高校图书馆图书采购招标工作的思考

2013-08-15罗秀娟

科技视界 2013年13期

罗秀娟

（山东工艺美术学院图书馆，山东济南250000）

1 设立投标人注册资金门槛是否合理

图书采购招标的招标书中，往往对投标人注册资金设定了具体的门槛要求，其目的是保证投投标人具有相当的实力。这就导致了国家出版总署颁布的出版物经营许可证参与投标的竞争效力有了不同，显然违背公平竞争的原则，贬低了国家出版总署在图书批发销售资格认定上的权威性。

根据国家的相关法律条例，投标人必须具有国家出版总署颁布的出版物经营许可证。国家出版总署在颁布出版物经营许可证时，已考虑了诸多因素，其中已有明确的注册资金要求，由于历史原因，不同年代的要求有一些差别。从实际情况具体分析，早期取得出版物经营许可证的书商中有一些是长期专门从事高校图书馆服务的，工作经验丰富、服务能力强、数据规范，目前由于国有体制原因一时无法增资，高校图书馆为保证投标人实力而设的注册资金门槛，事实上却将一部分潜在的优秀供书商拦在参与竞争的门外。[1]

要考察投标人的经营状况和综合实力，应注意做到：首先，发出招标通告的时间与截止应标之间的时间差不宜过短，以便吸引更多的书商参与，利于图书招标小组有更多的选择空间；其次，在进行评标之前，图书采购招标小组应对应标单位进行严格审查，这些审查主要包括法人资格、经济实力、经营范围、财务状况、信誉、服务质量、单位地址等，重要数据应由会计事务所审计的财务报表、银行出具的资信证明等作为主要判断依据。[2]

2 正确看待图书低折扣率

低价中标不是个别现象。图书折扣是整个评标过程中一个最硬性的量化指标，也是组织招标的机构非常看中的指标，但过于追求图书的低折扣率则容易导致低价中标。某些书商以较低的价格进行投标，以自身的价格优势中标，从表面上看为图书馆节约了经费，但事实上，供书商作为图书馆和出版社之间的桥梁，由于在市场的挤压下牺牲了一定的利润，没有足够的经费维持其正常的运作，往往导致供书商在中标后服务缩水，在履行合同的过程中出现问题，比如以特价书充全价书、以盗版书充当正版书、到书滞后等，直接影响图书馆的到书率和购书质量。

图书作为一种特殊的商品，具有区别于其他商品采购的特点。因此，影响图书折扣的因素也是多方面的，装帧方式、用纸及印数、畅销程度等，都在价格的折扣上有着不同的体现，特别是图书馆收藏专业性很强的图书，出版发行量很低，折扣空间很小。图书折扣率原本是图书供应商向客户提供良好的服务后的让利，为避免其异化为一种抢标手段，应在标书制作过程中加以科学控制，对书目的来源、书目覆盖率、到书率、到书周期、订准率、采访数据的字段、图书加工要求、退书条件、履约保证金的交纳、违约现象处罚等[4]涉及图书质量的指标做好设计，使图书馆能通过招标工作找到专业水平高、服务质量好的供书商。

3 招标采购的灵活性不足与克服

目前图书采购招标一般采用招资格标的办法，即一个标的选取多家供应商，在实际执行采购的过程中再根据不同供应商的特色及服务，决定采购的数量。这样，虽然拓宽了图书采购的渠道，但对于高校图书馆来说，采购的灵活性仍是远远不够的。由于图书招标采购是期货订购与书商提供的现场采购相结合，中标供货商无法专门地、齐全地、连续地提供体现馆藏特色的专业文献资料。因此，在图书招标采购的形式之外，保留自主采购方式，预留一部分资金作为零散采购十分必要。为保证图书馆馆藏文献资料的系统性、完整性和连续性，保持和发展馆藏特色，高校图书馆每年应在预算的文献资料采购经费中划出一定比例，实行自主采购[5]，现场直购、网上选购、定单划选等多种形式相结合，以保证所购图书的质量。

4 重视评标机构的合理组织

目前，部分高校图书招标采购工作多由校方资产管理部门或设备供应部门来组织，致使图书馆参标人数偏低。由于评标主体对图书馆工作以及图书市场缺乏了解，对书商所承诺的图书折扣和优惠率以及书商的规模考虑较多，而对图书馆注重的书商是否能够具备提供图书馆所需图书的能力和所需服务的能力方面考虑较少，招标结果在一定程度上造成了图书馆工作的被动。[6]

从有利于图书馆工作开展的角度出发，建议图书馆专家、采购专业技术人员参与图书招标全过程，以体现评标工作的专业性。在开标期间，图书馆专家主要负责质询书商业务范围与配套服务方面的问题。为保证评标结果的公正性，可聘请兄弟院校图书馆的有关专家作评委，同时邀请审计部门全程监督。

由于高校图书馆图书招标采购工作长期性、周期性的特点，可以在图书馆界建立图书资料招标评审专家库。专家人选可由各图书馆推荐，经图书馆学会、学术委员会等专业团体评定后录入评审专家库，专家资源在整个地区共享。这样，既保证了评标过程的公平、公开、公正，又保证了评标过程的专业与科学。[7]

5 做好图书招标过程的把关工作

图书招标前，要认真组织招标文件的编制工作。招标文件是投标人准备投标文件和参加投标的依据，也是评标、签订合同的依据。目前很多委托招标的标书都套用现成的设备招标标书，在服务需求等方面的描述有些含糊。由于图书采购具有特殊性，标书对投标人的资质要求和服务要求应尽可能具体明确。投标人的资质要求除注册资金、有效经营执照外，还应包括商务网站、与中央级出版社的关系证明、物流系统、近年较大宗中标合同、与合同单位的贸易量等。投标人的服务要求应包括图书的质量、书目的来源、书目覆盖率、到书率、到书周期、订准率、采访数据的字段、图书加工要求、退书条件、履约保证金的交纳、违约现象处罚等。

图书评标过程应公平公正、规范合理。开标时，须先由投标人现场打开原来封存好的投标文件在评委面前公开唱标（包括资质证明、服务承诺、质量保证、优惠率、历史业绩等），在经过评委的资质审查和回答相关提问之后，投标人方可离席。实践证明，采用公开唱标——排除不合格书商——挑选入围商家——实地考察——决标的招标过程，更容易排除各种干扰因素，令招标机构选中理想的书商。[8]

严格控制图书验收过程。订单期货式采购由于跟图书管理系统结合紧密，图书的采购、验收均有一套完善的流程，比较容易控制。现场采购图书一般由现场采购人员持采集器完成，完成后的采购清单再交由供应商整理，一些供应商就在到书时将低价劣质书混入其中。如果采集器由供应商提供，混书现象就更加难以发现。为把好图书采购这一关，应做好采购图书的现采确认和技术核对工作。图书现采完成后，采购人员应立即将此次采集器中的书目数据以纸质方式打印出来，并签名确认，以作为验收的凭证；现采的图书数据保存下来，待供应商到书后，再将其分别转入数据库管理系统中进行对比分析。[3]