信息数字化对高职院校档案管理的影响

文/佛山职业技术学院 刘珺

高职院校的档案管理是指:高职院校在从事招生教学教研社会培训等活动中形成的对学校、学生和社会有保持价值的各种记录。它是高职院校管理工作的一个重要组成部分，反映和呈现了高职院校从建立到发展的过程中，教学、科研、管理各个方面的情况，能够有效地评估学校的教学质量和管理水平。在新的形势下，传统的高职院校档案管理模式渐渐暴露出它的问题，而信息化数字化的新型档案管理模式则在很多方面发挥出它的优势。

一、信息数字化对高职院校档案管理的有利影响

（一）满足时代的发展需求

信息数字化对高职院校的档案管理，首先体现在满足时代发展需求的方面。一方面，随着社会对职业人才的需求量的不断增大，职业教育迎来了发展的黄金时期，国家对职业教育给予了越来越多的关注。伴随高职院校对大学教育“人才培养”、“科学研究”、“服务社会”、“文化传承”四大功能的响应和落实，同时进一步实现培养大批产业发展所需要的高技能、高技术、应用型的一线人才的目标，高职院校档案管理的难度进一步增大。在这种情况下，单靠传统的档案管理方法已经越来越不能适应社会发展的需求。因此，建立信息数字化的高职院校档案管理体制就变得尤为重要。它是对旧的档案管理模式的一种大幅度的改造，是在充分利用网络和信息技术的条件下所进行的高职院校的档案管理工作。

（二）满足学校管理的需求

运用信息数字化对高职院校的档案进行管理，还在某种程度上满足了学校管理方面的需求。作为高职院校教育管理中一个重要的环节，档案管理工作由于其自身的复杂性而备受重视。做好高职院校的档案管理工作，对于高职院校的教学管理至关重要。一方面，档案管理的信息化有利于专业建设。由于当今的社会对于专业人才的需求越来越大，所以适用于专业人才培养的高职院校规模越来越大。在这样的情况下，运用信息数字化的方式，能够对人才档案进行有效的归类管理，从而方便专业建设。另一方面，档案管理的信息化也在某种程度上有利于教学评估。对于学校教学方面的评估，一项重要的内容就是评估其在人才培养上所达到的成效。人才档案能够一目了然地反映人才的基本情况。因此，实现档案管理信息化，能够使评估单位清楚地掌握学校的人才培养情况。同时，高效的人才管理模式也能够充分体现一个学校的办学水平。所以，高职院校的档案管理数字化，是衡量高校现代化程度的一个重要指标。在这样的档案管理模式下，高职院校的办学水平能够得到极大的发展，很大程度上有利于它们进行示范性院校建设。

（三）提高档案利用的需求

运用信息数字化对高职院校的档案进行管理，还能够满足档案利用的需求。传统的档案管理理念侧重于对档案的保管和收集，而对档案的开发和利用，却没有投入过多的关注，因此在一定程度上造成了很多有利用价值的档案资源的浪费。另外，由于传统的档案管理在技术水平上的落后，所以档案一旦归档，就很少再调出，大大减低了它的利用率。而且纸质的档案具有“独占性”的特点，需要使用的人往往不能在同一时间进行资料的共享。在这样的情况下，运用信息数字化对高职院校的档案进行管理，能够有效地提高档案的利用率和服务水平。高职院校的学生档案因此增加了被浏览的频率，这对他们的继续教育和发展都有很大的帮助。

二、信息数字化对高职院校档案管理的不利影响

当然，运用信息数字化的模式对高职院校的档案进行管理，也存在着一些问题。不过这些问题随着管理水平的提高和管理方法的成熟，会逐渐得到解决。

（一）设备上的问题

信息数字化对高职院校档案管理的不利影响首先在于，造成了大量设备的浪费。由于一些高职院校档案部门本身即缺乏对信息数字化的档案管理模式的理解，也不懂得该怎样利用先进的技术和设备实施这一管理，所以当那些有用的设备被引进之后，不能进行有效地利用，只能闲置在档案室里。

（二）人员上的问题

信息数字化下的高职院校档案管理对工作人员提出了包括理论水平、操作技能和管理水平在内的各项要求。在这样的情况下，很多原先的档案管理人员便不再适应档案管理工作的需要，而选拔和培训新的符合要求的管理人员又要耗费大量的财力物力。因此，管理人员上的变动是一个重大的问题。

（三）安全上的问题

信息数字化对高职院校档案管理最不利的影响在于，造成了档案管理安全上的隐患。档案管理部门一方面对档案管理信息化建设安全保障不重视，所以敷衍了事，造成档案安全出现很大的问题。另外一方面缺乏相应的安全管理知识和安全管理技能，不能及时发现问题和解决问题，使得档案安全出现隐患。

三、信息数字化影响下的高职院校档案管理措施

（一）制度建设

针对高职院校信息数字化的档案管理模式中出现的种种问题，首先要通过制度的建设来有效地规范档案管理中的行为。

在运用信息数字化的方式对高职院校的档案进行管理的过程中，首先要严格遵循国家颁布的有关档案管理的技术标准和规范，在这些标准和规范的指导下，结合每个学校的实际情况制定出符合实际需要的档案管理标准。同时制定相应的责任制度，明确管理人员的具体责任，争取做到事事有依据，人人有责任。此外，对国家和各省已经制定出的具体的标准和规范，要进行积极的贯彻落实。尤其是要落实好所属省的各类技术标准和规范，以保证校档案信息化与省档案信息化建设在同一个平台上发展，最大范围地实现档案信息共享。

（二）设备引进

先进的设备和技术的引进也是信息数字化背景下，加强高职院校档案管理水平的一项重要措施。传统的高职院校档案管理对技术和设备并没有太高的要求，但信息数字化模式下的高职院校档案管理却需要拥有先进的设备和精良的技术。

因此，学校需要制定相应的计划，引进先进的技术和设备，确保档案管理信息化建设的顺利进行。

（三）队伍建设

此外，加强对档案管理人才的队伍建设，有利于提高档案管理的水平。传统的档案管理方面的人才在信息数字化发展的背景下，已经难以承担起相应的责任，或多或少地暴露了自己在新型的档案管理工作中的不足。因此，加强信息化的人才队伍建设，培养专业的档案管理人才就显得至关重要。对于信息数字化背景下的高职院校档案管理人员的培养，首先要从计算机与网络技能的培训入手。在有效地提高了他们专业技能的基础上，传授给他们档案管理方面的知识，并且有意识地训练他们的管理能力。

四、结语

综上所述，在现今的经济和科技发展形势下，运用信息数字化的方式对高职院校的档案进行管理，是一件十分必要的事。它既可以满足时代发展的需求，也能够通过档案管理水平的提高推动学校的整体教学管理水平，同时还能够提高档案自身的利用率。但是，由于管理人员理念的陈旧，管理知识的缺乏等因素的影响，高职院校的档案管理的信息化过程中还是存在着各种问题，如设备问题、人员问题、安全问题等。所以，为了加强对信息数字化背景下的高职院校的档案管理，需要从制度建设、设备引进、人才培养等多个方面入手，综合开展管理工作。

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