纸质文书档案与电子文件档案比较研究

文/吉林省高速公路管理局长春管理分局 郭姣

一、研究背景：电子文件档案对纸质文书档案产生很大冲击

网络技术的快速发展带动了社会各方面的连锁变化：多媒体技术的应运而生，数据库技术的产生，数据网络传输技术的运用，网络数据资源的共享，大量电子文件的出现等。传统的档案管理模式遭受到电子文件档案的冲击。随着电子文件档案在社会生活中发挥越来越重要的作用，不少人产生了这样的想法:在不久的将来，电子档案将取代纸质档案，独霸档案天下。电子文件档案究竟会不会代替纸质文书档案？电子文件档案能不能兼具电子、纸质档案的双重作用?这些问题摆在我们档案管理人员的面前，面对新时代档案管理工作对我们的提出的挑战，需要我们深入剖析纸质文书档案与电子文件档案。

二、纸质文书档案与电子文件档案定义

要想解决以上疑问，需要我们从剖析两者定义入手，了解什么是纸质文书档案，什么是电子文件档案。

纸质文书档案，顾名思义就是以纸张作为载体，对人类社会、政治、经济、文化、历史等各项实践活动的真实记录。纸质文书档案最显著的特点是以纸张为载体，纸质文书档案的保存、应用、共享等都受到纸质载体的影响，对于纸质文书档案的研究离不开“纸质”这一载体特征。

关于电子文件档案的定义，看法不一，现援引一二。

1.国际档案理事会电子文件委员会观点：把“档案”接收和保存的电子文件称为“具有档案性质的电子文件”。

2.国内典型观点：“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。”

3.美国国家档案馆观点：“由档案馆接收和保存的电子文件直接称为：‘电子文件’。”

分析以上几种观点的共同点，不难看出，电子文件档案具有这样一些特点，首先具有档案性质，被档案管理部门接受并保存；其次是“电子”特征，归结到底，也就是文件现代化的信息技术与硬件载体。

所以无论是电子文件档案还是纸质文书档案，他们都具有档案的特性，不同的是载体以及因载体的不同而衍生的其他的区别。下面我将着重从两者的优缺、价值、需求等方面进行比较。

三、纸质文书档案与电子文件档案比较

（一）纸质文书档案与电子文件档案优缺点比较

纸质文书档案以纸张为载体，在查询时首先具有有证可依的特点，一旦内容与纸墨融合成一个整体，形成文件或者记录，随时可以提供证据，而且具有不易修改性；其次，纸质的载体特征使纸质文书档案的稳定性比较高，“黑字落白纸”，在人们的心中是板上钉钉的事，可信度高；第三界定容易。纸质文书档案，原始性较强，所以界定非常容易，而且法律效力非常强，几乎没有人会对纸质文书档案产生怀疑。纸质文书档案的缺点也是由它的载体决定的，纸质文件空间占有率大，寿命受环境条件影响大，传输与应用、价值与共享都受“纸质”载体的约束。

电子文件档案是以现代存储体为载体,显示屏为展示平台，以计算机为硬件支持。电子文件档案优点比较多：它具有信息存储的高密度性。小小的磁盘能够存储超量的档案，可以毫不夸张的说，在条件具备的情况下，一个小小的磁盘能存储全世界有史以来的所有纸质文书档案的内容；电子文件档案的信息与载体之间具有可分离性，可以将巨量文件档案随身携带；电子文件档案不像纸质文件档案，只能现场查阅，可以传递快捷，轻易实现在线查询，便捷实现资源共享。电子文件档案也有它的缺点，对现代电子信息技术的依赖性强，非人直接识别，一旦失去系统与技术支持，电子文件档案就可能出现无法识别与查阅，甚至会瞬间销毁。电子文件档案存在不安全性，非常容易修改与复制，原始性界定困难，往往会引起人们对电子档案的法律凭证作用的怀疑。

（二）纸质文书档案与电子文件档案价值比较

“档案的价值指的就是档案的利用价值，是档案能够满足社会需求的表现。”保存档案的目的是为了发挥档案的价值，档案只有被需求者所使用，并为社会经济文化的发展创造出更多价值，档案才有存在的价值。两种文件档案的优缺点决定了两种文件档案不同的价值。

首先他们的价值形成不同。纸质文件档案，一旦进行记录与保存，它们的价值就形成了，而且具有不可逆性。电子文件档案的价值有赖于技术和形成环境，只有将电子文件信息与形成、记录过程有机结合，才可能产生价值；

其次，价值鉴定要素不同。电子文件档案的价值鉴定，由证据、信息、记忆等形式构成价值鉴定要素，它要求信息得到证据保证，运用技术平台，为事物、活动的再现提供条件。纸质文书档案价值的鉴定不同，它注重两方面的价值，情报性价值与文件的证据性，文件一旦具有信息的内容，并且加上相关部门的确认，纸质文件档案的价值就实现了。

（三）纸质文书档案与电子文件档案使用需求比较

电子文件档案与纸质文书档案对档案需求者的需求影响不同。

首先需求实现载体不同。从文字发明以来，不同时代的人们运用不同的载体，甲骨→竹简→丝绸→纸质，文件呈现形式也可能存在差别，或文字、或声像、或图片等，但一旦将信息与载体结合后，档案就可以独立存在，无需技术和方法支持，只需一定的认知水平就足够识别档案的内容，这些档案只要保存环境恰当，就能长期保存；而电子档案的载体是现代技术与设备，一旦文件信息被记录于存储载体，文件信息就与技术和设备难以分割了，永远离不开特殊的生存环境条件。电子文件档案的利用，需要利用者依附现代计算机上，并掌握现代技术，才能实现档案需求；

其次，档案需求实现方式不同。对于纸质档案的需求，需求者必须要到档案馆或者相关档案部门实体检索才能实现，要通过人力去查阅，档案检索程序繁冗，档案管理人员的工作量相对比较大。电子档案的需求实现则显得简单得多，电子档案因为是以计算机为读取方式，在存储体与网络上进行，我们可以通过现代网络传输技术实现信息的快捷查询，异地查询，操作快速、高效。

通过以上分析比较，我们不难看出，纸质文书档案与电子文件档案各有优缺点，各有存在的价值，各有自己的需求者，所以，电子文件档案不会取代纸质档案，纸质文书档案与电子文件档案将长期共存，档案管理必将实行“双轨制”。这需要我们档案管理部门建立两套档案管理系统，并探索建立系统间高效通道，培养复合型人才，使纸质文件档案与电子文件档案更好的服务于社会主义经济文化等各项建设活动，加速社会主义现代化进程。