人本管理 高职院校档案管理方式的转型

文/江苏海事职业技术学院 王青

高职院校档案管理是对院校组织部门、人事部门、教务部门、科研部门等形成的，关于院校各类人员德能勤绩和学生学习生活方面的记录，具有类型多样性、管理动态性强、使用价值较大，利用需求多等特点，是高职院校管理工作的一个重要组成部门，关系着院校的改革与发展。长期以来，在高职院校档案管理现代化的实践中，档案的物本管理方式长期占据主导地位，档案管理只见物不见人，忽视了人这一主体要素在管理中的重要作用，当前高职院校的发展与进步，强调实现人的全面发展，档案管理方式也应从人的角度出发，实现从物本管理方式到人本管理方式的重要转型，从而为高职院校各项改革服务。

一、人本管理的概念

人本管理不同于只见物不见人或只把人当作管理工具和手段的传统管理模式，而是深刻认识到人在经济活动的重要作用，突出人的地位，尊重人的主体作用，实现以人为中心的管理。核心是以人为本，要求把实现好、维护好人的利益为一切工作的出发点和落脚点，管理的目的是满足人的切身利益，实现人的全面发展。

人本管理引入到高职档案管理中，以人为本指的以档案管理涉及到的人员为本，既指档案管理的工作者，又指档案的利用者。档案管理人员既是内部管理的主体，又是对外服务的主体，是主动出击者，档案的利用者是档案服务的客体，是被动接受者。档案管理工作者的职业素质和业务水平直接关系到档案管理的质量，因此，以档案管理工作者为本是高职院校档案管理模式向人本管理转型的前提。

二、高职档案部门引入人本管理的必要性

（一）高职院校改革发展的需要

档案管理部门是院校的重要组成部门之一，档案类型划分以院校所有成员为标准，分为行政管理人员或者职员人事档案、教师人事档案、科研人员人事档案、职工人事档案、学生人事档案等，这些人员都是推动院校发展的主力军，了解和掌握不同人员的个人信息，是院校改革的基础。档案蕴含着这些信息，不同类型的档案类型反映不同人员的学历层次、职称高低、社会工作经历，教师专业，为高职院校的改革和发展指明了方向，档案部门的工作主要进行信息的收集、分类、鉴定、整理、保管、检索、利用等针对“物”的活动，但执行活动的主体是档案的管理人员，管理人员综合素质的高低决定了信息的丰富度、完整度、可靠度，提高档案工作者的综合素质，则需落实院校“坚持以人为本”的理念，从大局出发，充分挖掘人的潜能，培养人的创新能力，协调、调动、激励人的主观能动性，实现向人本管理的转变，提高档案管理工作的实效性、针对性，对院校的改革发展具有重大的促进意义。

（二）知识经济时代的必然要求

知识经济时代，知识是第一生产要素，知识的核心是科技，即“科学技术是第一生产力”，关键是人才，要重视人的智力资源，它是社会发展繁荣的直接推动力。

高职院校档案管理人员的知识是档案部门发展和繁荣的直接推动力，在知识经济时代，对档案部门实施人本管理，重视培养员工的知识素养和奉献精神；增强员工的团结力和凝聚力；提高员工的责任感和创新能力；创造员工工作的公平环境；树立推动档案事业持久发展的共同信念，时时处处以提高员工的知识素养为首要目标，才能适应时代的发展，才能提高档案事业的吸引力，为档案部门不断注入新鲜血液，使档案事业经久不衰，历久弥新。

（三）档案管理系统功能实现的需要

现代档案系统是由档案工作人员、档案管理设施、档案信息、档案管理任务和目标等要素组成，其中，档案工作人员因素主动性、积极性、活跃性最强，在现代档案管理中，坚持以人为本，把工作的视角由物转向人，工作的设计、规章制度的制定、组织结构、工作的目标以人为出发点和落脚点，尊重人、关心人、爱护人，合理用人，注重人自身价值的实现，为人自身的发展考虑，从而充分调动人的积极性、主动性，增强他们的创新能力，让人从被动管理转为主动出击，主动为档案事业服务，为档案事业贡献自身的力量，才能促进档案系统功能的实现，从而促进档案事业的蓬勃发展。

三、人本管理在高职院校档案部门的实施

（一）构建以人为本激励机制

人本管理的核心是尊重人、关心人、激励人，构建以人为本的激励机制，可使人本管理得到有效实施。长期以来档案管理一直“重藏轻用”，档本位思想占据主流意识多年，带来的连锁反应是档案工作者得不到学校的重视，职称、薪酬、福利待遇较低，晋升机会较少，个人发展空间有限，而档案工作必须紧跟时代的发展，一低一高的巨大反差，造成档案工作者心理失衡，工作热情不高，影响积极性和创造性的发挥。针对此现象，领导者应本着“以人为本”的理念，了解关心档案工作者的思想、工作和生活，真诚帮助档案工作者解决实际问题，满足他们的实际需要，维护他们的切身利益，在档案部门树立尊重知识、尊重人才的思想，营造鼓励创新、鼓励创造的良好风气，同时，引用示范激励、情感激励、目标激励、物质激励等各种激励机制，培养员工对档案工作的高度热爱，调动他们工作的热情和积极性、创造性，从而促进档案部门各项工作的档案事业的发展。

（二）建立和完善以人为本的档案管理制度

建立和完善以人为本的档案管理制度，就是要实行以人为本的目标管理和以人为本的权变管理。以人为本的目标管理就是突出人在目标制定、实施、评价中的作用，首先，档案部门要有总体的目标，并把总体目标分散给每个档案工作者，个人目标实现的同时，总体目标也得到了实现；其次，总体目标的实现依存个人目标，体现了领导对员工的信任，能够激发员工的潜能。最后，每个人都有自己的目标和任务，为了实现自我的目标，档案工作者会自觉参加学习，提高自身的业务水平，从而提高档案员工的整体素质。

以人为本的权变管理是人员的匹配问题。档案管理部门要根据每个人的特点实行不同的管理方式，根据每个人的兴趣爱好、特长分配到适合岗位，充分发挥员工的特长，调动员工的积极性，使部门总体目标与个人目标得以统一实现，维护员工切身利益的同时也带动了档案事业的进步和发展，实现了个人与档案部门的和谐发展。

（三）加强档案管理部门文化建设

文化是软实力，档案管理部门注重档案工作硬件配置的同时，也要加强本部门的文化建设，文化建设主要侧重于：1.培育具档案管理部门特色的共同价值观和精神；2.坚持走中国特色社会主义道路，树立实现民族伟大复兴的共同理想，形成积极向上的部门形象；3.制定具有自身部门特色的，切合人自身发展需要的工作目标和发展战略；4.建立以人为本的部门规章制度，档案部门的任何决策都要以满足员工的合理需求，实现员工的全面发展为前提；5.建立档案工作者参与决策的制度，让每个员工都积极参与档案部门管理事项的决策，民主选举，民主决策，提高档案管理部门工作的实效性；6.创设公平、民主的工作环境和健康和谐的人际关系，关注人的思想和心理的变化，及时给予人性关怀，使员工保持高度的热情和良好的心理开展档案部门管理工作；7.开设培训班，聘请专业人员授课，帮助员工提高业务能力，为员工的成才发展的创造有利条件。

四结论

时代在发展，社会在进步，在科学发展观的指导下，高职院校档案管理部门，也应紧跟时代潮流，变传统的物本管理为人本管理，坚持以人为本，全面协调可持续发展，统筹兼顾，实现档案工作人员的全面发展。

人本管理的理念正在不断进步和完善，作为一种新的管理理念，其优越性在于能够最大挖掘人的创造力，提高人的积极性，这对档案管理工作起着不可替代的作用。高职院校应努力开拓档案管理部门人本管理的新局面，并使其成为档案管理的主流理念，成为推动档案事业发展的不竭动力，永葆档案事业发展活力。

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