实物档案的管理工作亟待加强

2013-08-15佟小鹏

黑龙江史志 2013年11期

关键词：实物

佟小鹏

（牡丹江市政府采购中心黑龙江牡丹江 157000）

对实物档案定义的阐述，档案学界一直是百家争鸣。对档案具有原始记录性和保存备查性这一档案的本质属性的认识大都理解一致，但对档案外延的理解却有不同。目前在我国影响最大的是“归档”标准说，即把办理完毕的文件归档作为现行文件转化为档案的关键点。近年来又出现了以何嘉荪为代表的“扩大外延”说，主张“把收发文登记宣布为归档，把全部现行文件宣布为档案”，此说与法国等拉丁语系国家档案界的看法相近。近年来，泛化档案的倾向越来越明显，其中以“实物档案”说为典型。有学者认为，“泛化”倾向不利于档案馆（室）与博物馆的合理分工。如确有必要，档案部门可以少量收藏—些与本馆、室藏档案有关的标本与样品等实物。但这些实物不具有原始纪录性，因而不是档案。对于确有保存价值的证书、奖状、印章、旗帜等，可视为特殊载体档案，不应称为“实物档案”。不管档案学界如何定义，实物档案这种特殊载体的档案却实实在在地大量存在于各个单位和部门，对实物档案的收集、登记、整理、归档，与文书、基建档案等其它门类的档案一样有着同等重要的作用。因此，不应因实物档案的定义之争忽视实物档案的管理。

一、关于实物档案管理中的问题

首先，对实物档案重要性的认识不足，造成许多实物档案不能按时归档。还有一些实物档案流失，影响了实物档案的齐全完整。其次，对实物档案存在着认识上的错误。有的部门把实物档案当成一种荣誉的象征放在本部门，直接影响了对实物档案的管理和利用。再次，各部门对于实物档案的收集归档的时间认识模糊。实物档案与其她门类的档案有所不同，其特点是隔年评比，而档案部门却往往收集本年度的实物档案，这样就造成本年度的实物档案不能随到随交，进而造成档案部门对实物档案的重复整理，影响了实物档案的齐全完整和归档工作的规范性。

二、关于实物档案的收集方法

为了保证实物档案的齐全完整，档案部门应该建立一套健全完整的收集、管理制度，实物档案应该随到随归档，以免造成遗漏；由于各部门进行先进评比的时间不同，造成实物档案形成时间上的差异，这就要求档案员要及时了解情况，从单位的年度评比中摸出实物档案产生的规律，从而使实物档案收集齐全、完整。

（一）对每年进行先进评比并形成实物档案的奖项，档案员应做到心中有数。例如：评选先进工会、党刊党报征订先进单位、交通安全先进单位等，这些评选每年都有，档案人员要将形成的实物档案及时归档。同时，档案人员要做好单位领导和兼职档案员的宣传和教育工作，使其认识到实物档案归档的重要性，保证实物档案能够归档及时，不遗漏。

（二）对于非每年评比的奖项，档案人员也要将什么时候举办评奖牢记心间，并在举办评比活动时将实物档案及时归档。

（三）实物档案整理。收集进馆的实物档案按奖杯、奖旗、奖章、奖状、证书、单位个人证章及其它分类编制案卷目录（附后）并按实物档案形成时间和进馆先后顺序分类编号、上架排列、集中存放。名人字画、奖状不装订，采取平放或卷放，每张贴粘胶纸，在粘胶纸上编号。书稿、著作类实物只编件号，不编页号，在目录中注明页数、散装入盒；证书材料、印章、锦旗奖杯每件粘胶纸，在粘胶纸上编号、散装入盒；其中奖杯不装盒。徽案类实物档案、钱币、票证档案参照片档案整理方法，将其固定在纸板上，左边系实物，右边加文字说明。实物档案属非全宗实物，接收征集进馆后要重新编号。进馆实物档案编号：包括总登记号、案卷号。

三、关于实物档案的利用

档案编研和展览是档案利用工作的重要组成部分，是档案室开展档案服务工作，面向社会宣传、普及档案知识、为经济建设服务的重要手段，实物档案是进行档案编研的好素材、举办档案展览的好展品。作为机关档案室，我们把档案编研和档案展览作为档案利用和服务工作创新的一大突破点，立足现有的档案资源，举办了相关的展览，发挥了实物档案的重要作用，起到了为社会服务的作用。我们同时还在档案编研工作上下工夫，让实物档案发挥其应有的价值。

四、加强实物档案保管工作的措施

（一）加快相应的规范和体制建设，构建实物档案保管的标准体系

从现阶段实物档案保管的实际来看，首先，必须完善收集标准规范。由于实物档案概念外延的模糊性，近几年来档案馆和博物馆都将实物档案视为己有，并不同程度地加大了收集的力度，导致一些档案馆盲目地扩大馆藏，给保管工作带来极大的负担。对此，有必要以标准和规范的形式明确实物档案的收集范围。其次，加强实物档案保管技术规范的建立。在理论研究的基础上，尽快建立保护技术的相关标准，是指导目前实物档案保护工作的关键。