浅谈档案资料管理存在的问题及解决办法

文/靖冬超

随着我国社会主义市场经济的发展和社会的进步，档案已经在我国建设中占据着重要的地位和作用。如何做好档案资料管理工作，为开展我国社会主义事业提供可靠的依据，是档案人员、档案部门必须认真思考的一项重要问题。本文结合我对档案资料管理工作几年的认识和经验，谈谈自己的体会。

一、做好档案资料管理工作的意义

随着我国社会主义市场经济的发展和社会的进步，档案资料管理是一个国家、企业、单位以及个人健康发展的需要，也是进行档案资料管理工作的重要部分，是提高每一个单位、企业工作效率和工作质量的必要条件，能有效地维护历史和个人的真实面貌。科学化、规范化和现代化的档案管理工作，能正确的衡量一个单位总体的发展水平，是研究本单位总体业绩的手段，为单位的科学发展提供了第一手真实的资料，是进行市场调研、科学分析、制定企业或者单位朝着发展方向前进的最好教材。如果档案资料管理工作取得较好的成绩，就会让领导能够正确的了解到企业或者单位的整体发展状况和经营状况，适当的、及时的、准确的制定必要的经营策略；另一方面也能让社会有效地了解到企业或者单位的经营成果，为单位或者企业与社会各界进行合作提供奠定了坚强的基础。在我国社会主义市场经济发展的背景下，做好档案资料管理工作是时代的需求，我们要不断地更新档案资料管理观念，探索出来的管理手段和方法，正确的反映我国企业或者单位整体经营状况和发展水平。档案质量管理与经营管理相结合，在很大的程度上决定着企业的未来发展方向和商业版图，对于占领市场、提高管理水平、实现盈利等目的都有很有意义的影响作用。因此，加强档案资料管理工作能促进经济的发展、社会的进步、提高竞争能力都具有重要的意义。

二、档案资料管理的存在的问题

随着经济的发展、社会的进步和信息网络技术的应用，档案资料管理的重要性已经慢慢地被淡化，很多人对档案的重要性缺少正确的认识，认为档案管理对自己没有多大的意义，可有可无。有些档案资料管理人员由于自身的素质就不高，在档案资料管理的过程中缺乏责任心和良好的职业道德，办事态度比较差，没有乐于奉献的精神和档案管理的基础，因此，就不能把档案资料管理工作落到实处，不能实现档案管理的真正意义所在。有的档案资料管理部门自身的档案资料管理就存在着缺失，对档案资料管理的宣传力度不够，不利于有关领导的重视，导致了整个档案资料管理部门意识弱化。这些因素都制约着档案管理的有效进行，使档案管理处在危险的边缘。

在我国档案的保管过程中，档案残缺不全现象是比较常见的，在进行使用以后，档案管理人员不能更好的将其保存下来，原件、附件等到处乱放，有的单位还伪造假的档案，导致档案没有真实性，影响了档案资料的质量，给以后档案的使用留下了隐患。

三、做好档案资料管理工作的对策

(一)加强档案资料管理的途径。档案资料管理工作比较繁琐，劳动量比较大，只有正确的做好档案资料管理才能达到良好的效果。第一，要收集档案资料。档案是在工作中或者生产活动中形成的文件，由于各个单位或者企业机构比较分散，查找相关的文件资料就必须进行集中。所以，就需要将分散的文件进行归纳和统一，按照时间、顺序等方法收集起来，统一进行管理。在收集的过程中，档案管理人员要根据档案的重要性、时间前后、成文日期、重要性等方面进行整理和归纳，确保档案资料的完整性、准确性和原始性。第二，要利用科学的方法对档案进行分类。收集起来的档案由于内容复杂，数量比较多，杂乱无章。为了方便查找和整体进行归纳，我们就要把这些档案进行分门别类，按照主次进行分类存档，以便在需要的时候能够及时的找出这些档案。

(二)做好档案资料的安全工作和保密工作。档案资料的保密性是非常重要的，它关系着国家、单位以及个人的重要信息，所涉及的相关秘密事项，往往关乎着国家、单位以及个人的利益，这就要求每一位档案资料管理人员要做好档案的保密工作，不违规、不翻阅或者抄袭有关档案。档案管理人员应该参加档案管理培训和保密工作培训，让每一个人真正的认识到档案资料管理的重要性和档案保密工作的重要性，让他们严格按照我国 《档案管理保密制度》,《档案法》、 《档案保密法》要求自己，增强自我的法律意识，认真的做好每一份档案管理工作。做到不泄露、不损毁、不借阅抄袭，严格按照我国的档案管理制度办事。

(三)做好档案资料的借阅和维护工作。对于一个国家、一个单位、一个人来说，档案的保密工作和档案的完整是非常重要的，鉴于档案的这种特殊性要求，在档案资料借阅的时候，应该按照档案借阅的有关规定进行借阅，借阅的过程要按照一定的程序，先填写借阅单，再经过有关领导的签字或者同意后，最终办理好档案资料的借阅手续。在档案资料归还的时候，我仔细的查阅档案的页数、看看档案是否和原先的档案一致，然后按照原来的顺序放回原位，方便以后再次借阅。

档案资料的存放要在一个适合的温度环境里，保证及时的通风、干燥和档案室内部的环境干净、整洁。档案资料管理人员有定期或者不定期的对档案室进行打扫，发现灰尘、虫子、垃圾等及时处理和补救。

(四)实现档案资料管理与信息技术相结合。随着计算机网络的有效发展，对现代档案资料管理提供了一定的管理手段。档案资料管理作为很强的一门专业性工作，要求档案资料管理人员不仅要有服务的意识，而且还应该具备现代档案资料管理的技能。档案资料管理聚集着大量的知识，承载着 “秘密”的信息，成为一种丰富的信息资源。在进行档案资料管理的过程中，由于整体的过程比较繁杂，重复劳动比较多，劳动强度比较大，如果利用计算机网络进行档案资料管理工作，可以达到良好的效果。利用高科技进行档案资料管理，降低了人为因素在档案中的影响，充分的发挥了计算机网络技术的优势，减少了人为的手工操作，提高了档案资料管理工作的效率。在管理的过程中，利用计算机网络管理，能有效的保证档案的安全性，将有关的档案信息录入到了计算机中，能及时、准确的找到相关的档案文件，同时还能准确、正确的识别档案身份，实现了档案资料管理与信息网络的相融合，为档案资料管理提供必要的依据。

(五)领导的支持和重视是做好档案资料管理的关键。每一项任务、每一个工作都需要得到别人的支持和重视。对于档案资料管理来说，领导的重视和支持也是不可缺少的，只有得到了档案资料管理部门有关领导的支持和重视，才能有效地保证这项工作的顺利进行，所以说档案资料管理人员就要爱岗敬业，认真的做好这项工作，及时的请示汇报，增强领导的档案资料重视意识，让他们也积极的投入到档案管理中来。

总体来说，档案资料管理工作看起来简单，在实际的管理过程中就变得非常的难。因为它具有保密性、专业性和政策性，是一项非常严肃的工作，这就要求我们档案资料管理人员要有强烈的责任感，扎实的档案资料管理知识理论基础，跟上时代的步伐，应用新的管理手段和技能进行档案资料管理工作。因此，每一位档案资料管理人员只有吸收广博的知识，开拓视野，优化自己的知识结构，提高自身的整体素质，才能做好新时期优秀的档案工作人员，为社会主义建设做出自己应有的力量。