高职院校档案管理的信息化提升研究

文/甘肃建筑职业技术学院 郭芙蓉

一、引言

（一）高职院校档案管理信息化发展的必然性

当前，随着信息技术的逐步深入发展，高职院校档案管理面临着新的形势和压力。通过各项措施来提高高职院校档案管理的信息化水平不但具有重要的意义，而且也是社会客观发展的必然性要求。院校的档案管理工作收集和整理了教学和科研的珍贵原始资料，包括教学科研档案资料和学生档案，这为高职院校未来的发展发挥借鉴的价值。以往的档案管理主要是针对纸质档案，由于信息技术的发展，促使纸质档案被数字化和电子化的档案代替，这成为高职院校档案管理工作的趋势。我国政府部门倡导高职院校加强档案管理的信息化建设，并对档案管理信息化建设做出了相应的规范和建设目标。与此同时，为了满足档案服务的现代化水平的要求，也要求通过先进的信息技术对档案资源进行有效的获取、处理、保存、应用，客观上促使高职院校的档案管理朝向电子化和网络化方向发展。

（二）高职院校档案管理信息化提升的价值

高职院校档案管理工作在高职院校工作中处于重要的地位，它能够真实记录院校的发展历史，展现日常教学科研和组织管理的状况。在新形势下，社会对高职院校的发展有很高的期待，这也增强了高职院校与社会的交流，而档案信息的利用需求也逐渐增加。只有加强高职院校档案管理信息化建设才能促使档案管理的信息进行广泛交流、传播和利用，实现档案管理工作的社会价值。因此，通过提升高职院校档案管理信息化水平，建立档案信息共享平台，才能充分实现档案的内容信息价值，并促使档案管理工作的规范化和标准化。

二、高职院校档案管理信息化建设现状

（一）高职院校的信息网络基础建设滞后

一些高职院校对档案管理信息网络基础建设投入的资金有限，这样就不能购置先进的计算机、扫描仪等档案服务硬件设备，档案管理部门的办公设备仅仅处理简单复印和扫描，从办公效率和质量上都存在着问题。在信息网络的软件建设方面，缺乏相关的信息化软件，不能使档案管理信息化建设走向规范化和标准化。这样由于信息化网络基础的滞后，导致高职院校档案管理信息化难以满足客观的需求，迫使高职院校应尽快加强信息网络的升级改造，并建立数字管理系统，与其他部门的管理系统进行有效对接。

（二）缺乏档案管理信息化的专业人才团队

一些高职院校由于对档案管理信息化建设重视不够，缺乏档案管理信息化的专业人才团队建设。缺少对信息技术和档案管理都精通的人才，未能对档案管理人员进行专业技能的培训，这样对档案管理信息化水平的提升缺乏人力资源的支撑。

（三）档案管理的信息资源开发落后

一些高职院校的档案管理的信息资源开发落后，对纸质档案资源开发利用还处在较低程度，仅仅停留在案卷级、文件级目录上，还没有建立数字档案管理系统。

（四）档案管理的信息安全性需要加强

由于电子档案的保管和使用的安全性比纸质档案存在着更高的技术要求，一旦计算机出现中毒等问题，就有可能造成数据的丢失和篡改，电子档案的安全性问题亟待解决。

三、提升高职院校档案管理工作信息化的路径

（一）加强高职院校的信息网络基础建设

要实现高职院校档案管理的信息化提升，首要的是要建设信息网络基础建设，包括建设软硬件设备，如购买先进的计算机、扫描仪、网络等及其相关的数字化档案管理软件。这需要高职院校投入资金给予支持，同时，要将档案管理的信息网络建设纳入到高职院校的数字化校园建设的规划中，进行稳步地推进。

（二）建立档案管理信息化的专业团队

高职院校领导要重视档案管理信息化建设，在建立先进的信息化硬件设施后，需要着手建立档案管理信息化的专业团队，通过引进外部的档案管理专业人才以及培养员工的专业素质的途径来实现。档案管理信息化的专业团队必须由计算机技术和档案管理跨专业复合型人才构成，这样才能确保团队成员可以运用计算机信息技术进行档案的编辑整理、选择开发、归类处理、调阅储存等信息化管理。

（三）建设高职院校档案管理的网站和开发档案信息资源

为了能够快速和便捷地让用户使用档案信息，高职院校应建设档案管理的网站和开发档案信息资源。通过档案管理的门户网站能够开展多项档案服务，如档案管理的最新政策、档案资源的编研利用等咨询服务。要将纸质档案转换成数字化的电子档案，并上传到门户网站上，实现对档案信息资源的加工、储存、展示，可以使用户随时随地进行获取档案信息资源。同时，高职院校应建设学校OA(办公自动化)系统，不断提高档案管理的信息化水平和服务效率。

（四）提高档案管理信息化的安全性

高职院校应采取技术手段提高档案管理信息化的安全性。跟纸质档案保管不同，数字档案由于在计算机网络环境中，容易出现数字化电子档案的毁坏，或者被病毒入侵，给档案管理带来严重损失。为此，就要重视数字电子档案的安全和保密。加强数据备份系统，实现数字化档案异质异地、随时保存备份，以及建立防火墙、信息加密等技术手段。

（五）加强档案管理信息化可持续发展的各项保障

为了能够促进高职院校档案管理信息化系统的可持续发展，高职院校还应积极开展以下几个方面的工作：第一，高职院校要加强资金的投入，为不断提升档案管理信息化技术提供资金保障，投入的资金来源可以多元化，更好地保障档案管理信息系统的稳定性和安全性。第二，高职院校要给予档案管理信息化建设专业化人才和管理制度。要引进档案管理信息化的专业人才，并对员工进行专业培训。为了促进档案管理信息化的科学性，要建立完善的管理制度。第三，高职院校要不断提升档案管理的信息化技术水平。要建立档案管理信息化的操作平台和共享平台，制定建设规划。同时要提高档案管理的安全性，做好不同介质档案的转化、异地异质备份工作。对档案资源进行开发利用，优化服务管理体系。

四、结论

通过对高职院校档案管理的信息化提升研究，得出在信息技术的引领下，高职院校的档案管理必须适应高校的迅速发展，通过信息化建设来提升档案管理的服务质量，解决高职院校档案管理发展过程中存在的问题，促进档案管理信息化的可持续发展。高职院校实现数字化的档案管理能够更好地服务于领导和师生，实现档案资源共享，这对档案管理工作具有实践价值。同时也要认识到，信息化的档案管理仅仅提高了技术手段，档案管理和服务应树立以人为本的理念，切实为师生负责，不断创新档案管理方式，提升档案管理服务的满意度。

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