浅谈档案价值鉴定工作的现状及措施

文/柳州市工人医院 李凌燕

档案价值鉴定工作是对文件材料和档案的价值、使用状况进行鉴别与判定的工作，其内涵是相当丰富的。“它包括文件档案价值鉴定和实质鉴定，其中价值鉴定又包括了价值鉴定、进馆鉴定、存毁鉴定、开放鉴定和分级鉴定；实质鉴定包括真伪鉴定、载体状况鉴定和质量鉴定。”档案价值鉴定工作是档案基础工作中的一项重要内容，是库存档案质量的重要保证，是档案领域最受关注和重视的内容。

一、档案价值鉴定的重要性

档案价值鉴定，就是判定一份文件材料有无价值，并且确定其保管期限的工作，是档案工作的一项重要内容，也是文件材料归档的首要环节，它决定了文件材料的“命运”。档案价值鉴定一直以来都是国际档案界研究的热点和难点，也是我国档案学者和工作人员致力研究的重点和难点。随着档案馆功能的扩展、电子文件的产生和迅速发展，进一步研究档案价值鉴定工作显得十分紧要和有意义。在档案工作中，档案价值鉴定工作就像是一根钢筋，支撑着整个档案管理工作。也就是说，所有的文件材料必须经过鉴定这一工作环节才有可能进入到下一个整理归档工作环节。档案价值鉴定这项工作存在于立卷、收集、整理和保管等各个环节之中，是档案管理中决定档案存毁的工作，也是档案能发挥其价值的基础。因此，档案的价值鉴定工作可以说是整个档案管理流程中一项意义重大且难度最大的工作。

二、档案价值鉴定工作现状

我国的档案保存价值鉴定工作，如果从1957年颁布的经国务院批准的《国家机关文书立卷工作和档案室工作通则》和《关于国家机关一般档案材料保管期限的暂行规定》算起，已有30多年了，也取得了不错的成绩。但从整体的档案管理工作状况来看，不管是与国外的档案价值鉴定还是与档案管理工作中的其他各项工作（如收集、整理、保存）比较来看，我国的档案保存价值鉴定工作目前还是个很薄弱的环节。目前我国档案价值鉴定存在的主要问题有:

一是做鉴定工作经验不足，不敢大胆地去做，因为档案工作者都知道这影响到档案的命运（保存或销毁）。以前有的可能是因为指导思想不明确或错误而错销了大量有价值的档案，导致现在不敢放手去做。二是有的档案价值鉴定工作只是做表面工作，只是笼统的划分出保管期限，在多数情况下，只凭少数人想当然地划分保管期限，随意性较大，很多文件材料保管期限的划分都是以就高不就低的原则来最终确定，而到了最后那些就高的文件材料也很少经过二次鉴定而继续保存。三是档案鉴定缺乏系统性、组织性，还没能普遍地把价值鉴定工作放到各档案管理部门的工作日程。四是在档案保存价值鉴定工作方面还没形成较健全的法制规范，虽然有了一些规定，但这些规定还属于比较简单的、不够详细、其中的权责也不够分明，由于这些法规的疏漏，导致在档案的销毁上，要么很随意，要么就不敢销毁。五是很多档案保管单位都还没有组成较专业的档案鉴定队伍，缺少熟悉档案价值的人员，鉴定理论研究不够，在进行鉴定时没能有效地汲取鉴定工作中积累的经验，提高鉴定工作水平。因此，必须加强档案保存价值鉴定工作，而且越早越好。如果等档案保管单位的各项基础工作做好了，如已经编制好了档案检索工具，然后才去加强鉴定，去搞所谓的“追溯性”鉴定，这就大大的增加了工作量，因为从繁多的检索工具中剔除被删除的文件，是异常麻烦的，将会花费大量的人力、财力和物力。

三、加强档案保存价值鉴定工作的措施

（一）树立正确的档案鉴定意识

很多单位的档案工作者由于没有树立正确的档案鉴定意识，都存在一定的“畏难情绪”，害怕承担责任。在档案的鉴定上不敢放开手去做，生怕错销了重要的档案材料，所以在档案进馆方面存在玉石不分现象，浪费大量的精力和空间。因此，我们应该培养档案工作者的档案鉴定意识，让他们从思想上意识到档案价值鉴定的重要性。

（二）强化完善档案保管期限表

档案保管期限表，是各单位划分档案保管期限的依据，只有制定出准确的、符合规范的、切合本单位实际的档案保管期限表才能成为档案价值鉴定的依据，为档案价值鉴定服务。本单位要根据档案保管期限表规定的来保管文件（如档案的留或毁），档案保管期限表还应具有权威性，所有档案鉴定工作都要严格按照档案保管期限表进行，不能仅仅是拿来当做参考或参照执行。在制定档案保管期限表时，应该从上级到下级，如中央至地方，或是扩展到每一个单位，从一般的文件到专门文件，构成一个完整的档案鉴定参照体系。此外，下级单位在编制本单位的档案保管期限表时可以参照上级机构制定的保管期限表，本着“以我为主”的原则，在具体的保管期限上可以适当的延长，但不能缩短。档案保管期限表中包含的文件类型和内容要尽量详细、具体，保管期限一定要明确，不能含糊笼统，否则会给档案保管期限的确定带来困扰。例如1957年国务院批准的《关于国家机关一般档案材料保管期限的暂行规定》规定:“档案材料应该分为永久保存和定期保存两种;定期保存的时间，又可以分3年、5年、10年、15年、25年等，各机关根据需要也可以适当地再分细一些。”相对于如今的把保管期限分为“长期”和“短期”的做法而言，这个办法就很好。因为个人对“长期”和“短期”理解不同就会导致档案保管期限具体划分的不同，比如说有些人认为30年以上才是长期，而有些人却认为50年以上才能算是长期，如果按照这个说法，那么同一份档案的保管期限就会存在很大差别。因此，档案保管期限规定得明确、具体，肯定比笼统的、抽象的划分要好。在保管期限表制定好后，如果在很多年后发现当初的规定有不妥的地方，也可以进行适当的修改。但是修改过的档案保管期限表只能对该修订版执行后的文件有效，如按照之前的档案保管期限表划分的档案就不必重新再去拿出来重划，浪费精力。我们可以等到该文件的保管期限满时再拿重新修订过的档案保管期限表做再次鉴定的依据。

（三）加强档案鉴定的组织性与系统性

档案价值的鉴定工作应该从文件运动周期的各个阶段进行全面、系统的鉴定，文件从形成到销亡是一个系统优化的过程。具体来说，在文件的最初的制作阶段就可以初步估计其可能的保管期限，从而对有可能永久保存的文件在外在形态上选用优质的材料。在文件完成其现行作用向暂时保存过渡阶段进行鉴定，剔除无用的，留存有用的。在文件的暂时保管阶段也要不断的剔除保管期限满的文件，有重要价值的继续保存，没有价值的进行复查销毁。对于各个阶段的文件保存价值的鉴定，要做到一体化管理。

（四）加强档案鉴定法制建设

“没有规矩不成方圆”，档案鉴定工作也是如此。目前我国的档案法制建设还不够健全，特别是有关档案价值鉴定方面的制度建设还亟待加强。由于档案鉴定工作方面的规定还不具体、不严密、权责不明，导致在档案的鉴定上要么不敢放手干，要么就是随意干，导致即使错销了很多重要的档案材料也没有相应的处罚措施，形成恶性循环。

（五）深入档案价值鉴定的理论研究，组建专业的鉴定团队。

每一项具体的工作的顺利开展都要有扎实的理论作为支撑，档案价值鉴定也是如此。只有学习掌握了相关的档案价值鉴定理论，了解档案鉴定的依据，才能够做好档案的鉴定工作。作为档案工作者必需对相关的鉴定理论进行了解，最好是做到深入研究。例如什么是档案的年龄鉴定论、职能鉴定论、文件双重价值鉴定论、档案优化理论、档案鉴定的效益理论等，把各个档案价值鉴定理论相比较，从中提取有用的东西。除此之外，各单位还应该有属于自己的档案鉴定团队，档案价值的鉴定是档案工作的一个难点和重点，因此，这就要求档案鉴定团队的成员不仅要有扎实的理论基础还要有丰富的档案工作经验，除此之外，小组成员最好是熟悉本单位文件情况的相关人员，因为只要他们才了解哪些文件材料最有价值，最后以理论为指导，凭经验为支撑，从而更好的完成档案的鉴定工作。

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