浅谈和谐管理理论在人事档案管理的应用

文/山东省地质科学实验研究院 李筱雯

从理论上来说，人事档案管理工作就是以人事档案为中心，对其实施的包括档案收集、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计、以及档案利用在内的各项活动的统称。常规意义上来说，人事档案是在人事管理活动的实施过程当中所形成的，能够对单位各方工作人员的经历与德才表现进行集中的概括。同时，人事档案也是单位对员工进行评估与任免工作的最关键依据。然而，在现阶段单位人力资源管理工作的开展与实施过程当中，人事档案管理工作中还存在大量的问题与不足。和谐管理理论作为现阶段，备受关注的管理观念之一，将其引入人事档案管理工作中有着突出的意义与价值。本文即对其做详细分析与说明。

一、人事档案管理工作中存在的问题

人事档案管理工作的开展使得单位人力资源管理工作的发展进一步完善，在促进人力资源管理优化转型的过程中，具有极为突出的意义与价值。但，在人事档案管理工作的落实过程中，还存在大量的问题。概括起来，主要涉及到以下几个方面的问题：首先，部分人员对人事档案管理工作的认识存在一定的不足：部分人员对档案管理工作的重视度不够，认为档案工作仅仅表现在抄写、保管等方面的事务性工作，并非是单位的主要工作内容，因此对人事档案管理多呈忽略态度；其次，人事档案收集制度不够健全，使相关档案的记录不够玩站，导致人事档案的利用价值无法得到充分的发挥；最后，人事档案管理手段严重滞后：现阶段，绝大部分单位并不具备单独的计算机与档案管理软件，对人事档案相关信息的查找仍然多呈现为手工模式，档案管理工作质量与水平相对落后。

二、和谐管理理论基础分析

和谐管理理论是管理学领域中，对和谐概理论加以利用的最优秀成果。从管理学的研究角度上来说，和谐管理理论的最基本思想在于：确保各个子系统内部的和谐能够逐步延伸成为整体性的和谐。对于单位而言，和谐管理的核心在于：单位为了能够进一步提高人力资源的管理质量与水平，在单位所处的激烈、变动的市场环境中，以和谐主体为核心，通过优化、消解的方式，使相关问题得到有效且可靠的解决。结合人事档案管理工作的实施特点来看，和谐管理理论的主要价值可以体现在以下几个方面：

（一）和谐管理理论需要在要素上、在组织上、在结构上体现协调，并实现整体性的协调

可以说，和谐管理理论与人事档案管理工作的融合所反映的是：人事档案管理工作在一定输入条件下，输出极大化的技术性层面要求。在和谐管理理论当中，系统输出所指的是以狭义的系统产出，并未涉及到对系统自身精神状态的改变。同时，和谐管理理论中，效率的核心还体现在，以最少的资源支出为前提，实现所提供服务的最大化发展；

（二）在和谐管理理论当中，其价值包含一种系统成员的精神利得意义

换句话来说，对于单位而言，在面向组成成员进行管理的过程当中，单位不单单需要面向员工提供合理的物质手段与生存手段，同时也需要尽全力实现员工自身价值的实现，使员工能够在参与工作的过程当中，寻求相对于集体的归属感。换句话来说，在和谐管理理论的实施过程当中，精神层面和谐性的追求不单单是出于效率因素的考量，同时也是系统成员的直接目标之一。

三、和谐管理理论在人事档案管理中的应用

基于以上对和谐管理理论基础及相关问题的分析，笔者认为：为了最大限度的保障人事档案管理工作的价值与效益得到最大限度的发挥，就需要在实际工作中，严格做好以下几个方面的工作要点：

（一）需要对档案管理机构所对应的职能建设加以进一步的健全与完善，使人事档案管理工作中的岗位权责分工进一步的明确与细化

借助于此种方式，能够使单位人事档案管理机构组织的保障能力得到显著提升，尽量削弱情感因素在人事档案管理工作中所占的比例与影响。借助于此种方式，也能够使单位领导层对人事任免工作的开展能够以更加准确与可靠的信息作为保障；

（二）需要进一步加大人事档案管理工作的信息化进程

在和谐管理理论的因素影响下，可以通过构建电子档案数据库的方式，将“人”作为主观因素，在人事档案管理工作中所产生的影响降至最低。与此同时，电子式档案作为现代科技的产物之一，计算机硬软件配置方面的水平会直接对电子式档案的生存性与可读性产生直接影响。人事档案管理工作中，要求借助于对计算机技术的合理应用，使电子式档案进一步办公自动化系统充分融合。此种应用措施的最显著优势在于：能够使相关人事档案的调用、查阅更加的方便，提高单位领导层对人事管理相关事项决策的准确性、可靠性；

（三）需要对人事档案管理工作中的程序交接流程加以进一步的严格化处理

在现阶段单位人力资源管理相关工作的开展过程当中，有关人事档案的交接工作是一项极为严谨、严密、且责任重大的工作项目。在和谐化的管理理论模式作用之下，要求人事档案管理工作能够严格按照程序进行办理，以达到提高人事档案交接工作的无缝性；

（四）在和谐管理理论的作业视角下，有关人事档案的保存工作也是尤为重要的

为了能够进一步的提高人事档案保存工作的开展质量，就需要始终遵循“对号入座”的基本原则，结合人事档案管理工作的实际情况，制定合理且科学的管理制度与规范。实践证实：人事档案保存工作所需要达到的目标在于：同时发挥对单位职工、以及单位领导的约束职能，以保障人事档案管理相关制度规范的指导作用能够得到有效的体现与发挥。

四、结束语

在和谐管理理论的研究视角下，和谐的概念自个体转变为了单位，自单一模式转变为复杂模式，则使得和谐一词的高度得到了进一步的凸显。同时，和谐管理理论相对于人事档案管理工作也具有极为突出的应用价值，应当作为人事档案管理工作未来期间的发展方向。在这样一种发展背景下，人事档案管理工作人员应当进一步提高自身的服务意识，拓展服务内容与服务方式，使人事档案管理工作能够与单位人力资源管理工作所处的复杂环境特征相契合，进一步提高人事档案管理工作的科学化、规范化发展水平。

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