神农架林区天保工程二期档案管理研究

2013-08-15王治山丁建伦王登科谢志强

绿色科技 2013年6期

王治山，丁建伦，王登科，谢志强

（湖北省神农架林区林业管理局，湖北神农架 442400）

1 引言

2011年，神农架林区启动了天然林资源保护工程二期项目（以下简称“天保二期”），主要特点是项目多、投资大、时间长，是林区一项林业重点生态建设工程。在工程实施中形成的文字、文件材料、图纸、声像照片、视频、工程实物等档案数量很多。档案管理工作成了天保二期工作中密不可分的重要组成部分。如何管理好天保二期档案是迫切需要解决的一个现实问题。笔者从神农架林区天保工程二期档案管理现状、存在的问题、规范的必要性、规范对策等方面进行了思考和探讨。

2 管理现状

一是有管理机构。在天保工程一期时，林管局成立以分管业务的副局长为组长，各实施单位为成员的天保工程一期档案领导小组。二是有固定场所。局天保办、林场、林站都设立了相应的档案室，负责集中保管工程实施中形成的档案。三是有专兼职人员。档案管理人员主要由技术员或分管业务的场长兼职管理。据统计，林管局现有工程档案人员29名，其中专职管理人员4名，兼职档案人员25名。四是工程档案数量较多。据统计，林管局在天保工程一期建设中形成档案1010卷（盒），平均每年形成100多卷（盒）。

3 出现的问题

3.1 思想观念较落后

在工程实施单位中，部分领导和档案管理人员认为档案管理很简单，是一项粗犷性的工作，没有任何技术含量，任何人都可以胜任。有的甚至还认为档案管理就是把文件材料收集到一起统一放进盒子里。

3.2 档案装具不统一

各单位在使用档案装具时，没有注重档案的安全性、实用性、规范性，只注意了装具的价格和外表，造成档案装具出现参差不齐、五花八门的现象，影响了档案规范管理。

3.3 管理办法欠科学

一是档案管理操作办法没有及时更新。目前，仍然执行的是天保工程一期相关档案管理办法和沿用以前的档案整理办法。二是缺乏一定的专业性。在长期档案管理过程中，学习档案管理仅靠“传带帮”，没有经过正规培训和学习，导致档案管理缺乏档案的专业性。

3.4 收集资料不完整

少部分单位的档案资料存在着不完整的现象，缘由是：没有建立相应的收集和责任追究等方面的制度，管理中也还存在多头分散管理、人员不稳定等因素，致使档案存在差、漏、少的现象。

4 规范管理的必要性

4.1 各级部门重视

4.1.1 出台操作办法

国家林业局高度重视天保工程档案管理，先后在2006年、2012年印发了天然林资源保护工程档案管理的相关办法。该办法明确了档案管理机构、具体操作办法、考核、奖惩机制等详细内容。

4.1.2 经常组织培训

国家林业局和湖北省林业厅在组织天保工程建设培训中，每次都安排有工程档案方面的培训内容，从不同层面阐述档案管理的重要性和意义，提高大家对工程档案管理的重视。

4.1.3 落实奖惩机制

神农架林区人民政府将档案工作纳入了政府目标考核范围，对年度档案达标先进单位进行工资奖励，更好地调动了大家的积极性，单位领导的高度重视，使档案人员增强了做好档案管理的紧迫感和责任感。

4.2 工程管理的需要

4.2.1 各级检查工作的环节

各级部门经常深入实施单位检查工程建设情况。查阅档案自然就成了检查工作的重要部分。从某种意义上讲，档案建设也是工程建设内容之一，检查工作首要检查的就是档案管理是否规范。

4.2.2 积累工作经验的基础

工程总结的基础来源于档案中的文件、数据、图、照片、工程实物等。档案不完善、不全面，总结的质量就会直接受到影响。

4.3 社会发展的需求

随着社会的高速发展，人们对生态文明建设越来越重视、期望值越来越高，会到林业部门查阅生态建设工程档案，直观了解国家政策、工程建设成效和发展规划。只有丰富工程档案、规范工程档案才能满足社会不断发展的需求。

5 规范对策

5.1 加强组织领导

在林管局成立档案领导小组的基础上，各单位根据本单位的实际情况要调整领导小组，进一步加强天保工程二期档案的领导，增强单位规范档案管理的责任感和意识，不断增强对档案重视的程度。

5.2 规范管理细节

5.2.1 类别划分

天保工程二期档案由于具有专业档案管理特点，加上工程实施内容和时间有特定的形成规律，区别于文书档案和科技档案，应按照专业档案管理。专业档案特点为：一是具有明显的特定形成规律，这是专业所决定的；二是属部门档案的范畴。

5.2.2 收集环节

林管局根据以前的制度建立了工程档案收集制度，主要内容为：

一是注明由天保工程管理办公室负责日常档案的收集工作，天保工程管理办公室负责材料的日常收集，定期将办理完毕的材料移交档案室，移交材料齐全、完备。

二是明确档案材料收集范围：凡是反映本办公室工作活动，具有查考利用价值的文书、科技资料、会计资料、声像、电子、实物等各种材料，均应归档。

三是归档时间：每年4月底前完成对上年度形成文件材料和会计材料的归档工作。声像、实物等在工程建设过程中随时归档。

四是档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。

五是收集材料的要求：收集材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。不符合归档要求的档案材料，将责成档案材料形成的责任人按要求完成。

六是保管期限：按档案材料的性质和重要程度，分永久、30年和10年保管。

5.2.3 分类标准

天保工程二期档案应分成综合类和技术类。综合类主要包括与天保工程相关的综合性文件资料。技术类主要包括工程建设中的小项目，即森林管护类、公益林类、生态公益林类、森林抚育类。根据工程建设中的实际情况，再列出每一小类相应的文件，供分类、整理使用。

5.2.4 整理要求

林管局同档案局联合制定了《神农架林区天然林资源保护工程档案管理办法》，明确了档案整理操作步骤：文件排列—装订及编写页码—盖归档章及编号—编制目录—装盒—上架排列。

文件的排列：根据事由结合工程重要程度、时间来排列。页码的编写：按照正面右上、反面左上的要求编写。归档章的用法：据实填写全宗号、年度、类别、保护期限等内容。

装具的要求：根据档案的特性，应在档案部门购买统一的档案装具，保证档案安全、规范、美观。

5.2.5 照片档案和电子文件管理

电子文件：虽然目前电子文件尚达不到电子档案的要求，但应对照工程纸质材料档案进行收集、分类、存档和备份。

照片档案：应在档案局购买专业照片档案盒进行归档，采用6寸彩色照片归档，每张照片下面都要配备备注说明，要表述清楚照片中的内容和人物。

5.3 组织业务培训

基层档案人员素质参差不齐、稳定性不强，经常组织档案管理业务培训非常必要。一是林管局按照一定的时间段进行档案业务专题培训，或者结合其他工程业务培训进行综合培训。二是参加国家、省、区级各部门组织的档案业务培训，接受新知识，拓宽知识面。三是建立二级培训制度。即林管局工程档案管理人员接受上级部门培训后，林管局组织各工程单位进行相应的培训。四是利用培训机会，拓宽单位领导的知识面，转变“轻”档案的意识，改变对档案肤浅的认识，促使领导进一步重视对工程档案的管理。