合。

2.2 时间阶段性强

高校职能部门经常进行各种规划、奖励、考核、统计和上报等工作，这些工作对于时间的要求都有阶段性，不能提前进行，也不能因为滞后而影响后面的工作进程，因此信息的支撑其有时间阶段性。

2.3 综合性强

各学院的服务需求都从基础性的教育教学任务开始，对其进行学科服务的内容从低到高，非常宽泛。而高校职能部门不同，部门工作属性决定了其对资源采购、资源培训、资源利用等基础性的服务需求不多，但对全校的综合信息有更大的需求。图书馆需要在一般的文献收集的基础上，和对应职能部门的工作人员一起，进行多角度、深层次的分析和研究，以便提炼出具有指导意义的测评报告和分析报告。

2.4 显示度高

高校职能部门的各项工作是各学院工作的综合和汇总，在学校范围内具有领导地位。图书馆学科服务深入到各职能部门，从大方向上掌握学校的学科发展和学术动态，能够从不同的角度了解各学院，更能从学校的角度深入思考问题。最重要的是，借助和结合各职能部门在学校的权威性和领导性，学科服务各层次的工作更加容易推动，将在全校范围内更有显示度和影响力。

3 面向高校职能部门的学科服务特征

要建立面向全校（包括职能部门和附属机构等）的学科服务，图书馆只有在学科服务理念、学科馆员职位构建、学科服务内容等方面进行整体规划，才能收获预期的服务效果。

3.1 服务理念提升

服务理念的提升来自于全校层面的服务需求，图书馆学科服务要改变以各学院为着眼点的惯有做法，面向全校更新服务理念。

面对全校各职能部门和学院的服务需求，首先，图书馆要具有全局观，把职能部门的需求看成是服务的必须环节。其次，要具有系统观，明确各职能部门的职能和分工，在对各学院服务的同时，也要将职能部门的需求考虑在内；在对职能部门服务的同时，也要将各学院的具体指标作为参考，使服务更具有连贯性和系统性。

从数量上说，虽然面向职能部门的学科服务并不能造成服务对象数量的显著增加（因为每个职能部门的工作人员一般在几十人左右，与各学院的几千名学生和教师相比，服务对象数量增加不显著），但却能够使学科服务的广度和深度明显增加。这就要求学科馆员必须增强责任感和使命感，做好心理准备和技术准备。

3.2 学科馆员职位重构

面向高校职能部门的学科服务要求图书馆从整体层面考虑学科馆员的职位分配，对原有职位进行改造和重构。

各高校图书馆的人力资源都非常紧缺，因此必须在现有的馆员团队中培养和重组部分学科馆员，以致力于新型服务的开拓。而图书馆的学科服务团队是由图书馆各部门的馆员构成的，包括学科服务部、数字资源部、系统技术部、信息咨询部的学科馆员、支持馆员、咨询馆员等。目前大多数高校图书馆都设有学科服务部，主要负责各学院的对口服务工作，而其他部门的学科馆员主要负责配合。因此，面对职能部门的学科服务可由数字资源部或信息咨询部牵头，由其他部门配合。由此可以整合图书馆多个部门的力量，保持组织的弹性，对增加的服务做出快速反应，使学科馆员既能各有所长，又能互相兼顾，最大限度地利用人力资源。

3.3 服务内容拓展

首先，由图书馆某一部门作为主要服务部门，建立与某一职能部门的对口联系。了解各职能部门的工作范围，找出主要服务的区域，与职能部门负责人建立密切联系，是学科服务迈出的第一步。

其次，关注职能部门网站，跟踪最新动态，特别是职能部门的项目申报节点、材料评审和课题颁布节点等，和联系人进行沟通，主动提供辅助性工作服务。

第三，参加职能部门的中期或年终会议。职能部门作为学校的组织和规划部门，参加的学校学科发展和规划的会议非常多，这些会议是图书馆服务嵌入的最好时机，从中可以发现服务需求，加强对口联系。例如，参加学校的科技大会，不仅可以了解全校科技发展动向、把握学科发展动态，同时强化与各个学院的科研科、科研副院长、学科骨干等的联络。

第四，借助情报分析工具满足特定化需求。对于职能部门提出的信息需求，必须深入调研，且与该部门进行广泛沟通，了解对方的需求内容、类别、目的和表达形式。

针对职能部门的信息需求特点，各种分析工具的辅助是必须的，如ISI（ Institute for Scientific Information，美国科学情报研究所）的情报分析工具TDA ( Thomson Data Analyze )，JCR（Journal Citation Reports ）数据库，ESI( Essential Science Indicators )数据库，Innography专利检索分析平台，CNKI（中国知网）平台的检索分析功能和各种统计软件、制图软件等。利用该类分析工具和平台对检索出的数据进行聚类分析、趋势分析和竞争力分析等，生成各种直观的图表，不但使报告有详实可靠的数据支撑，而且增加了报告的生动性和深入性。在此基础上，服务团队结合高校学科的具体发展进行分析，便可以做出让职能部门满意的报告。

3.4 服务效果提升

从学校系统看，图书馆与各职能部门建立联系，实现了图书馆与学校的全面链接，对学校的发展方向和规划及时了解，进一步提升了图书馆的服务地位。在对各单位（学院、职能机构等）的服务中，图书馆可以根据各部门的职位分配和工作性质，确定由某一部门承担重点服务工作，其他部门配合的方式，建立以图书馆服务为核心、辐射面广的服务网络，从而大大提升图书馆在全校的显示度，实现真正意义的全面嵌入学科、嵌入学校的目的。

通过图书馆人力资源的充分调整和优化，能够实现对学校职能部门的拓展服务，而且可以在该渠道上对各学院的服务进行深化，一举两得，实现图书馆学科服务的多维度发展，获得效益最大化。

4 电子科技大学面向职能部门需求的学科服务拓展探索

2009年电子科技大学图书馆成立了学科服务部，使学科服务的推行更加专业和深入。2011年在推出“书山览胜学海荡舟”大型“图书馆进学院”学科服务活动的基础上，该图书馆以学科服务部、信息咨询部、数字资源部、编目部和系统技术部等组成IC平台，全面面向学院和职能部门开展服务。在深入学院服务的同时，加强与职能部门的联系和服务，已经与多个部门（如人事处、研究生院、科技处、档案馆、国际合作与交流处等）开展多项服务（见表1），取得了良好的效果。

由表1可知，从服务内容看，面向职能部门的学科服务多集中在学科或学术等方面的综合评价、分析及学校资源的共建共享；对于学院的学科服务，多集中在资源的利用和推广、定题服务等方面。从服务形式看，每个职能部门的需求类型差别都比较大；针对学院，其服务模式已经逐步成熟，各学院的需求类型基本相似。这就要求图书馆在人力资源有限的情况下，合理布局，重点突破，点面结合，这样才能达到最佳的服务效果。

5 结 语

通过面向全校各学院和职能部门的学科服务，图书馆建立了全面覆盖的学科服务网，使图书馆的学科服务更加全面、深入，提高了图书馆的显示度，拓展了图书馆的服务范围和领域，加强了图书馆与学校各机构的联系，并有针对性地开展了一些深层次的信息服务。面向职能部门的服务为图书馆与学校各机构的沟通和交流打下了良好的基础，形成了良性循环，更有利于图书馆各项工作的开展，使图书馆成为高校学科建设的枢纽和核心。

[1]王艳秀.参考咨询服务与学科服务比较研究[J].图书馆建设,2012(9):61-64.

[2]初景利,张冬荣.第二代学科馆员与学科化服务[J].图书情报工作,2008(2): 6-10,68.

[3]张 群,何丽梅“.211工程”高校图书馆学科馆员服务的现状及发展对策研究[J].现代情报,2008(5):49-52.

[4]初景利.我国图书馆学科服务的难点与突破[J].中华医学图书情报杂志,2012(4):1-4.

[5]卢风玲.学科服务研究的现状、热度及趋势[J].图书馆建设,2012(9):55-57,61.

[6]洪 跃.学科服务组:学科馆员发展的新模式及其实践思考[J].图书馆学研究, 2011(6):94-97,63.

[7]王俊俐,张建国.大学图书馆实行学科馆员:图情教授服务模式的思考[J].现代情报, 2007(10):30-31,34.

[8]翟拥华.TOT模式在学科馆员服务中的应用[J].科技信息,2011(3):632,601.

[9]邬宁芬,陈 欣.高校图书馆学科服务之“双伙伴”计划的探索与实践[J].图书情报工作,2011(9):93-96,113.

[10]范爱红,邵 敏.学科服务互动合作的理论探析与实践进展[J].图书馆杂志,2010(4):40-42.