以公众需求为导向的档案信息资源建设研究

文/河北省唐山工人医院 白艳辉 吴颖利

一、档案信息资源建设机制的种类

我国普通的档案信息资源建设机制大至分为以技术为中心、以资源为导向、以需求为导向这三种机制。以技术为中心的建设机制是以档案信息资源获得、储蓄、组织、查询、公布等方面的技术创新与开发为主要目标。以信息流的控制作为核心，工具为计算机，主要的工作内容是以自动化来处理各项数据和信息系统构造，主要是技术因素。此建设机制没有以用户的实际需求、人力资源等相关因素为组织出发点进行服务集成，存在一定的局限性。以资源为导向的建设机制主要是达到档案信息管理的需求，以档案的收集、评定、处理、编研等传统工作职能，通过技术手段提供档案信息资源的查阅与检索。此建设机制虽然着重了以用户为中心，不过技术手段与管理观念相对不先进，资源建设大部分都是以档案信息的管理方便为出发点，信息共享存在一定的局限性，不能符合用户的多样化需求。以需求为导向的建设机制主动、准时的提供满意的档案信息服务，分为档案信息资源和用户信息需求两个方面，把用户作为中心，达到快捷有效的满足用户对信息的需求。此建设机制将档案信息资源建设与档案服务相结合，从而使建设的档案信息资源可以达到档案用户多样化的利用需求，保护了档案用户的利益，同时促进了档案事业的发展。

二、以用户需求为导向档案信息资源建设

一个良好的以用户需求为导向的档案信息资源建设机制，在用户需求方面或者是技术条件方面等发生转变时可以自发进行反应，调试原有的策略。

（一）资源建设的安全保障与质量控制机制

信息资源建设首先要考虑的是必须要有安全的保障、质量的控制。安全保障机制主要是数字化档案信息，这个体系主要包括的保障要素为:思想、策略、法制、标准、技术与人才。质量的好坏对档案信息资源的建设起着关键性的作用，应制定和完善符合信息技术发展的档案管理内部劳动规则，保证建设的顺利发展；建立健全相应的规范标准，使档案信息资源建设达到标准化与规范化；提升档案管理人员的业务素质，增强专业知识与技术培训，从而保证质量。

（二）用户信息需求跟踪机制

首先要建立档案用户的信息需求跟踪机制，掌握档案用户的各种需求，以便满足档案用户的要求，提高服务质量。有顺序的建立用户需求跟踪机制和档案信息资源建设相互回馈的机制，从而能够正确合理的进行档案信息资源建设、融合的方针。

（三）档案信息资源的优化机制与整合机制

档案信息资源的优化为信息类型的优化与信息内容的优化。类型的优化是依照用户的使用习惯来考虑绝技类型和电子类型的档案数量。虽然是数字化档案信息资源建设，不过对纸质档案信息资源建设也相当重要。内容的优化是依照用户需求对档案信息资源建设进行对应的协调，参照专业信息资源进行开发，制定具有特色的数据库。资源的整合是在信息技术的导向下，把档案信息资源和管理体系集中在一起，产生联系，形成一个共同工作、共享资源的整体，进而提升档案信息资源的效率，达到效益最大化。

（四）档案信息资源共建共享机制

对于网络用户来说，都希望突破时间、空间、机构的多种束缚，达到档案信息资源的共享。各个档案部门归档范围各不相同，信息资源的建设也有着不同的侧重点，档案部门无法满足每个用户的需求，所以在一定区域内建立信息资源的共建共享机制至关重要。可采用比较成熟的基于网络的VPN技术，满足档案目录数据共享的需求。

三、结语

制定一个优秀的以公众需求为导向的档案信息资源建设并不是一项简单的系统工程，每项详细的机制并不独立，每个层次、每个侧面都需要做到互相接应、相互填充，只有这样整合起来才可以有效的体现出真正的价值，档案部门可以对用户需求、技术条件的变化运用自如。

[1]张美芳,王良城.档案安全保障体系建设研究[J].档案学研究,2010(1):62-65.

[2]项文新.档案信息安全保障体系框架研究[J].档案学研究,2010(2):68-73.

[3]陈亚召.以需求为导向的数字信息资源建设模式研究[J].图书馆,2009(2):105-108.

[4]孙士宏.信息技术环境下基于用户信息需求的高校图书馆信息资源建设研究[J].现代情报,2011(4):40-42.