解析办公室计算机文档管理

文/扬子石化分公司水厂 吕继红

办公自动化系统是网络办公系统的核心。网络技术以工作流程为指导核心，资源共享系统作为现代化网络系统能够方便快速的进行机关内部单位和外部单位的交流，保证信息的全方位交流。办公自动化系统作为信息交流系统变得更加重要，系统主要负责收集和处理信息并且保证信息的通畅。

一、合理利用计算机存储资源

合理利用计算机存储资源，存储有序，设备安全。做到随时调用所需文档。在计算机硬盘或者软盘之间存放一个移动介质，既可以保存重要文档又可以提供重要数据。在工作中，如果文件夹中的文件太多，应该减少使用大图标或者是缩短排列文件的方式，选择列表中的方式进行排列，在文档存储过程中，根据文档之间的属性进行排列，集中统一分类管理。通过大小以及修改的时间进行排序，方便检索。同时，建议用户根据计算机的存储情况，适时调整磁盘的碎片操作，紧缩文件空间，避免出现调用迟缓的现象。建立具有鲜明特征的文件夹，可以提供简化检索路径，尤其是对长期使用计算机的工作人员来说，将成千上万的文件存放在一处，难以被找到。因此，建立具有特殊名字或者关键字的文件方式可以提高计算机文档的管理方式提升综合利用效率。

二、建立文档管理文件夹

计算机办公人员在日常工作中要养成分类储存的习惯，对文档的使用要做到分门别类，建文件名时，用易识别并且将文件名字设定为方便记忆的形式。将计算机中所有的文档按照类别或者属性归类，并且设立文件夹管理文件，方便日后使用。建立电子表格库、个人信息库、规划设计资料库等管理文件，并给文件夹起名。不仅当事人一目了然，日后需要查阅时，也节省时间。甚至是避免文件夹丢失或者找不着文件。在文件夹中建立子文件夹，方便存放上级文件或者与文件夹相关联的文件。按照属性存放文件。将具有共性的文件归类管理之后，存放到同一个文件夹中，避免出现存放现象混乱，在建立新文件夹时，直接存放应该归类的文件夹，不能存放在“我的文档”中，以免发生混乱查找不便。计算机文档整理储存区，利用存储空间并且应用清理废纸的理念管理计算机文档。在日常工作中，整理办公桌文件时，将废弃的文件扔进废纸篓中，并且随时整理自己的办公桌，这种习惯对计算机文档同样适用。因此，要随时保持清理垃圾文档和过期文档的意识。一次性或者长期不用的文件不宜存放在计算机硬盘之中，作用不大，淘汰掉的，需要计算机长期保存的文件应该放在移动存储介质中，如U盘以备后用。应经常查毒避免遭受病毒破坏而无法正常读取，及时清除计算机内的垃圾文件，清空计算机存储空间。不能人为的制造垃圾文档，在使用过程中养成良好的管理习惯，不能随意复制文件导致文件附本太多，不能在互联网上没有意识的下载软件以免垃圾文档过多占用存储空间，这样病毒容易入侵，影响计算机运行速度。

三、及时清理邮箱存量

邮箱好比我们办公桌上的抽屉，因此，也要养成适时整理计算机邮箱的工作习惯。在工作中，无论是登陆单位、内部网站、互联网，每天都可以收到属于自己的邮件，随着邮件的日积月累，无用或者是过期的邮件会塞满邮箱，工作中我们可以发现，用户在使用过程中，不及时整理或及时整理，导致我们发邮件经常堵塞，发不出去，还要打电话叫他们清理一下邮箱。邮箱不及时清理，会占用较大空间，不仅体现不了邮箱的价值，还浪费了存储资源。因此，建议邮箱用户，将邮箱需要的邮件转移到其他地点，不需要的邮件及时删除，净化邮箱空间，留出可用的存储空间减少邮箱的负担，提高邮箱的利用率，方便查找邮件。

四、运用计算机文档处理系统

网络办公系统的核心部分是办公自动化系统，基于计算机技术，网络技术现代通讯技术，信息安全技术，现代管理技术以及这些技术的集成为基础，不仅作为资源共享，还是现代网络化系统迅速进行全方位交流和交换信息的过程。信息技术变得非常重要，不仅使通信交流便利和还有信息资源共享。因此，办公自动化系统作为信息系统非常重要。系统不仅负责保证信息的通畅，还可以收集并且处理办公信息实现科学决策。办公自动化系统是运用稳定的网络传输功能将信息高质量的传送出去。保证办公内部的信息方便快捷的传递，需要建立组织内部的专业电子邮件系统，通过机关内部人员之间的通信服务，加快了办公人员之间的交流，提高了办公效率。在企业办公单位中，在信息平台发布信息，并且在企业内部安排各项会议事项。发布信息和建设信息自动化可以提高办公效率。不断的循环使用这项工作是提高工作流程实现工作交流一体化。例如将常见的企业发文、收文等，会议管理成为应用办公自动化成了应用部分的核心。也是整个工作流程的发起者，草拟文件，由一个部门向另一个部门发起流程在抵达流程终点，是将文件归档入库以及工作流程自动化，实现这项工作途径就是实现工作流程的实时监控。解决工作中出现的问题并且提高各个部门和岗位之间的协同效率产生这三种效率不断融合发展，工作流程的自动化模式是基于邮件的数据共享和数据库的群件模式中的，也是基于邮件和数据共享之间的在档案自动化管理模式中要想在大量的文档管理中出现大量的机关文档必须要处理各个部门的文档。这些文档主要是以文件，报表和信函以及传真的方式出现，文档管理自动化在办公自动化系统中尤为重要。

文档处理系统是办公自动化系统中主要的应用软件。文档处理系统保存大量的信息和文档并且进行资源共享。在没有使用文档处理系统时，不同的部门有不同的检索信息与检查信息安全的方法。甚至是对于大量的文档，我们都要做不同的保管，在使用和资源共享中要处理文档出现的困难。因此，文档管理的出现就能很好的弥补了这项空白。真正实现了文档电子化。并且在系统中规定使用权限，使用文档管理自动化系统时，一般出现查询条件之外的系统检索方式并且根据查询条件对系统提供的检索方式进行全面的排查。根据查询条件对出现的文档进行全面的检索。检索管理的合理化最难明确查询条件，只有模糊主题才能实现文档自动化检索，方便查询数据库资料以及文档存储的信息。检索到更多文档资料。计算机的网络技术的快速，是机关办公工作中可以通过电子邮件或者电话视频会议等方式进行协同合作的方式。办公自动化作为一种独特的方式避免受到地域和时间的干扰，计算机和网络技术的快速发展是机关办公可以使用电话视频的主要途径。电子邮箱等异步协作方式成为电子邮件异步发展的主要传播途径。避免地域时间的限制进行办公交流和决策。因此，移动办公成为了办公自动化的一种方式。通过无线局域网不受地域的限制，可以在休息和外出的时候随时访问，对于无法及时解决的信息可以按照一定的处理程序进行解决。最大程度的解决了办公效率问题。未能及时消除处理相关公务时，可以使用离线传输，提高工作效率。在现代的办公过程中，要想全面的了解系统化的分工可以通过信息系统进行分工。

五、计算机资源的安全性

办公自动化系统安全控制是十分重要的一种体现。也是整个系统加工过程的主要表现方式。一般文件的密级分为三种，普通、机密和绝密。整个系统在使用过程中占有首要的条件，保障机关文件信息的安全性是保障信息的安全，通常是保障机关文件信息的安全性和自动化。在系统办公中，设置信息权限阻止非法用户入侵，都可以提高办公自动化信息系统的安全性。

保障计算机信息网络安全，保证计算机安全稳定运行，防止文档丢失和信息泄露，在网络化的今天，信息安全是一个永恒的话题，因此，保护信息安全尤为重要，尤其是重要的文档或者是涉密资料，要采取适当的保护技术，利用软件方式或硬件方式来进行保护。对重要的文档要隐藏保存，并且设置修改口令、转移到他处等方法进行保护。同时，对存储有涉密资料的计算机，可以采取互联网连接和保存业务专用机的方法加强信息保护。

网络信息快速发展的时代,门户网站建设绝不是起观赏作用,更多的是提供单一的访问信息资源,满足用户的需要以及企业的生产经营.实现信息共享.构建好企业信息门户有利于增强企业的竞争力,增加或者提高销售,增进与用户的沟通和交流.提高企业生产效率,降低经营成本,优化资源配置.如何更好的构建企业信息门户,只有纵观全局,才能真正构建高效运行的企业信息门户网站,网站的全面管理和不断更新维护是进行合理科学优化网站高效运行的前提和保障。

六、结语

计算机对我们的生活和工作都有非常多的帮助，我们要科学合理地运用计算机文档，不断完善计算机安全的漏洞和增强保护计算机安全的意识，提高工作人员的计算机文明素养，提高文档业务管理水平，保障计算机资源安全，彻底实现计算机文档的有效管理，提升现代化办公效率的运用。同时，计算机工作人员必须清醒的意识到，新技术和信息设备的引入和使用，促进办公自动化的发展。但是，办公人员与系统的磨合性就加大，只有积极地学习和吸收新鲜的计算机知识，才能保持计算机的办公效率，也只有加强对计算机人员的培训，才能确保计算机人员与设备的协调性，才能充分的发挥计算系办公自动化运行系统的优势，实现人们期待中的办公自动化。总而言之，运用办公自动化系统给我们的办公带来轻松、便捷的工作环境，全新、自动、高效的提高我们的工作业绩，出色的完成办公业务。

[1]高秦伟.计算机与网络办公实用全书北京[M].中国物资出版社.

[2]武坤主.应用教程北京[M].机械工业出版社.

[3]傅京孙.人工智能及其应用北京[M].清华大学出版社.