人事档案信息资源开发利用的探讨

文/绍兴第三医院 宋敏

一、人事档案信息资源开发和利用的意义

人事档案信息资源的开发和利用指的是把干部职工的档案信息作为基础，再利用一定的方法、方式，来提供档案或者档案内容的有关情况，它是档案工作的目的和归宿。其具有的意义则是多方面的：

（一）人事档案信息的开发和利用是达到人事档案管理工作的根本目的的主要途径

开发利用人事档案信息资源，最大限度发挥人事档案的作用，并且服务于本系统的中心工作和人事工作是作为人事档案工作的根本目的存在的。我所在的卫生系统中的干部职工因行业的特殊性极大部分是专业技术人员，在职称评聘、学历提升、医学继续教育、科研成果的申报、干部任免等方面对人事档案信息资源的利用率较高，为此我们人事档案管理部门通过及时收集和整理保存干部职工档案资料，为系统内外开发利用档案信息资源的工作奠定了良好的基础。我认为只有我们人事档案部门及时、系统、有序的开发人事档案信息资源，有效的满足各医疗卫生单位人事管理工作的需要，才能真正的显示出人事档案的价值性，充分发挥出人事档案管理的作用。

（二）人事档案信息资源的开发和利用是衡量人事档案管理工作好坏的基本标尺

实现人事档案信息的有效利用是人事档案管理工作的最终目的，而档案质量是与人事档案的利用效果密切相关的。多年来从事人事档案管理工作实践证明，如果我们档案室管理的人事档案内容真实、资料完整，能从各个方面展示干部职工的思想品德、业务水平，能方便又高效的为各医疗卫生单位做好信息的有效利用，那么我们的人事档案资料才发挥了应有的作用，不然恰好相反。与此同时，人事档案信息的利用工作虽是建立在基础工作之上，但同时二者又是紧密相连的，如果没有良好的基础工作做保障就不会有之后的利用工作，若是基础工作处于薄弱水平，那么利用工作就不会有效的开展。除此之外，人事档案管理工作者要注意把人事档案资料作为重要的人才信息资源对待，档案管理者要熟悉馆藏，围绕本年度政府及本系统的中心工作，做好人事档案管理工作。

（三）人事档案信息资源的开发和利用是合理科学开发人才资源的必经之路

管理的宗旨是合理并充分的利用各种资源以获得最佳效益。人事工作本质是管理者的工作，即是开发人才、使用人才、培养人才，最大限度的调动干部职工积极性，使有用的人才充分发挥其才能。所以，每个医疗卫生单位要想高效利用人才，就必须充分、全面的了解自己的干部职工，包括其德、能、勤、绩等等方面。通过人事档案信息资源的开发利用，就能达到知人善任的目标，就能最大限度的为各种人才脱颖而出创造良好的平台。

二、人事档案信息资源开发和利用的对策

（一）解放思想，更新认识，转变传统观念

要想更好的开发人事档案信息资源，必须更新观念、解放思想，要重视档案信息的开发和人事档案资料的收集，在保证人事档案管理的保密性基本原则基础上，我认为关键是要主动将档案信息开发利用工作做好。一是，行动上要主动。要变被动型服务为主动型服务，实现被动服务到主动服务的转变。不但要注重平时的人事档案的工作，而且要根据本系统人事工作的不同时期如职称晋升、工资审批，干部任免等，要适时的提供一定的相关档案信息资源。二是方法上要改进。对于这个问题，我的观点是要从根本上改变传统的人事档案资源的开发利用方式方法，利用数字化手段把人事档案信息资源转变为各医疗卫生单位提高人事工作质量和效益，成为让各级领导发现、使用、培养、选拔各类人才的依据库。三是措施要切实可行。要着重掌握了解人事档案信息的来源，注重建立健全人事档案信息联系制度，逐渐形成一个全系统人事档案收集的有效网络，督促下属单位及时提供有价值的、真实的、全面的档案信息，来提高人事档案信息的利用效率。

（二）加强信息资源建设，建立信息数据库

信息化建设是新时期人事档案信息资源的开发利用重要举措，人事档案信息化建设的基础工作是建立人事档案信息数据库。做好这项工作关键是要保证人事档案信息数据库的数据内容做到详实、全面、准确，而且要保证信息的随时更新和维护。首先信息数据库不仅要包括干部职工的基本信息，还要有每个人的学习经历、工作经历、职称评聘、科研成果、论文专利、奖惩记录、工资变化、职务任免、主要社会关系以及家庭成员等等信息，这样通过数据库可以方便地进行每个人的信息检索、统计、查询、分析，进而生成各种相关的表格和名册，以达到充分利用人事档案信息，提高人事档案工作的利用质量和效率。其次为了尽量满足各医疗卫生单位利用工作的需要和保护人事档案实体的需求，对于人事档案信息数据库没有办法提供干部职工的鉴定材料、考核材料、个性特点等情况的现状，我建议可以采取在人事档案信息数据库的模板上建立起全文数据库，用扫描仪将利用率高、利用价值高的档案资料扫描到电脑上，以建立全文数据库，就可以通过计算机完成人事档案信息的传输、查阅与摘录，以进一步发掘人事档案信息以及各类专业技术人才的内在价值。

（三）建立服务网站，加强信息安全管理，达到信息共享

随着信息化的发展，我们应加强对数字档案信息的管理和收集，并通过网络提供利用和连接，为此需加强局域网、互联网和广域网的“三网”建设，建立起功能完善、技术先进、内容齐全的人事档案信息服务网站。档案信息使用者在通过网络利用人事档案信息的时，个人图像、声音以及相关文字等等各种信息一应俱全，使信息使用者有与所调查者面对面交谈的感受，逐渐实现人事档案信息资源的网络共享，达到充分开发利用人事档案信息资源的效果。但建立健全人事档案信息服务网络，首先要解决的问题是干部职工档案信息的安全性。对此，我认为可以借鉴国外的人事档案信息管理制度，把人事档案信息分成三个级别：第一级是允许自由查阅的人事档案信息部分；第二级是可以申请查阅的部分人事档案信息；第三级是需要严格保密的一部分人事档案信息。这样就可以根据不同的等级，来进行不同的安全管理，以保证档案信息资源的开放利用的安全性。

三、结束语

卫生系统人事档案工作的落脚点和出发点是高效、准确、及时的为本系统的中心工作和各医疗卫生单位的人事工作服务，衡量和检验人事档案工作优劣的基本尺度是把保证高效利用作为工作中心，做好优质服务。对此，我们档案管理工作人员要进一步提高认识，明确服务方向，时时处处为信息使用者着想，敢于开拓创新，转变观念，实现档案信息资源的最大限度的开发利用，充分发挥出人事档案信息的作用。

[1]叶晖.加强人事档案开发利用的探究[J].青春岁月,2012,18.

[2]张博.人事档案的开发利用思考[J].才智,2012,35.