档案资源整合面临的问题与对策

◎文/邢军 卜艳阁

档案资源整合就是将本行政区域内属国家所有、对国家和社会具有长期保存价值的包括政治、经济、科技、文化等领域的档案资源进行科学整合，实行集中统一管理，最大限度地优化配置国家档案资源。其目的是为了保护国家档案资源的完整与安全，实现档案资源共享，保障人民群众的利益。科学地整合、合理地利用档案信息资源，也是档案部门更好地服务于党和国家中心工作、服务于广大人民群众的一个重要举措。笔者结合工作实际，针对目前档案资源整合过程中遇到的问题提出相应的对策。

一、档案资源整合面临的问题

（一）专业档案资源分散，各自为政，难于集中

以漯河市为例，部分改制或地位特殊的单位分流档案资源，如银行系统、保险公司均因改制后，在档案工作方面采取“垂直管理”模式，其各门类档案不再向地方档案馆移交。公安、检察院、法院这些地位特殊的单位可以设置部门档案馆，造成综合档案馆事实上接不到这些单位的档案。此外，城建、国土、房产、环保、民政、人事等拥有业务档案的单位不移交其专业档案，也造成了档案资源的分散流失。档案资源分散多头保管，不利于群众查阅利用，不便于实现资源的共享和社会利用效益最大化。

（二）现行的许多档案法规并不支持综合档案馆对所属行政区域范围内的各种专业档案资源进行整合

专业档案的条块管理体制不仅体现在各种专业档案的管理实践中，而且已明确写入一系列档案法规，在一定范围内具有强制性和约束力。比如，《城市建设档案管理规定》：“县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案部门的监督指导。”其他一些档案行政规章等，几乎都明确规定由各级专业职能部门负责管理本部门产生的科技档案或专门档案。这些档案法规的相关规定无疑是专业档案分散保管的法律基础，造成了档案资源整合困难。

（三）档案资源能带来利益是档案资源整合困难的重要原因

随着社会的进步，人们越来越重视自身权益的维护，社会对档案资源的需求越来越大，拥有此类档案资源就有满足社会需求的资本，就能带来意想不到的利益。不少专业档案能带来部分收益，因此相关部门就想自行管理不愿移交。

二、加强档案资源整合的对策思考

（一）创新档案资源整合模式，以多种形式进行档案资源整合

档案行政管理部门在整合本行政区域范围内的档案资源时，可以创新整合机制，比如：在不改变各类专业档案归属和流向的前提下，将城建、房产、公安、环保、卫生等专业主管部门各自保管的专业档案集中到各级档案保管中心，在档案保管中心保管的各类专业档案仍属各专业主管部门所有。在管理上，或由各专业主管部门派专人管理，或由综合档案馆的档案管理人员代管，这样一来，综合档案馆的技术优势、保管条件优势、社会认可优势、资源集中优势等都得到了发挥，又兼顾了专业档案形成部门的工作需要和合理利益。因此，应该提倡在有利于国家档案资源管理和利用的大前提下，根据本行政区域专业档案的管理现状，兼顾专业档案形成部门，探索形式多样的档案资源整合模式。

（二）强化档案行政管理部门在档案资源流向上的主导权

档案行政管理部门在档案资源管理上可以提出行政要求，也就是说在行政体制调整过程中，为避免档案资源流失而遭受损失，对各撤销、合并、分立的档案资源的流向作出明确的规定。同时在开展目标管理考核定级活动中对档案资源建设提出明确要求，如果不按规定向同级国家综合档案馆移交档案的不得分，对辖区内的重大活动、重大事件档案的接收以及散失在社会上珍贵档案的征集也要有明确要求。

（三）借助政府行政资源

《档案法》第四条规定：“各级人民政府应当加强对档案工作的领导。”也就是说政府有责任和义务把辖区内的档案工作做好。为加强全市档案资源建设，建议出台“漯河市档案收集办法”，促进档案资源整合。档案行政管理部门应积极主动向政府汇报，争取其支持，以行政手段解决档案资源整合问题。

（四）重点加强民生档案资源的整合力度

各级档案行政管理部门应当制订出档案资源整合的近期和中长期规划，重点加强涉及民生档案资源的整合力度，进一步丰富改善馆藏结构，统一向社会提供利用。通过依法确定档案流向，完善民生档案资源进馆机制，调整档案接收范围，努力建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系，完善本区域档案资源优化组合和集约化管理。

（五）大力推进信息化，实现档案资源的社会共享

局域网、互联网和政务网的综合应用搭建了档案信息化广阔的网络环境，电子文件管理、网站建设、专门档案管理软件的应用都为档案资源整合共享打下了坚实基础。各级档案馆馆藏档案目录数据库建设、档案的数字化转换为实现档案信息资源的共建、共享及开展网上服务奠定了基础。因此要不断提升档案资源配置与管理水平，增强可以利用网络传输的数字档案资源的数量，通过相互的链接与整合提升质量，提高服务品质，用信息化的方式，推进档案资源社会共享的步伐。