城市监督管理中心的财务档案如何管理

文/梅河口城市监督管理中心 刘新月

财务档案既是记录和反映城市监督管理中心经济业务的重要史料和证据，又是中心档案工作的重要组成部分。因此财务档案是否真实、准确、齐全、完整，直接影响到中心财务管理及档案管理的质量。如何管理财务档案，以及在管理过程中采取什么样的相应措施，是中心档案管理中所面临的一个重要问题。

一、财务档案管理工作的现状

梅河口城市监督管理中心是隶属市委市政府的对城市管理进行综合处理的一个新兴部门，成立后几年来档案管理水平有了一定的发展，但是作为档案管理重要组成部分的财务档案管理工作却没有取得相应的进步。缺乏对财务档案管理工作的重视和正确认识，从而使得财务档案管理杂乱无章不能得到及时的归档和鉴定，造成了档案资源的严重浪费。

二、财务档案管理中存在的问题

（一）财务档案立卷不规范

会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但会计人员签章不全，项目填写不全；每个月的会计凭证、会计账簿、会计报表混乱放置。没有按照永久、定期两类分别保管，需要查找原始凭证时非常困难，不合乎档案管理要求。

（二）财务档案保管不规范

由于档案室面积小，档案柜不足，财务档案未按要求归入中心档案室保管，而是由财务科自行保管；中心虽设有专职档案管理人员，但未设专职财务档案管理人员，导致历年财务档案被财务科装入纸箱中，堆放柜顶。

（三）财务档案管理及销毁不规范

中心财务档案管理不科学，存放没有按年、月顺序、查找不方便。借阅登记制度不健全。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的没有销毁。财务科柜顶满满堆的都是历年的财务档案。

（四）财务档案制度不健全

作为财务档案管理工作而言，现在的制度化建设处于初级阶段，从而造成了中心财务档案管理工作无章可循，这样就容易破坏档案管理工作的完整性。

（五）财务档案管理人员不专业

现阶段中心没有专职财务档案管理工作人员，专职档案管理工作人员只懂专业的档案知识，没有具备财务知识，这就使得他们的财务档案管理能力低下，容易在财务档案管理工作中出现错误。

三、解决单位财务档案管理存在问题的措施

（一）提高对中心财务档案管理工作重要性的认识

要提高中心的财务档案管理工作质量，首先应该从认识上着手，向城市监督管理中心主任申明财务档案的重要性，进而能够将财务档案的管理工作纳入到档案管理工作的日常工作当中。要使中心主任深刻的认识到财务档案管理人员不仅仅是档案的管理者，更应该成为财务工作的监督者，从而真正的发挥好财务档案管理的职能。

（二）提高对中心财务档案管理人员的要求

中心应设一名专职财务档案管理人员，对财务档案管理做出合理的规划。专职财务档案管理人员要具备财务人员从业资格和档案人员从业资格的双重标准，这样才会具备管理财务档案的能力。

（三）逐步实现中心财务档案管理的数字化、信息化

推动财务档案管理工作的不断进步可以从改善财务档案管理的硬件基础开始，利用现代化科技手段加强财务档案管理工作，从而提高财务档案工作者的工作效率，同时还将会有助于改善财务档案实用的便捷性。

（四）完善相关的财务档案管理制度

我国的《会计法》和《档案法》等法律法规对于依法加强事业单位的财务档案管理工作提出了明确的目标和要求。为了做好财务档案的管理工作，中心要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到整个档案管理工作中去，确保财务档案管理的专职工作人员在实际工作中能够严格的按照有关的制度来进行工作，确保财务档案管理工作有章可循。

（五）规范财务档案的保管期限和销毁工作

我单位财务档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时，由档案室提出销毁意见，会同财会科鉴定后，编制财务档案销毁清册。销毁财务档案时，应由档案室和财会科共同派人监销。销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告城市监督管理中心主任。

财务档案管理是一项系统化、专业性程度很高的工作。既需要财务知识又需要档案知识。财务档案管理工作已成为我中心经济活动和档案管理工作不可或缺的重要组成部分。因此在实际工作中，加强对财务档案的管理不仅是档案管理工作的重点，更是中心财务工作不断取得进步的有力保证。要高度重视、积极行动，从财务档案管理工作人员每天的基础工作做起，切实提高财务档案管理工作水平，更好地完成中心的档案管理工作。