文书档案收集工作中存在的问题及对策研究

文/齐鲁公司腈纶厂 肖存军

做好化工企业文书档案收集工作对于提升化工企业档案管理水平、促进化工企业科学发展具有非常重要的意义。虽然目前化工企业文书档案收集工作随着现代信息技术日新月异的发展，管理水平不断上新台阶，但是也存在许多不尽人意之处。因此，有必要与时俱进对化工企业当前文书档案收集工作中存在的问题进行分析，并找出符合实际、操作性强的应对策略。

一、当前化工企业文书档案收集工作存在的问题

（一）收集范围不够明确

化工企业目前档案管理工作人员配备不齐、人力严重不足；有的工作人员对档案法了解不多导致法制意识不够强；有些比较珍贵、重要的材料没有得到应有的重视，往往被埋没在一些旧纸堆中容易丢失；文书档案管理制度没有健全导致一些文书档案分散于企业的各个职能部门，从而使得文书收集范围不够规范、不够明确、不够完整，在一定程度上影响了化工企业文书档案之综合利用效率。

（二）收集工作不够及时

文书档案对化工企业有着比较特殊的意义。可以说，它是化工企业开展各种工作的重要依据。为此，一定要对文书档案认真保管、及时收集与整理。然而，有些化工企业却不重视文书档案管理的收集工作，没有在第一时间收集、延期收集、文书资料编排没有条例、推延归档，在很大程度上限制了文书档案管理工作之连续性发展。

（三）材料真伪不够分明

一般来说，化工企业的文书档案按照操作流程，在对其归档之前要认真细致地对这些材料进行真伪鉴定。如果化工企业档案管理部门在文书档案保管过程中没有保证文书档案之真实性，则失去了文书档案之利用价值。需要说明的是，文书归档过程中一定要正确区分出文书原件和文书复制件，从而保持该化工企业文书档案之原始性与真实性。此外，不可忽视对文书档案之完整性的鉴定。所谓完整性，主要是指文书档案内容应该保持完整性、文件制发与办理手续之完整等。

（四）收集合力不够强劲

有些化工企业由于职能部门比较多导致文书档案收集工作比较分散、收集合力不够强劲、没有系统性。从现有存档的模式来看，在一些化工企业中文书档案主要是文字档案，而摄影与录像档案比较少，计算机与光盘储存也比较少，这就容易造成文书档案存档形式比较单一，也容易丢失。

二、具体对策

（一）明确范围，分类收集

收集环节可以说是在化工企业文书档案管理中的一项基础性很强的工作。收集环节做得好直接关系到化工企业综合档案管理的优化与调整的效果。所以，在文书档案管理过程中应该长期坚持不懈、狠抓收集工作质量。对于化工企业而言，不论是上级有关部门所制发的各类文件，还是化工企业下设的各职能部门所承办的各种文件，都应该通过化工企业办公室给予严格把好关，按照有关要求与规范做好分门别类、文书整理等工作。近几年来，随着企业办公系统的建立，电子文档越来越成为新的文书档案载体。为此，可以考虑借助网络技术进一步优化文书档案收集与管理。比如，笔者所在的化工企业就建立OA办公系统，通过这个系统可以实现电子化办公，各类文件可以在这个系统收集与下发以及电子归档，有效拓展了文书收集信息的来源以及文书档案管理工作效率。此外，可以通过多种渠道来提升与丰富文书档案管理人员的文书档案管理的工作经验，进而有益于加强文书分类与收集工作。

（二）严格把关，统一管理

化工企业档案管理部门应该按照档案法律法规，依法做好文书档案管理工作，对收文与行文等工作严格按照规范进行。一般来说，某个文件之产生应该执行如下程序:起草、送审、核稿、呈签、签发、承印、用印、分发等程序。此外，要科学规范各种文件的格式，统一制定出各种文件的标准格式，认真规定文件的选用、文号的编发、文件标题的制作、发文的范围、正文的提炼与附件等内容给予详细地作出规定，并严格按照各项规范执行。需要重点说明的是，化工企业对一些来自上级机关的各种来文与资料，要认真做好登记办理、传阅、立卷、归档、保密等工作，每一个环节都应手续齐全、规范管理。

（三）严格管理，完善制度

文书档案管理需要严格管理，在实践中逐步完善各种规章制度，从而保障文书档案管理科学性、规范性、真实性、可靠性。应该将文书档案管理工作纳入化工企业的发展规划以及年度工作计划；认真对该应归档的相关文件材料给予严格审查并签署相关意见；而对一些不够完整、不够准确之文书档案材料应该要求化工企业相关职能部门及时补全才给予整理与归档。

（四）分门别类，提高利用率

化工企业应该结合企业实际，不断改革文书立卷的方式，可以件为基本单位进行组卷并利用计算机进行立卷管理，对于那些比较规范的文书则可直接通过计算机在全引目录上面进行分类标引，但是对于那些形式比较特殊的文书档案则可以运用计算机编程程序把目录直接录入档案管理信息系统中，接着运用电脑统一分门别类，从而提高化工企业文书档案的利用率。

（五）加强文书档案收集工作的调查与指导

文书档案具有分散性，而文书档案管理具有集中性，如何正确处理它们之间的矛盾是现代文书档案工作的重点与难点。化工企业要收集与保管好各类文件，则其有关档案管理部门应该集中力量，重视收集工作的调查，认真掌握文件流动与管理等多方面的信息。如今，化工企业档案工作人员由于平时工作比较忙，忙于各类文件的整理与归档，导致缺少时间去研究与了解化工企业各个业务部门之具体工作职责，这在很大程度上给文书档案收集工作带来了一定的盲目性。在文书档案收集工作中，我们可以经常看到业务部门给什么文书资料，则档案部门就直接接收的情况，从而导致一些有用的文件没有收进来，而收集到的文件却用处并不大。久而久之，这就一方面会直接影响文书档案的利用效率，另一方面直接损害了有关档案部门之良好形象，也会危及到其档案工作之重要地位。为此，化工企业档案部门要定期深入各业务部门进行档案收集工作的调查，注重与他们的沟通与联系，认真指导相关人员将文件归档工作做实、做细。

（六）加强队伍建设，提高档案管理人员的综合素质

化工企业应该与时俱进加强文书档案管理队伍建设，积极提升他们的业务与自身等综合素质。笔者认为，可从以下几个方面入手：第一，化工企业应该定期组织开展档案管理工作人员业务知识培训，争取通过集中培训的方式，在比较短的时间里有效档案管理工作人员的素质；要从多种渠道不断引进档案管理经验比较丰富的人才来复杂文书档案管理与收集工作。第二，应该大力强化对在职的文书档案管理工作人员的继续教育，重点强化其计算机、文书档案管理信息系统软件等各种知识之学习和掌握。只有大力提升其专业知识与自身素养，才能为进一步做好文书档案收集与管理工作提供智力支持。

三、结语

综上，化工企业应该克服档案管理工作的各种不足之处，不断改革文书档案管理工作方式，大力搞好文书档案收集工作、科学合理归档与利用，切实搞好文书档案管理工作。

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