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档案集成管理系统的发展及体系建构*

2013-08-15

关键词:信息系统管理

鲁 嵘

(浙江师范大学组织部,浙江金华 321004)

人类进入21世纪以来,科学技术蓬勃发展,不断促进科学思想与观念的变革与转型。档案管理理论与实践也不无例外地面临前所未有的冲击与挑战。技术上的日新月异给档案集成管理带来发展契机,正如世界第十五次国际档案大会上各国档案人员所认为的那样,“目录集成、数据集成、信息集成、多媒体集成、数据库集成已成为数字档案馆建设和档案网络互操作性研究的重要内容”。[1]不仅如此,档案管理信息系统在经济效益上的诉求,档案系统在社会巨系统中发挥的愈加重要的作用,档案高级专业人才的培养,都为档案集成管理理论及实践发展提供了重要契机。只有充分发挥各种资源要素的协同作用,实现优势的综合集成,才能适应当前档案工作迅速发展的时代要求。

一、档案集成管理系统的特点

档案集成管理是集成管理理论在档案界的应用,属于集成管理理论的一部分,因而我们可以总结出档案集成管理所具有的非线性相干性、关系动态性、和谐有序性、主体行为性、柔性化等特点。具体来说:

首先是非线性相干性。事实上集成管理的本质特征就在于非线性相干性,集成系统各要素之间存在着非线性关系,管理的投入和产出呈非线性关系。档案集成管理中的相干性主要表现为:档案管理各环节间的相互作用不再是简单的数量相加,而是相互制约,彼此耦合的非线性关系。另外档案集成要素的非对称性,即档案管理的各个环节不是呈对称状态排列的,而是在同一集成体中处于不同侧重的状态。

其次是动态开放性,“动态性是指在集成管理过程中必须时刻关注系统内外环境要素的变化,并且及时调整相关的管理参量,以保证管理系统适应外界的变化要求。开放性是指集成管理的运行态势是全方位开放状的,管理系统可以随时和外界发生能量、物质、信息、知识的交换”。[2]77在当今信息技术迅速发展的形势下,各种资源要素的频繁流动,整个外界环境处于一种瞬息万变、动态开放的格局之中。因此,档案集成管理系统只有保持同样动态开放的态势才能顺应潮流。随着外部环境的变化,集成单元自身发生进化,集成关系也发生自组织进化而改变集成类型或集成模式以构成新的集成关系,从而适应环境并随之进化,使管理系统能够有效地运转。

第三,和谐有序性。所谓和谐有序性,“是指在系统中业务环节、管理手段、技术条件乃至管理主体之间形成的一种超乎一般协调关系的状态”。[2]78档案集成管理正是在系统思想指导下、运用创造性思维管理的新型管理模式,其在档案集成过程中融入了很多智能、策略和知识等软性要素。这些要素的存在为其他要素的结合提供了粘合剂和润滑剂,为各要素的聚合减少了磨擦,使整个集成体达到和谐有序的境地。

第四,档案集成是一种柔性化管理,在档案管理的运作过程中表现出很强的弹性。管理实施主要是依赖非强制性的软性手段和方式推动。这种柔性化首先表现在档案集成的人本核心的管理运作方式中。人的智力和创造性思维在集成管理中占据着突出的地位。如果没有档案人员对档案各业务环节的操作,对信息技术的支持,对档案工作的创新性思考,档案集成管理系统将难以运作,档案事业也难以发展。此外在档案集成系统中还应用了许多高科技的管理手段和工具,如信息网络技术、通讯技术、智能技术等,使管理效率得到极大提高。这些技术要素都属于柔性技术,更加突显了档案集成系统柔性化的特点。

第五,基于知识平台的集成管理。在知识经济时代,知识代替工业成为推动社会发展的重要生产要素。知识管理通过管理过程的延展和管理手段的完善,以一种崭新的管理范式保证和促进经济的持续发展。知识集成过程输入的是分散的专业知识,输出的是具体的、系统性的知识,通过集成把分散的专业知识整合成统一的、连贯形式的知识。档案集成正是这样一种基于知识平台的集成管理,它是在信息、科技、智慧为代表的知识体系基础上,将人力资源的不同方面、信息管理、信息利用与开发服务等与知识有关的管理内容有机地协调统一起来,共同为档案事业的发展服务,实现在整体优化下的局部最优,并最终产生整体大于局部之和的效果。

二、档案集成管理系统的主要内容

(一)数据和信息集成

信息集成的目标是将分布在某一信息系统中自治和异构的多处局部数据源中的信息进行有效地集成,实现各信息子系统间的信息共享,通过多媒体数据集成将原有信息系统中信息不一致的各个自治的数据库进行集成,建立主题数据库,完美整个数据环境,解决数据、信息和知识之间的有效转换问题。数据集成是指将各个应用系统的数据分类,确定基础数据,并在整个系统范围内将基础数据作为全局数据库的模式,它以正确的结构和关系存放资料以便资料的查询、处理和更新。其目的在于将异构数据规划为同构数据,或将异构数据规划为同构的过渡数据,使形成的数据或过渡数据可以直接被系统使用。完善的数据集成体系应使数据文件结构的设置满足管理上的需要,保持数据的独立性、安全性和完整性,并且使数据库有不断扩充和更新能力。如果没有数据和信息集成,系统集成只能是一种硬件和软件的互联,系统功能将无法得到真正实施,也就是说,如果没有数据和信息集成,就不可能形成一个完整的集成系统。因此,要建立档案集成系统,首先要进行数据和信息的集成,实现信息共享。

档案系统的信息集成主要采用电子化、数字化、网络化、信息化等现代化管理手段,存储和累积文字、图像、声音、地理空间等数据;构建档案系统的数据库、数据仓库和知识库;实现目录、多媒体信息、全文、编研信息、知识及文件、档案和图像情报信息资源的共享。档案信息是整个档案信息系统管理的对象,档案实际部门的信息集成工作主要包括档案信息的数字化,档案网站体系的建立,档案信息服务平台的建立,数字档案馆的建立等不同层次、不同方面的信息集成管理。这是档案集成管理系统的基础与首要目标。

可以说,档案系统信息集成是整个档案集成管理系统的基础。这种信息集成是档案文件管理中文字、图像、声音、空间、时间等各种数据的集成,是提高档案管理运作整体水平与效益的基本手段。只有在信息集成构建的信息通道基础上,各不同功能的部门、环节才能克服时间、空间以及不同环境的障碍。信息自由流通,各部门才能得以良好的沟通和协调。数据集成的作用与好处在于,可以使处于各个不能兼容、异构的数据库间的数据得到妥善的迁移,异地设计、异地存储、以及分处异地的档案机构间的档案信息的交流,档案数据的存储、管理、利用都得到更好的沟通和协调。这是目前档案研究与档案实际工作都关注的问题,解决了它,可以促进档案事业新的深层次的发展;解决了它,可以完成档案集成管理系统的基础建设。

(二)功能集成

它是在集成系统的整体功能目标的统一框架下,将各应用系统的功能开放协议、标准或规范集合在一起构成一种一体化的多功能系统,以便互为调用、互相通信,更好地发挥集成化信息系统的作用。功能集成是指将需要的若干系统的功能进行重新组合或整合,以达到集成后系统的需要。数据和信息集成为任何一项任务的管理、实施、完成等功能集成提供了必要的手段,从而实现市场调研、设计、生产制造和销售等各环节的最佳协调。因而档案集成管理系统中的功能集成主要包括以下几个方面:

1.档案系统战略策略的集成。管理和实施集成行为需要有大思路、宽胸怀、长眼光。在对档案信息系统进行集成管理时,战略与策略的确立具有指示性的作用。战略策略集成,可以提高档案管理过程的决策能力和战略决策的准确性,降低决策风险,大大增强决策者的信息处理能力和部门间的合作效率,提高管理决策的科学性。如何将整合增效战略、泛系统战略、虚拟战略和协同旋进战略等集成和集成管理的策略融入档案集成管理中,并使其发挥作用,是研究档案功能集成的一个重点。

2.档案系统工作标准和规范的集成。档案工作的标准和规范是以档案科学、技术和管理中的重复性概念和事物为对象,制定、修订各类别、各层次的标准,并将其付诸实施的过程。这些标准规范包含很多内容:除了传统档案工作中的标准规范之外,档案信息化工作中也需要多项专业标准,如电子文件管理规范、电子文件元数据标准、数字档案存储格式与载体标准、电子文件和数字档案鉴定标准等等。标准和规范的集成就是要把档案信息及信息化工作的有关标准、规范形成一个综合体系,解决档案信息领域纵向、横向及不同层次标准规范之间的矛盾、冲突和不一致。这一综合体系具有兼容性、一致性、连贯性、可持续性和动态发展性等特点。标准和规范的集成是实现信息共享所需要解决的共性问题,是集成模式中其他要素集成得以实现的前提条件。

3.档案系统组织结构的集成。组织结构指组织的控制方式,主要涉及组织的各种构成因素及其相互关系。根据集成管理的要求,组织模式转向由管理信息系统支持的柔性化网络结构。这种结构实质上是一种内部知识联盟,其核心目标是学习和创新。这种组织结构形式可分为三类,即科层制的组织结构、局部网络化的组织结构和泛边界网络化的组织结构(如虚拟企业、虚拟团队的组织结构模式),通过一种动态或虚拟的知识联盟将档案信息系统内外整合为一个知识创新和信息共享的共同体。

4.档案系统管理集成。档案集成系统能否集合而成,有机而高效,并得以延续发展,领导行为至关重要。在新的历史时期,领导行为模式应有所创新,其内容主要包括先进生产力取向、先进文化取向、员工取向和发展取向四个维度。

5.档案系统信息服务集成。档案信息集成服务是指在信息资源集成基础上,综合利用现代信息技术,对各种服务进行融合的过程,从而为用户提供综合集成的信息服务环境;实施信息服务集成,就是对信息技术、信息资源、服务功能、人员、机构等各种资源要素进行整合,实现整体功能的优化和质的跃变,使用户得到动态的、并在时间和空间上一致的面向主题的信息服务,从而构建起面向用户的高效能、综合化的服务平台。档案信息服务集成具有集约化、多元化、层次性、专业化、个性化等特点。实施信息集成服务体系最终要实现:统一的检索平台、一次性用户认证、不同系统之间的无缝链接和完整的服务体系。

(三)过程集成

过程集成管理是档案文件集成管理的核心。荷兰国家档案馆电子文件管理专家Hans Hofman在“管理电子文件的统一模型”中强调了文件和档案管理过程应当与电子事务活动过程集成;档案鉴定、著录、保管与利用等档案业务活动是机构业务活动的一部分,应当实施需求分析、能力评估、前端控制与全程管理。从档案管理系统的整体来看,过程集成主要有三个阶段:

第一阶段,文件与档案管理业务流程集成,即捕获、形成、收集、分类、著录、鉴定、归档、保管与利用权限控制规范集成。这一层次的集成最基础的就是要实现文档一体化。文档一体化包括文件、档案生成的一体化、管理的一体化和利用的一体化,从而使文件到馆藏档案的全过程都得到有效控制。而这一层次集成最关键的就是要完成电子文件从生成、使用、归档以及归档后的收集、整理、保管、提供利用等一系列过程的集成管理,使纸质档案与电子档案真正一体化,使职能边界与部门边界模糊化、系统整体优化和信息资源共享。

第二阶段,各种档案综合管理与服务系统集成,即目标、任务、角色、权限、责任和业绩制度一体化和虚拟联盟。经过业务中心、文件中心、处理中心和管理中心出来的档案,就是档案服务中心对外提供利用服务的数据,是从档案管理中心提取出来的。服务的对象是社会公众人员。服务中心通过借阅服务、定期信息发布和实现网上信息共享等服务手段达到档案数据、信息的提供利用。而如何将未开放的数据存储在内部专用网,如何将到期开放的信息从内转出,就是这个层次上的集成管理所要做的。

第三阶段,档案文件的前端控制与全程管理,即实现档案部门对机关、企事业单位职能活动前端性介入过程的集成管理。档案的前端控制就是使档案管理与文件管理同步进行。它将管理工作和控制系统的作用力提前了,为的就是希望在不利影响产生之前,能采取措施防止问题发生,即防止因整理不当或鉴定失误而引起的档案质量的下滑,也就是说,如果我们对文件进行前端控制,从信息的源头做起,借助文书工作人员对业务的熟悉和档案工作人员对档案管理的专业水平,就可以避免有价值的档案资料的流失与损毁,避免无价值的档案进馆占用馆藏空间,从而从根本上提高进馆档案的质量,使文件管理和档案管理彻底的一体化。

(四)人和组织的集成

再先进的技术装备和软件都是由人设计、完成和操作的,因此人是系统中最为重要和活跃的因素,必须成为系统集成中重点考虑的因素之一。在档案集成系统中,会涉及到各类人员,如档案管理者、档案形成者、系统开发及维护人员、系统集成人员等,必须对各类人员按系统集成要求进行分类、分析和综合,尽可能科学地实现系统所要求的人员的集成。首先是对各类人员的协调工作。在档案集成系统中,通过实现档案前端控制来实现文书工作人员与档案管理人员的一体化;通过档案信息资源集成系统实现档案管理人员与系统开发、维护人员、系统集成人员等技术人员的一体化。其次是人与技术的集成,这对于档案集成系统来说显得尤为重要。如何使档案人与现代先进的计算机通讯技术结合起来,集成起来,使档案管理人员具备先进的技术素质一直是档案领域追求的目标。再次要实现人与计算机的协调,是指档案管理人员应当掌握好计算机的操作,使它很好地为我所用。第四,培养具有协调性、创造性的档案文化。在实施档案集成管理的全过程中选择合理的文化取向,使我们的活动都遵照一定的文化价值标准,从而保证集成过程中各种不同层面文化要素的兼容和匹配。只有在这种协调性、创造性的文化氛围中,才能更好地实现档案系统中人的集成,提高集成管理效果。

(五)技术集成

档案集成管理必须要以现代化的技术手段为前提,如果没有了先进技术的支持,就会变成无源之水,无所依托。所以,想实现档案的集成管理必须要依靠数据库技术、计算机网络技术以及硬件条件的支持等等。具体来说:

从计算机技术和网络技术的角度出发,技术集成应该包括的集成模块从下往上包括:(1)异构物理网络集成模块。就是对现有的底层技术进行集成管理,简化日常维护超作,为总体的技术集成提供底层稳定性保障。其主要包括网络设备和布线系统,如集线器Hub、路由器Router、双绞线、光纤等;(2)TCP/IP网络集成模块。这是现今Internet网络的基石,其开放性(openness)、扩展性(scalable)、鲁棒性(robust)支撑着Internet的高速发展。我们将TCP/IP协议以及TCP/UDP(网络传输层协议)进行集成,屏蔽网络操作的复杂性,为上层提供统一的技术操作接口;(3)数据库集成模块。在信息膨胀的今天,系统每天都会生成、处理以及存储大量的电子文档以及数据,如何按照档案系统目前和将来发展的需求以及考虑能够和应用层集成软件相匹配的要求,选择合适的数据库系统进行相关集成,对于整个管理系统来说显得非常重要;(4)档案格式统一集成模块。是在对档案进行定义、描述和归类的操作时,利用国际化标准组织W3C定义的可扩展性标记语言XML(Extention Markup Language)进行档案的描述、定义,这种采纳国际上广泛被认同的技术标准无疑会减少重复设计、为应用集成带来莫大的好处。(5)档案应用集成模块。此集成为应用软件技术的集成,如计算机辅助设计CAD、计算机辅助工程CAE、计算机辅助制造CAM、文档管理、电视会议、Intranet系统等,直接面向各类终端用户,以实现档案编辑、上网、搜索、多媒体等复杂功能。(6)各个模块层次都有关联的安全集成模块。安全集成模块集成现有的安全保障技术,为档案技术集成的其它模块提供安全保障。它集成现有的各类认证技术(比如Radius认证服务器、Diamond认证协议、802.1x认证协议等)为用户接入网络、使用网络资源提供AAA服务(Authentication认证、Authorization授权、Accounting审计),此外还集成基于 X.509数字证书的 PKI系统(Public Key Infrastructure)、防火墙技术、反病毒技术等网络安全技术,为用户抵御内部和外部的网络攻击提供技术保障。

(六)系统间的集成:多学科集成

这种多学科间的集成是近年来科学发展的一个主要趋势。随着科学技术的发展,各学科之间的联系越来越紧密,集成与融合成为一个必然的趋势。在这里,主要讨论图书、情报、档案的一体化管理。

对档案集成系统来说,学科间的融合与集成处于自身系统之外,可又对集成系统有着十分重要的影响。随着图书、情报、档案一体化进程的加快,三个学科间在管理对象、管理内容、管理技术手段方面,都越发的相似。理论成果的相互借鉴在三个学科研究发展中的趋势越来越强。

事实上,图书、情报、档案的集成是有其必然性和可行性的。图书、情报、档案都是知识的载体,同属于文献型信息资源,具有同源性,遵循着信息管理的共同的原则与方法;现代科技的迅速发展还使学科体系不断产生分工分化、交叉和渗透,出现了许多新兴学科和边缘学科。这样许多学科的信息和知识已不像从前那样只局限于各自的专业领域或相关领域,而具有跨学科、跨专业、综合性的特点,为满足用户立体性信息需求,图书、情报、档案必然要实行整合建设;另一方面,信息技术革命为图书、情报、档案工作提供了先进的信息加工和传递技术,随着图书、情报、档案部门的信息载体向无纸化、数字化过渡,其管理方式也应由自动化管理集成系统向网络化文献信息服务系统方向发展。

如何进行学科间的集成呢?我们必须对文献信息进行科学的分类和处理,保证文献信息获取、加工、贮存、传递等渠道的畅通,提高文献信息之间的传递效率、吸收能力和利用率;建立图书、情报、档案的统一网站,利用网络技术,将分布于不同地点的数字化图书、情报、档案信息资源以网络化方式加以互相连接,提供及时利用服务,实现资源共享;合理解决图书、情报的著作权与隐私权,以及档案的公开与保密问题;在研究领域突破三门学科的门槛,实现学科理论研究的融合。总的来说,实现图书、情报、档案一体化就是要各种要素通过竞争冲突,不断地寻找、选择自身的最优功能点,在此基础上进行互补匹配,打破图书情报档案之间的层层壁垒,加强三者之间的协调与合作,通过网络共建、资源共享、分布式收藏、远程存取等手段,实现信息、信息人员、信息技术、信息设备、信息标准等各种要素之间的匹配与磨合,为用户提供集成的一站式服务。

三、档案集成管理的方法论研究

综合集成方法是我国著名学者钱学森教授提出的,其内容主要包括:“从定性到定量综合集成方法”和“从定性到定量综合集成研讨体系”。综合集成方法最初是为了解决复杂系统问题而提出的,它是从整体上研究并解决问题的方法论,是在现代科学技术条件下实践论的具体化,也是将社会科学与自然科学结合起来的有效途径。

在《综合与集成》一书中作者提到,“所谓定性综合集成,主要是包括从大量信息中提取重要信息,由不同学科、不同领域专家组成专家体系,把每个专家的科学理论与经验知识很好地结合起来,从不同层次、不同方面、不同角度研究同一个复杂系统,并且通过对这些信息的分析与综合,得出能够指导下一步行动的方案”,而“所谓的定量综合集成,就是通过有关数据和信息资料,建立数据和信息体系、描述性指标体系以及评价指标体系,用模型和模型体系来定量描述系统状态,从而得出科学结论”,[3]149因而我们说,综合集成方法的实质就是“把专家体系、信息与知识体系以及计算机体系有机结合起来,构成一个高度智能化的人—机结合体系,这个体系具有综合优势、整体优势和智能优势。它能把人的思维、思维的成果、人的经验、知识、智慧以及各种情报、资料和信息统统集成起来,从多方面的定性认识上升到定量认识”。[4]简言之,“从定性到定量”就是把专家的定性知识同模型的定量描述有机结合起来,实现定性知识和定量变量的相互转化。

档案集成系统相对于传统的档案管理工作来说,也是一个相对复杂的系统。我们在研究该系统的组成要素、内容以及应用领域的同时,更需要把握对复杂系统的方法论的研究。这是解决复杂系统实际问题的前提,是档案集成系统形成、系统问题解决的基础与指导思想。

档案集成系统中“从定性到定量的综合集成”从体系层次来说,主要是计算机的软硬件牵涉到一系列部件方面的技术,包括数据库、操作系统、体系结构、网络、安全配制和人机接口等方面的综合集成。此外,体系层次的综合集成不仅包含着技术的集成,它把人也集成在系统之中,帮助他们汲取信息,相互协作以便工作得更加积极有效。集成档案系统的各种资源,建立一个相对开放式的系统,利用网络将专家知识以及决策支持所需的数据库、模型库、方法库、知识库有机地连接成一个整体,继而通过系统中管理人员、技术人员、分析决策人员等的群体协同工作,充分利用定性定量模型和数据库等工具,实现档案系统定性定量的综合集成研讨。

以马克思列宁主义的唯物辩证法和毛泽东思想的实践论为指导思想研究档案集成系统的方法论,以从定性到定量的综合集成方法为基础,在辩证发展的认识过程和思维过程中,实现实践与认识矛盾的、上升的运动过程,具体来说,主要包括了以下几个方面的结合:

1.定性分析与定量分析的结合,即将“通过观察或调查等方法得到的数据进行判断及推理,从而获得的对某一系统的性质及其发展规律的感性认识”,与“通过计算与数学推导,从实验或实践中获得的对某一系统的结构及其变化规律的理性认识”[3]150有机地结合起来,将二者不断反复循环的集成过程用于对档案集成系统所出现问题的解决。

2.分析与综合的结合。在档案系统中,这两种手段通常是交替使用、相辅相成。多学科专家知识的结合,也就是在对档案集成系统进行管理时,要将与档案相关领域的专家知识,如图书、情报、信息资源管理、计算机、通信技术研究等学科的专家知识集成在一起为我所用。

3.专家经验判断与计算机运用的结合,这也是档案集成系统在新的技术环境下所应做出的必然选择,是研究档案集成系统方法论必不可少的一部分。

总而言之,档案集成管理系统是档案事业适应未来发展的必然趋势,在当今科技发展的大背景下也具备了很多可以实践和操作的可能。但它毕竟是一个处于萌芽状态的新生事物,其无论是理论体系发掘,还是实践发展经验都尚显不足,需要我们进一步地研究与探讨,更多地在理论与实践中慢慢摸索下去。

[1]第十五届国际档案大会及其学术动向[J].城建档案,2004(5):9-12.

[2]李宝山.集成管理——高科技时代的管理创新[M].北京:中国人民大学出版社,1998.

[3]程光旭.综合与集成——当代科学技术方法概论[M].西安:西安交通大学出版社,2004.

[4]于景元.关于综合集成的研究——方法、理论、技术、工程[J].交通运输系统工程与信息,2005(1):3-10.

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