ERP环境下数据准确性的保障技术探究

尤作琴

（江苏省电力公司电力经济技术研究院，江苏 南京 210008）

1 概述

目前在信息化的大环境下，企业为了提升竞争力，就必须从根本上来提高企业的管理水平，而运用电子信息手段则是最为有效的手段。而现如今越来越多的企业都运用电子信息管理系统，并且都能够实现业务活动与日常管理的自动化。其中最为突出的就是企业选用集信息流、资金流和物流为一体的ERP管理系统，使得企业实现了业务流的集成与整合。

ERP系统是一种信息高度集成的管理系统，它将企业的管理理念、业务流程、基础数据及计算机硬件软件集成于一体的企业管理系统。如果我们把ERP系统比作为一个信息化的巨人，那么基础数据就好比血液一样，贯穿于各个部位，其重要性也就不言而喻了。ERP系统数据由静态数据和动态数据两部分组成，静态数据也叫基础数据，是企业开展业务所必须的基本数据信息，如物料信息、客户信息以及供应商信息等。而动态数据也叫事务数据，是企业开展业务发生时所产生的数据处理信息，如期末库存、采购订单数据信息等。基础数据是ERP系统的根本，它是决定企业实施ERP系统能否成功的关键性因素之一，如果没有及时准确的基础数据就将无法成功实施ERP系统。

2ERP系统静态数据的质量控制

企业ERP系统的实施应用，其静态数据是贯穿于整个系统的必要信息，不可或缺的内容。企业对ERP系统静态数据的收集、校验、录入是一个非常复杂的过程，并不是靠技术的管理就能够确保数据的准确，而是需要一批既懂得企业需求和企业结构又懂得ERP系统的骨干人员来对静态数据进行严格的把控。

2.1 静态数据质量控制的难点

静态数据是动态数据的基础，它在整个数据的生命周期中都将基本保持不变，企业的业务员通过对静态数据的调用来保持数据在ERP系统中的唯一性。但是静态数据的涉及面又极广包含了企业内部所有的可见信息和不可见信息，可见信息有物料基本信息、供应商、客户信息、工厂、部门、车间、仓库等等信息，而不可见信息有单据的类型、仓库的性质、虚实件的关系、计划参数等信息，不可见信息在手工管理时是不会涉及到的，但是它却会影响系统的计算信息。

静态数据的准备工作量是非常大的，系统的各类信息都将从几个到几十个不等，而每个信息所包含的字段却有上百了，这二者存在着乘机的关系，所以其工作量是非常大的，但静态数据的质量控制的难点并不在于量上，而是其准确性，因为静态数据是ERP系统的基础，许多程序的运行与计算都是依靠它来完成的，静态数据与实际数据出现任何一点偏差那么其计算结果就将显得无任何意义了。

2.2 静态数据的质量控制

对于静态数据收集过程的质量控制，应首先确定数据收集的工作范围，待确定后才能安排适当的部门和人员，然后确定工作计划，对数据进行科学的分类，确定其先后顺序，最后将其下发到相关部门，进行统一收集。在收集过程中需要安排定期的会议，使得各个部门能够进行有效的沟通来确保信息的准确性。对于数据的收集的准备过程中需要制定科学合理的编码规则，但是其必须遵循唯一性、实用性、统一的编码结构、标准化、便于ERP系统处理、易用性等编码原则。在对数据进行收集的过程中，则需要编制物料数据收集的模板，制定合理的数据收集流程，只有这样才能收集到准确的数据信息。

对于静态数据校验的质量控制，待静态数据收集完成并给予相应的编码后，我们将需要对其进行认真的检查，包括数据的完整性、正确性以及唯一性。完整性包括记录的数量是否完整，最好能够让有经验的人员对其进行复查一遍并与历史数据进行对比。同时还应保证字段是否完整，ERP系统存在着必须输入的字段，如果字段缺失就将影响系统的稳定性。为保证其正确性，企业应根据自身需要制定检查原则。对于唯一性的检查，则需要从两方面进行考虑，一方面检查是否多个实物编成一个码，这个ERP系统自身可以检查出来，在使用过程中会提示编码已存在。另一方面则是要检查一个实物编成多个码，这就需要人工对其进行检查了，如不能将其检查出来，那么待ERP系统上线后将会出现一物多账务的错误。

在检查的过程中一定会发现各种问题，在对问题的处理时应做好各种资料版本的控制，每一类的数据都应有专门的部门及人员进行负责，由专人对其进行修改保存新文档，并且也要将旧版本数据进行保存，从而降低误操作的损失。

对于静态数据导入与复检的质量控制，待静态数据检查完，就需要将其数据导入ERP系统中，在录入前我们需要对其原始档案进行归档，将其文档作为重要文档进行管理，以免在后期工作中出现问题有据可依。做好备份工作，便可导入，待导入完成后，我们还需采用专业软件程序对其数据进行测试，来检验是否还存在错误，一般通过复查后的数据其准确性将大大提高。

3ERP系统动态数据的质量控制

ERP系统动态数据是伴随着企业的业务操作而不断发展变化的信息，它包括了库存、出入单据、发票、交货单等各类票据，动态数据的质量将直接影响着ERP今后的运行情况。但是在企业中存在着数据管理不规范、数据更新不及时以及工作人员无责任心等问题，导致动态数据的质量不高，影响着ERP的运行情况。

对于ERP系统动态数据的质量控制首先需要让领导重视，明白动态数据的重要性，对动态数据的收集及导入必须进行周密的部署，提前制定计划，并将责任指定到个人，对所有数据都要进行严格的把关。然后对于员工应加强培训，让每一个工作人员都深入的了解动态数据收集及导入的模板，对于关键点要进行讲解和强调。最后要保证数据的准确性，对于收集的动态数据要进行认真的审核，通过签字确认的方式来核实数据的准确性，确保动态数据的质量。保障ERP动态数据我们还需提供良好的硬件条件，使得每一位企业员工都能够信任ERP系统并能够真正的进行使用，更好的应用ERP系统，避免投资的浪费。

结语

在ERP环境下，数据的准确程度决定着ERP系统的运行情况，企业必须对其准确性有足够的重视，虽然要做到数据的绝对准确很难，但是只要各个部门之间能够很好的合作，在加上有熟悉ERP系统及企业需求的骨干人员的加入，那么保证数据的准确性还是可以做到的，企业运用ERP系统从根本上提高管理水平是可以做到的。

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