医院档案信息化的任务与问题探析

张一楠

（黑龙江省森工总医院 黑龙江 哈尔滨 150040）

在信息化大力推进的今天，档案的业务基础建设也呈现出了信息化特点，并开始向现代化过渡，档案的建设和管理信息化是档案工作的发展趋势和必然要求。我国十七大报告中指出“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。而对于信息化建设的要求已经成为了国民经济发展和社会发展的首要任务和亟待解决的问题。想要让医院档案管理工作尽快完成信息化过渡，以适应社会发展的总体要求，必须首先了解什么是医院档案信息化，才能了解其现在面临的问题，进而找到解决的对策和方法。

一、医院档案信息化概述

医院档案管理的信息化建设是一项在国家相关档案管理部门规划和领导下将信息化技术在医院档案管理中全面应用的建设。利用信息技术对医院档案及各项信息资源进行合理有效的管理，为医院工作和社会提供相应的服务，从而达到加速现代化档案管理进程的目的。档案信息化管理也可以看成是将医院档案管理的重点和对象从档案本身实体向档案内承载的信息转变。要完成这一转变不是一朝一夕能够实现的，这需要一个长期合理的规划，在转变过程中必须加强医院信息化程度，必须建立完善的信息技术档案部门，让信息化渗透到档案管理的各个方面，从而切实的达到档案管理信息化和档案资源使用高效化的目的。医院档案管理信息化应该包含以下几个方面：

（一）医院档案信息管理数字化

医院档案信息管理数字化是指将原来的纸质文件、声音图像文件等传统形式的档案采用数字化技术进行数据记录、扫描压缩等，将纸质或胶片资源转化为数字信息并加以归档和存储，从而形成电子档案。并将这些电子档案进行整理分类，最终形成电子档案信息库。在进行档案管理信息化和数字化的时候应该注意：安全性、规范性、有效性三方面的原则。在医院档案管理信息化和数字化的内容上又可分为：档案目录数字化和档案全文数字化两方面。虽然数字化档案管理是主流发展趋势，但是我国的医院档案管理在进行数字化发展进程中还是面临着技术不成熟、资金不充足和数字化对象模糊与合作对象模糊等诸多问题。

（二）建设数字化档案网络系统

数字化档案网络系统也可以说成是电子档案网站，它是将医院档案等相关资料以主页方式为用户提供服务的网络站点。网站建设是医院档案管理数字化和信息化的第一步，也是非常重要的步骤。网站是将医院档案部门与外界社会联系起来的重要媒介。在档案网站建设过程中需要设置的功能主要有、服务、宣传、沟通交流几方面功能。在网站内容设置上面需要有：档案工作、档案机构、档案资源以及档案利用与服务几方面内容。

（三）加强数字档案的建设

数字档案馆的主要作用是提高用户在数字化环境下对医院档案信息的利用效率，并且以便捷服务和资源有效利用为建设目的。数字化档案馆有几下几方面特点：1.存在方式特别，因为图书档案馆是利用网络建立的虚拟工作环境。2.运行方式特别，数字化档案馆有别于传统档案馆的运作模式，它是采用完全网络化和信息化的运作模式。3.功能特别，数字化档案馆主要是以馆员对资源的存储和用户对资源的读取为工作内容的。数字档案馆和传统档案馆的区别在于：传统实体档案馆是数字档案馆建立的基础和基石；数字档案馆的出现给实体档案馆的建设提出了更多新要求，如信息更新速度等；数字档案馆在管理机制和服务机制上出现了传统实体档案馆从没遇到过的新要求和新突破，如网络服务、超越时间和空间的服务等。实体档案馆和数字档案馆不是相互对立的关系，他们是相互依存相互补充的关系。

二、医院档案信息化的建设原则

（一）规范性原则

想要提高档案管理的工作质量和工作效率就需要切实加强档案管理工作规范和标准的制定并实施。数字化档案馆在进行资料收集的时候可以通过直接的电子资料录入和通过纸质档案进行数字化转化两种方式，但是不管是直接进行电子文件储存还是通过纸质文件扫描储存都需要坚持档案馆管理的规范性原则，都需要制定出相应的操作标准和流程规范。

（二）安全性原则

网络安全的话题是随着互联网技术的诞生而同时诞生的，而随着数字化、网络化程度的不断加深，网络安全问题和潜在威胁和隐患也进一步凸现出来。医院档案信息化也不能避免的需要涉及到安全问题的讨论，加强医院相关网络安全技术的研制与开发是非常必要的，我们需要通过物理安全策略、网络安全策略和访问权限设置等手段保证医院档案信息的安全性。

（三）效益性原则

医院档案管理信息化建设是一项非常浩大的工程，其中需要投入的人力、物力和财力更是数不胜数，由于信息化建设不是一朝一夕能够完成的，又由于信息化建设需要不断投入，所以更需要遵守效益性原则，也就是需要从投入的资金当中显示出收益。

档案管理信息化虽然是主流趋势，但是各个医院也必须根据自身实际情况来制定信息化建设的步骤和建设目标。医院档案馆必须立足自身，将馆藏资源、社会需求、医院特色三者紧密结合起来，要将信息化、数字化的重点放在利用效率高的档案资源上面，选择出社会、读者最需要的资源。首先进行数字化，这样能够提高这些资源的使用效率，让数字化、信息化之后的档案资源为我们带来最大限度的经济效益和社会效益。

三、医院档案信息化的主要工作

本着“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。制定统一标准，规范档案数字化与网络化建设，按照共建共享、互联互通的要求，建立与完善国家医院档案信息目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库等各类档案数据库，实现医院档案信息资源优势互补和共享。加强档案管理信息化建设步伐需要做到以下几点：

（一）加强领导、提高认识

加快医院档案信息化的建设，要更新各级领导的知识领域，使医院档案信息化有一个明确的引路人。一个部门如果没有一名知识型的领导主管业务工作，档案管理现代化、信息化就是一句空话，市、县档案主管部门要在提高领导的现代化管理水平方面多搞一些培训工作，改变现有领导群众的知识结构。以适应现代化管理的需要。努力把医院档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地医院档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

（二）加大投入、增配软、硬件设施

要加快医院档案信息化的建设。首先，要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前，各级档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐。同时，作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法在政策上给下级部门创造条件，使医院档案信息化建设加快发展。

（三）引进和培养现代化管理人才

从目前基层档案工作人员学历上看，获成人教育大专学历的居多，大专院校毕业的大专以上学历的人员居少，这对档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利，要改变这种状况，简捷的办法就是调入大专院校毕业生，改变队伍素质结构，适应新的工作需要，对有发展前途的年轻同志，加大业务培训，在两年内完成全员上岗培训，建构三级服务体系尽快建立局域网，着力加快数安化建设，构建医院档案信息资源库。

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