论信息电子化对文书档案管理的作用

文/浙江省台州恩泽医院（筹）郑越文

放眼于社会各方面发展，我国对文书档案管理做出来创新尝试，即将电子化应用不断深入，以至于达到到文书档案管理信息领域,并且增强文书档案管理的运用水平,从而尽量满足档案信息需求，同时确保其准确无误。文书档案对政治界的记录具有时间性，包括不同时间段的各种各样管理方面的制度，对社会发展与进步的推动作用十分明显。社会发展日新月异，可以体现在文书档案对社会组织在生产过程中进行记录，其内容包括各个阶段的重要管理事物以及各种事务实施的详细状况。文书档案管理是以文书整理的形式，具有历史客观性对具有保存价值的重要事务的完整记录。在各个时期，对事务的经过和结果的记录，包括了领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等。如今的社会文书档案管理已经发展到一定的水平，主要体现在在系统和流程方面，这都取决于当前计算机技术和信息技术的完善和进步，以及人们对网络技术和信息技术的更快认识和利用。文书档案管理占据了档案工作领域中及其重要的位置。在档案管理过程中，人们越来越追求更加系统和精确，为了能达到这样的目标，先进高科技的应用不断提速，也是现今能确保信息供给的准确性的基础，从而达到当今科技发达背景下人类的要求。

一、信息电子化对文书档案管理的优点与作用

（一）信息易于保管

电子档案的信息保存形式不同以往，它的载体是光盘和磁盘。相比于以往的纸质载体，更加接近我国提倡的建立节约型社会的理念，其效果显而易见，除了易保存外，还能防止虫蛀、防潮，在重复使用、节能、环保等方面十分显著。其他化学损伤也明显降低，包括了高温、湿度大的环境下的氧化老化以及被腐蚀等等。说到光盘和磁盘的应用，不仅要感叹它的大存储量，小空间用地，高稳定性，还有它的方便操作，以及较低的造价，而且备份也是相当方便的，所以，要提高了档案管理的服务质量，就继续应用到资源信息的电子化。

（二）电子传输，实现资源的共享

在传统的文书记载中，内容十分丰富先不谈，单从各相关部门单位之间的信息的交流和共享是十分局限的。大量的文书档案可能一直没被发现，就这样一直保存着。然而，信息的电子化实现了资源的快速方便共享。以往对文书信息的闲置和封存，传统的技术无法改善，造成了一定程度上的浪费。随着信息化的发展和人类的不断完善，子网络传输资源可以进一步改善这种信息浪费的情况，也促进了信息的利用和交流。另一方面，信息电子化也帮助人们改善生活，包括用计算机进行信息的沟通与交流，还有在利用互联网对资源的传输领域。

（三）电子档案的便于检索

电子档案的储存方式不同于以往，其主要载体是光盘或磁盘，还需要应用计算机进行检索。对于信息处理，计算机的效率十分可观，大大加快了文书档案管理的节奏，提高了方便性。而在节省了人工，提高了效率方面，主要表现在电子档案取代了纸质档案的传统模式，尽量克服了手工操作时的不工整的字迹还有缺漏等人为缺陷。在整个信息档案处理过程中，方便性大大提高，在电脑上轻松运用鼠标键盘即可实现大篇幅资料的编辑工作。因此，息化管理文书档案信息化与传统的管理方式做比较，最突出的实用特点是检索的方便性。

（四）办公效率大幅提高

对于信息电子化，如果计算机信息处理能力足够强大，那么其使用优点便可体现出来。传统的档案管理都是由工作人员手工完成的，对其作出的要求也较多，包括收集要完整、齐全，还有防止漏写、漏抄；书写的笔画也要规范，除此之外再字迹工和分类上也是很讲究的，统计要细心，做到准确无误，这样一来，既费时又费力。随着科技的不断发展，加之计算机软件处理的运用后，相关的档案管理的事务，如对文件资料进行的收集、储存、分类、统计还有查阅，这些重要细节都变得十分便利，所以能很好的完成起草以及办理传递的相关操作。

（五）提高了文件传递的速度和安全性

对于公文办理的活动，在生活中是十分常见的，相关人员对文件操作存在的问题也不少，包括私存或丢失文件，这些情况的发生，文件传递的传统手段中时间受个别重要原因的限制，比如就邮政系统传送的情况来说，传递的受距离。除此之外，其他细小因素，也会造成文件的丢失甚至是延误，这样一来，不仅是归档工作还有检索利用带来了很大的不利影响针对这样的问题，结合计算机网络技术的特点，运用网络，来传递信息并且能使文件传递在安全和时间利用上不断改善。

二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题

（一）电子文件保密性受限制

针对电子文件的两大特点，包括内容容易变化，形式十分不稳定，这些特点就给文件保密性带来一定的障碍。对于电子文件比较容易被修改这一方面，主要表现在修改后很难辨认或者难以留下操作记录，针对这一问题，一些防修改的方法也被开发出来，但是相对于传统的纸质文件，还是具有一定的难度。特别是基于电子文件的字迹，只要在设置方面注意一下字体还有大小就可以输入目的性文字看，而且传统纸质的盖印或亲自签名对于电子文件来说是不可能全面进行的，所以这一方法来判断文件的原创性是不可取的。

（二）对档案综合管理人员要求高

之所以对管理人员技术和素质水平的要求要不断改善，是因为对电子文件、电子文件归档管理工作来说，懂得纸质档案管理的主要内容，包括理论、原则、方法和技术是远远不够的。即使是对电子计算机技术或数据通信技术相关人员来说，相关的技术也是很难保证能胜任这个任务的。

三、几点应对方法

随着文书档案的相关信息不断的在电子化应用方面的改善，发现其不断完善普及的过程中也是具有利弊双面的影响，但是现代档案工作的不断需求增大来讲，电子化有利的一面占据了很大一部分。通过真实生活应用中提到的实例，笔者做出来一些操作方法。

（一）信息化系统内、外网隔离

物理隔离的运用，对于内部信息化网络和外网之间的设置来说，由此看来，内外网的隔离是有效而且性价比较高的，至少在信息化网络的安全保护方面。这两层隔离防护措施分别是路由器和防火墙，逐步深入，防火墙一般是具有认证必要的，防火墙的功能不尽相同，从分类上来分析也离不开那几种功能，包括过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；还有其他两个也是很重要的，如记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

（二）提高档案人员的综合素质

针对档案人员的综合素质，只要从两个方面来做改善，包括硬件建设和投入还有自学为主，培训为辅”模式，这样一来不仅硬环境得到改善，就连档案人员的业务技能也会不断地得到提高。终身学习是不断学习获取知识是提高素质基础原则，这就促使单位实行一些激励员工学习进步的方法，比如考核和新技术的学习还有进行测试。对于档案部门间、区域间系统合也要做到工作力度的不断加大，这样一来，可以不断扩大个人的交际面。当然，不断的交流也是很有必要的，把相关的单位和科（室）作为对象，对档案资源的内容分析后进行转化还有创新方面也要不断积累经验，还有现代网络通讯的相关高科技手段也要利用起来，这样一来便可以做到不断发掘信息源还有增添人员的创新思维。

四、结束语

对于每一种先进的科技，在发展中总会出边不利的一面，当然电子化这一新科技名词，文书档案的信息中的应用也不例外，但是就其有利的一面进行衡量，还是很有意义的。我们在对其有利的一面如电子化方便、快捷进行运用的时候，也要时刻注意信息安全的重要问题。

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