浅谈监狱财务信息化建设中存在的问题与对策

汤 瑾

（云南省官渡监狱，云南 昆明 650000）

1 财务信息化的含义

财务信息化是指以会计信息系统为基础，通过综合利用计算机硬件、软件、网络、通信等现代信息技术手段实现会计电算化，对财务数据等信息资源进行优化和整合，使各种信息资源的使用不受时间、空间的限制，使财务核算、分析、控制、决策、考核等财务活动实现数字化和信息化，从而更高层次地为财务管理和信息管理服务。

2 财务管理信息化的特征

2.1 财务信息的实时性

财务信息化管理系统将会收集所有的与财务活动相关的信息，并且还将与外部系统(包括网上银行、国库集中支付系统、政府采购管理系统、非税收入管理系统等)进行实时地联接。与财务活动有关的一切信息都应及时记录到财务信息化管理系统中。要充分保证监管预警、控制预算、数据统计等工作的顺利开展，并且保证信息的准确性和实时性。

2.2 数据资源的共享性

财务信息化管理系统中一个非常重要的特点就是能实现数据资源之间的共享，我国监狱财务管理系统中的关键程序和数据之间的安全备份、保存和交换等工作都是由上级相关部门负责维护和管理的，下级部门能够摆脱地域的束缚，只要通过运用自己单位内网的客户端就能比较容易的实现各种数据资源的共享，这样，一方面能使数据资源的利用率得到大幅度的提升，还能缩减办公的经济成本，让财务管理任务能跨平台操作，快捷地完成各种财务管理工作。

2.3 工作流程的可视性

我国监狱财务信息化管理系统中的业务流程都是高度规范统一的，这就给不同部门提供了流畅的、平等的交流合作空间，让整个监狱系统的财务活动顺利地开展，能适应于财务管理活动的动态化。如今，普遍实行的财务审批和电子签章认证都是直接在网上进行的，使用计算机扫描技术将全部单据和财务报告输入到财务信息化管理系统中，领导仅仅通过登陆单位内部的办公平台，就能检查单位的财务管理状况和查阅需要处理的事项。

3 监狱财务管理信息化存在的问题分析

3.1 监狱财务管理信息化中的重要组成部分—电算化软件实用性有待进一步开发

市面上通用的财务软件大多针对企业设计，设计人员对企业的财务操作情况了解比较多，升级更新较快。监狱属于行政事业单位，由于行政事业单位财务账表的特殊性，针对行政事业单位设计的软件在使用上存在一定的弊端，通用性不强，软件开发人员要根据各单位提出的使用要求做相应的变更，软件补丁更新较慢；目前单位在实际工作中使用的各种软件较多，如：税务、财政预算决算、统计、固定资产软件等，有时会存在软件不能兼容情况，要分别安装在不同电脑上。

3.2 监狱财务管理信息化中的重要组成部分—电算化软件侧重于事后核算，事前预算、事中控制较弱

由于会计电算化融合了信息技术的元素，使得会计电算化能够极大地提高会计处理的工作效率，使得原来需要很长时间才能加工处理完的会计信息，现在仅仅需要很短的时间就可以完成，随着国家信息化、政府信息化、监狱信息化的发展，监狱的财务管理必须由以事后核算为主向以事前预测、事中控制方向转变，单纯以事后核算为主的财务软件，已明显不能满足监狱财务管理的要求。

3.3 以核算功能为主，固守传统流程，分析、管理功能没有全面得到加强

以核算为主的会计信息系统只是模拟或仿真手工会计处理，在传统会计理论、方法的指导下将会计处理程序原本地移植到IT环境中，而无法按照IT的固有特性来重新设计会计业务处理流程。大量的信息化案例已证明，会计信息系统的应用，如果仅仅在对传统的管理方式作简单重复或修补的基础上进行低水平的实施，必然会导致会计信息系统的低效益和低效率，监狱财务管理水平就不会得到真正的提高。

3.4 监狱财务管理信息化制度细化程度不足，各地执行不尽相同

监狱的财务信息化工作由于单位具体情况不尽相同，导致在内部管理及制度建设水平上也良莠不齐。从总体来看，监狱财务管理信息化在制度细化程度不足，各地执行不尽相同，存在着组织机构不完善，信息安全保障和信息资源库等制度缺乏系统性。

3.5 财务信息化安全隐患突出

财务信息化平台是搭建在计算机、网络及通讯等现代信息技术之上的。没有现代化信息技术的手段，财务信息化也就没有了存在的基础。但是，网络安全、信息畅通等问题长期以来都没有得到很好的解决。往往是旧的安全问题还没彻底解决，新的安全隐患又层出不穷。实现网络安全和信息畅通，还有待于技术的不断进步。当前，监狱大部分的会计信息系统将重点放在了完善会计功能和适应财务制度上，财务信息系统的安全问题依然存在，系统一旦瘫痪，或受病毒侵袭，会造成巨大的、不可挽回的损失。

3.6 信息化从业人员素质不高

监狱财务管理信息化建设不仅需要具备一般性的计算机软硬件知识，还需要了解会计学、管理学、统计学等多方面知识，而对于大多数监狱而言.这方面的人力资源是非常缺乏的，特别是那种既熟悉财务业务.又掌握信息化技能的复合型专业人才，简直是凤毛麟角。对于那些长期从事财务管理的人员，虽然熟悉财务知识。但却几乎没有信息化方面的基本了解，完全无法向系统开发商准确提出监狱财务管理的需求，导致开发商与用户之间难以形成有效的配合。另一方面，普通的信息化从业人员也很难同时掌握财务方面的专业知识。这种知识结构上的缺陷导致了财务管理信息化从业人员的素质普遍达不到应有要求。

4 解决问题的对策

4.1 做好系统升级.加强后期维护

监狱应针对会计电算化软件使用过程中经常出现的问题，与软件开发商达成协议，及时反馈，及时修改。软件开发商需定期对监狱的会计软件进行数据维护和升级，及时解决使用中的问题，使系统更加稳定的运用，帮助会计工作者更快捷的工作。尤其是对于基层单位会计电算化软件的使用，软件开发商应配备专人进行跟踪服务和处理，并对会计操作人员进行技术培训，以此提高会计人员对会计软件的了解和熟练度。

4.2 加强监狱财务信息化中预算信息化建设

首先，尽量选用具有预算功能的电算化软件，根据调查，当前通用财务软件中25%的财务软件具有预算功能。其次，在使用没有预算功能的财务软件的基础上，另外购买、安装使用其它厂家专业预算软件。然而信息化毕竟是一项十分复杂的工作，事业单位要想完善预算管理信息化还需注意如下两点，首先，财务复合型人才供给不足。尽管预算管理信息化所涉及工作范围大，但其最终的操作和控制者还是财务人员来担当。但是一部分相关人员预算管理知识不足，计算机和网络知识薄弱，难以适应信息化环境下预算管理的发展要求。其次，确保预算管理信息的安全性。尽管预算管理系统软件多在单位内部局域网上运行，但网络上任意一台计算机都可以获取其它计算机中的资料，因此，预算管理系统处于风险中。大量的财务数据被存储在预算管理系统中，必须要保证信息的安全，确保资料不会遗失，造成损失。

4.3 切实深入推进会计业务流程重组

必须对现有的财务业务流程中存在的一些不合理的、不适应应用的方面进行改造，使之适应会计信息系统，而不是改造会计信息系统使之适应不合理的会计业务流程。现代信息技术的发展呼唤全新的业务流程与监狱组织结构的出现。会计信息系统业务流程的重构应以管理信息系统为技术平台，对监狱财务流程进行根本性的思考和分析，通过对财务流程的构成要素重新组合，打破旧有模式，重组财务组织结构，确保信息上下左右畅通无阻，产生更有价值的结果，以此实现财务流程彻底的重新设计，从而获得监狱财务信息化巨大改善。

4.4 建立健全财务信息化制度

所谓信息化制度建设就是要建立健全监狱在财务管理信息化条件下与之相适应的各项管理制度。由于财务管理的环境发生变化，相关的管理制度必然要随之进行修订和调整。如果把财务管理信息化建设在广义上分为“软件”建设和“硬件”建设两个部分，那么管理制度建设就属于“软件”建设的部分。只有建立完善的信息化制度，才能保证监狱的财务管理信息化的顺利进行。从管理学的角度，无论多么先进的财务管理信息系统，其本质上都只是属于“硬件”系统，还必须有一套与之相对应的“软件”系统，也就是我们常说的管理制度，来保证这套信息系统的顺利运行。特别是有一些通过技术手段很难克服，或者根本不可能克服的问题，是必须通过管理制度来进行解决的。上级主管部门在管理制度的设计中，必须从全局角度出发，建立起完善系统的制度体系。以保证信息系统所采集数据的有效性。

4.5 加强信息系统安全建设

监狱必须克服“重建设轻安全、重技术轻管理、重使用轻维护”的思想，逐步建立以“检查与管理、保密与防护、检测与防治、测评与服务”为基本架构的安全管理和技术系统，通过管理和技术两种手段，使会计信息系统的技术风险防范能力不断提高到一个新的水平。具体可以包括建立安全管理机构、建立安全责任制度、严格的系统加密措施、建立严格的数据存贮措施、制定完善的内部控制措施等。明确本单位财务信息化的安全目标，根据安全目标来制定整体的安全策略，再根据安全策略来制定并实施各项安全措施。制定明确的规章制度，作为日常数据安全工作应遵守的行为规范。不合时宜的数据安全条例应及时修改、补充和完善，制定安全规划和应急方案，在分析风险和威胁的基础上采取主动被动相结合的防范措施。制定敏感和保密信息安全第一的防范策略，划分需要保护的数据的范畴、密级或保护等级，根据需要和客观条件确定存取控制方法和加密手段。

4.6 培养“会计-计算机-管理”复合型高级财务管理人才，以适应监狱财务信息化工作的要求

推进监狱的财务信息化，必须要有专业的人才作保障。合格的财务信息化人才，不仅要具备系统、全面的会计基础知识，更需要系统的管理理论知识和计算机信息知识，这样才能在结合监狱财务信息化特点的基础上，更好地为监狱财务管理服务。因此，在培养财务信息化人才时，应注重培养“会计-计算机-管理”的综合型专业人才。在培养复合型人才时，应该加强对会计从业人员的多样化培训，既要培养会计从业人员的会计理论知识与实践操作水平，也要加强对计算机与管理方面的知识进行培训，提高会计从业人员的综合素质水平。随着知识体系更新速度的加快，会计从业人员要不断进行各种知识的更新，紧跟时代的步伐。在这其中，要特别加强对会计从业人员的计算机操作与财务软件的使用技术的培训。因为这是制约监狱财务信息化的一个重要因素，也是很多会计从业人员的一个薄弱环节。另外，随着我国加入WTO，会计人员应该加强对国外先进的会计核算与管理技术的学习，提高监狱财务信息化的水平。

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