高校档案管理创新探索

陈苏丽

（塔里木大学 档案馆，新疆 阿拉尔843300）

0 引言

随着计算机技术和网络技术的发展和日益普及，现代社会已逐步进入信息化的社会，尤其是在高校中，信息化已经渗透到了学校中的各项工作中，在这个大的背景下，高校的档案管理工作如何适应信息化的要求，这就需要对高校档案管理工作进行创新性的改变，转变档案管理工作的传统理念， 把档案作为一种信息资源去为学校的教学、科研等工作服务，使传统的档案管理理念由管理为主变革为以提供信息服务为主。

1 高校档案管理工作的现状及分析

1.1 档案管理理念保守落后

对档案管理都是“以藏为主，重藏轻用”。 在档案使用方面大多都是“束之高阁，被动服务”。 造成这种现状的原因一方面和传统的档案管理制度有关，另一方面也和长期不被重视，投入严重不足，专业人才缺乏有关。

1.2 管理方式单一

当前的档案管理方式主要都是针对纸制类档案、声像档案、电子档案三者并重的归档整理， 大多采取手工操作管理； 档案的查找、检索、借阅等基本还是人工操作方式。整个管理工作的效率较低，无法适应大批量文件查阅和异地查询的要求。

1.3 孤立、静态的档案内容

每个档案资料的归档分类由于延续的是传统的归档整理的方法，每个档案大多都是孤立的，即使有联系也只是有限的纵向联系。 而实际上很多档案之间不但有纵向的关系，也有横向的关系，但在现有的档案管理中很难体现出来这些关联关系。

1.4 缺乏共享机制

在国内都会有几所或更多相同类型的高校，高校间设置相同专业的很多。 每年各高校都会有很多的科研项目和课题研究，由于高校档案管理基本上都是自我封闭的，这就导致很多的科研项目或课题被不同的高校重复投入，这是对人、财、物的极大浪费。

1.5 档案呈现方式单一

现在大多数档案仍然是以纸质方式呈现的。 虽然档案电子化、数字化的概念已经提出了，但对于档案电子化、数字化如何去做存在着不同的理解， 再加上这项工作本身前期需要投入大量的人力和财力，使这项工作基本上仍停留在口头上，并没有实际操作。

1.6 缺乏专业的档案管理人才

档案管理工作是一个综合性很强的工作， 对于档案管理部门，除了需要对档案管理相关的法律法规和工作流程熟悉的人员以外，还需要有了解计算机、网络、数据库、多媒体和信息等技术的人员。 而实际情况却是档案管理部门就连专业的档案管理人员都很少，更惶论其他专业技术人员了。

2 高校档案管理工作创新性的探索

“以铜为镜，可以正衣冠；以古为镜，可以知兴替；以人为镜，可以明得失”，一个完善的档案管理就是一面镜子，通过档案我们可以了解一所学校校园文化的传承历程， 一所学校在成长过程中的跌宕起伏，也可以了解学校在教学、科研、学生管理等方面的得失。要做成一个完善的档案管理系统，就需要打破现有的档案管理理念，引入现代化的管理方法和管理工具，使档案管理的信息化建设合理布局，为高校的信息化建设做好信息服务工作。

高校档案管理工作创新性的核心是档案管理的信息化建设。档案信息化建设的基础是档案的电子化和数字化。档案管理信息化建设不是简单将档案数字化就可以，而是需要对数字化后的档案进行综合分析利用，让这些档案连起来、动起来，让档案管理由被动服务转为主动服务。 具体可以从如下几个方面进行创新性的变革：

1）档案管理理念的变革。 档案从其概念上讲就是保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。 但从信息学的角度去看，这些原始的记录却包含了大量的信息。这就需要对档案管理的理念转变为信息管理，将每一份档案作为一条或多条信息去对待，从信息管理的角度去建设档案管理系统。

2）建立档案信息资源库。高校的档案部门最大的优势就是收藏了大量的原始档案，这些原始档案就是一个巨大的信息资源库。 通过对档案信息的优化组合的处理， 提取档案中有价值的信息建立信息库，在信息库的基础上进一步开发利用，就可以为学校的教学、科研、学生管理等日常工作提供信息服务的支持。 在建立信息库的同时，需要考虑信息库的资源共享问题。 可以先在同类高校间建立纵向联系，实现信息的共享，然后可以与本地的图书、科技情报中心、数据中心或相关企业建立横向的信息共享。 通过建立纵向和横向的信息共享机制，使高校的档案管理在服务高校本身的同时也服务了社会，这也与国家的信息化建设的要求相符合的。

3）引入新的管理方式。 在人工管理基础上，引入计算机和网络技术，提高工作效率。对所有的档案信息和用户进行分级设置，然后根据用户级别开放相应的等级的档案信息。对档案信息提供多种智能化的查询方式，同时增加信息的关联性和交互性。

4）建立立体化的档案管理系统。 档案的建立归档，其所记录的信息，并不是孤立的。每一信息都有其特定的环境、时间、人物等元素。要正确的解读其中的内容， 就要对一份档案建立一个立体化的关系结构，使档案信息在时间、空间中完整呈现，让用户在解读的过程中，通过背景元素的立体呈现，确定档案中信息的实际价值。 比如高校的校史档案，除了时间的节点外，还有外部环境、人文环境等元素，只有将这些信息元素完整的结合起来才能对校史的发展有全面真实的了解，从中发现有价值的经验和教训。

5）动态化的档案管理。每年高校都有学生毕业，新生入学。每年都有大量的科研项目和课题立项和结题。高校的科研项目或课题随着学生的毕业而停止或重复的不在少数，这造成了大量的人、财、物的浪费。 为了避免这样的情况发生，就需要建立一个动态的档案信息跟踪机制，这样就为科研项目的工作提供了可追溯性的信息，有效避免损失。

现在社会最重要的资源就是人力资源。高校的学生恰好就是高校最大的人力资源库。 学生虽然毕业了，但学校不能因此而中断了学生信息管理，而应该通过各种方式不断补充学生毕业后的信息，通过这些后续的信息的补充，高校可以在校企合作、项目推广中迅速找到合适的合作伙伴，拓展高校的科研活动空间。

6）建立信息服务意识。 从高校领导到具体的档案管理人员，都需要将档案管理意识从硬管理向软管理转变。 即从简单的保存、被动服务转变为信息生产、设计和主动服务。通过对档案信息的提取整理，可以为高校教职员工和学生提供方便快捷的信息查询、阅读、检索的服务。 比如通过建立相关高校相同专业的毕业生就业信息库，就可以通过对这些信息的分析，预判社会上对各专业的需求趋势，从而为今后的招生规模进行调整。

7）调整档案管理者的角色定位。高校的档案管理者在建立信息化档案管理系统之后，其角色已不单纯是一个管理者的角色，而是信息的生产者、设计者和维护者，是档案信息资源和用户之间沟通的桥梁和纽带。 档案管理者的专业化程度、素质高低、工作积极性、主动性和创造性都将直接影响档案信息系统的使用效果。 所以必须要重视档案管理者，充分发挥档案管理者在档案信息系统中的主体作用。

高校档案管理在信息化社会中，必须打破常规、改变管理理念，只有进行创新性的工作，才能改变目前档案管理工作的现状，使高校档案管理真正成为高校教学信息中心、科研信息中心、人才信息中心。