基于SAP的采购系统设计

曹 晰1，浦 曲2

(1.大连电机集团，辽宁大连 116044；2.大连东软信息学院，辽宁大连 116023)

1 项目研究背景

目前ERP实施主要强调将企业内部价值链上所有功能活动加以整合，改善企业的内部管理，以降低成本，提高管理效益，并成功应用于生产、重工、财务、销售等业务的管理和控制。但是采购环节尤其是非生产性采购的管理还是一个薄弱点，而非生产性的采购涉及的采购金额在某公司每年都有几亿人民币。要降低采购运营成本，提高资金利用率，减低库存，并充分利用集团规模采购的优势，提高采购信息的沟通效率成为实现这一目标的瓶颈。从企业内部生产技术角度来分析，由于配件的BOM(Bill ofMaterial，物料清单）结构非常复杂，利用进口专利所附的图纸和老式的计算机管理软件已经很难满足其产品结构变更及工艺升级的管理。其次，从企业供应链角度来分析，原材料的采购环节、半成品的加工环节、零配件的组装环节及最后成品的销售环节伴随着复杂的工艺路线，协同作业存在一定难度，当销售计划进行调整时，生产和采购计划很难做到即时变更。最后，从企业财务角度来分析，由于原材料价格波动较大，生产工艺复杂及人工投入不稳定，所以成本核算环节往往不精确，整个产业的利润空间需要较为精确的成本发布作为依据进行评估核算[1]。

针对以上需求定义，该项目所实施的范围便确定在ERP领域。ERP系统是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它是从MRP（物料需求计划）发展而来的新一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP的功能，其核心思想是供应链管理。它跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源。ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。

该企业通过信息平台的建立，能够满足以上所提出的需求和问题。首先，该企业实现了公司级的数据共享，理清了物料结构清单及工艺路线的分配。其次，企业的信息流向更加趋向合理，计划更加准确，物流与资金流高度集成，从而加快了物流运转速度，同时减少了库存占有资金。最后，细化了生产管控的单元，精确地指定了各条工艺所占用工时及费率，并实现了原材料价格按期间管理，从而使成本核算更加准确，财务报表更加清晰，为企业的战略规划层领导提供了有力的决策依据[2]。

2 ERP的发展现状

ERP是Enterprise Resource Planning（企业资源计划）的简称，是20世纪90年代美国一家IT公司根据当时计算机信息、IT技术发展及企业对供应链管理的需求，预测在今后信息时代企业管理信息系统的发展趋势和即将发生变革而提出的概念。ERP是针对物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）集成一体化的企业管理软件。它将包含客户/服务架构，使用图形用户接口，应用开放系统制作。除了已有的标准功能，它还包括其它特性，如品质、过程运作管理以及调整报告等[3]。

目前国际上使用的大型ERP软件有SAP R/3、Orcal 11I；国内生产的大型ERP软件有用友U8和金蝶K3[3]。该课题所选择的软件系统为全球最大的ERP软件系统SAP R/3。

ERP的发展主要经历了以下几个阶段[4]：(1)订货点法：该思想主要产生于20世纪40年代，主要解决的问题是如何确定订货时间和订货数量，目的是为了降低库存成本及采购费用。软件设计主要依据库存管理理论。(2)基本MRP（Material Requirement Planning）即物料需求计划：该思想主要产生于20世纪60年代，主要解决的问题是如何根据主生产计划确定订货时间、订货品种、订货数量，目的是为了追求库存成本的降低，同时避免生产频繁缺货的情况。软件设计主要依据主生产计划管理理论及BOM管理理论。(3)闭环MRP：该思想主要产生于20世纪70年代，主要解决的问题是如何实现计划制定到有效实施的即时调整，目的是防止计划偏离实际。软件设计主要依据能力需求计划管理及车间作业计划管理理论。(4)MRPⅡ：该思想主要产生于20世纪80年代，主要解决的问题是如何实现管理信息系统一体化，目的是追求竞争优势。软件设计主要依据决策技术、系统仿真技术、物流管理技术及系统集成技术。(5)ERP：该思想主要产生于20世纪90年代，主要解决的问题是如何在企业及合作伙伴范围内利用一切可利用的资源，目的是适应市场环境的快速变化。软件设计主要依据混合型生产理论、供应链技术、JIT（Just In Time），即准时制生产方式。

3 基于SAP的电子采购系统的功能设计

ERP系统是一个十分复杂的系统工程，每个系统都由相应的子系统组成，每个子系统又可以分为多个模块。因此功能模块设计在设计系统模块时，应时刻考虑模块间的内聚与耦合关系，即倡导模块内联系越紧越好、模块间联系越少越好的原则[5]。

根据采购管理子系统分析阶段形成的数据流程图及数据字典，将采购管理子系统按功能划分法分为五个模块，即采购计划模块、订货管理模块、收货管理模块、请款管理模块、供应商管理模块。同时各个模块又都各自包含如下功能模块图所示的相对独立的功能模块。功能模块如图1所示：

图1 采购管理子系统的功能模块图

项目实施过程中非标准功能的ABAP开发部分，需要在设计阶段整理出开发需求清单并着手根据业务需求设计程序逻辑。开发工具分为Web Dynpro和ADD-ON两种，Web Dynpro主要用于画面的开发，开发者可以对Web画面的按钮事件进行编码，并且对ADD－ON编写的共通程序进行调用；ADD-ON主要用来编写共通程序，例如：系统间的接口、SAP增强功能的开发、用户出口等，对于Web Dynpro程序的命名规则，统一为“ZWVM_名称”。对于ADD-ON程序的命名规则，以“Z”固定开头，类程序接“CLS_名称”，API程序接“ZPMM_名称”，报表程序接“ZPUM_名称”， ADD－ON表统一格式为“ZTPMMxxx”。Web Dynpro/ADD-ON命名规则如表1所示。

表1 Web Dynpro/ADD-ON示例

4 采购管理业务数据流图

采购部门是企业物资的重要入口部门，是物流的主要部门，与各个部门都有密切的关系，但主要是完成生产物资的采购，与生产部门、财务部门和仓库部门的业务联系是根据生产计划和物料需求计划制定采购计划，并形成用款计划交财务；再发出采购订单（合同），供应商按计划来料，仓库部门根据订单（采购计划）收料，安排检验，合格后办理入库业务，入库单据交财务，并根据发票形成应收款。

采购管理子系统的主要设计功能是依据物料需求计划（库存的订货点需求），根据物料的采购提前期、采购批量来选择供应商，从而制定采购订单；采购订单来料后根据订单进行验收、收货，再送检验，合格后分配库存货位，登记入库单。根据采购业务的分析，采购业务的ERP管理分为五大子系统，图2为采购系统第一层数据流。

图2 企业采购管理数据流程图

该系统包括供应商管理、采购收货管理、采购订单管理、采购基础数据、采购计划管理。这是采购管理子系统中最重要的模块，实现了对采购流程的跟踪管理，包括供应商管理、采购收货管理、采购计划管理等功能。根据各种请购信息，制订采购计划，通过询比议价选择最优供应商，然后生成采购单，通过发单作业将采购单实际发出。采购订单管理包括采购订单明细文件、采购订单主文件等。收货检验作业由专门的质检部门来做，收货员根据采购单编号或直接查找未收完料的采购单，核对正确后开收货单，此时采购子系统会自动提示有新收货情况，可重新核对是否无误，并根据收货质量自动计算此次收体贴的合格率，该合格率可为供应商评估提供参考(图3)。

图3 采购基础数据管理数据流程图（第二层数据流程图）

模块包括供应商管理、交货方式维护、订货方式维护、采购员维护、退货原因维护、采购系统维护。在一个管理先进的企业中，供应商被看作企业的一部分，因此对供应商的管理是相当重要的。该模块记录了供应商的各种信息，包括供货范围、商品报价、供货能力、供货质量以及与本企业合作的交易记录。与一个信誉良好的供应商建立稳固的长期合作关系是至关重要的，所以本系统提供了一套完整的供应商评估流程，采用人工评分与系统自动评分相结合的评估制度，合理公正地评估供应商，使公司能和一些优秀供应商建立良好合作关系。退货时先根据发票建立一个退货请求，货物出库，根据出库结果建立退货说明，并记录退货原因等，同时进行采购系统的维护(图4)。

图4 采购订单处理数据流程图

模块包括采购计划管理、采购订单制定、采购订单审批、采购订单结清。可根据不同要求统计某段时期的采购情况，生成相应文件。根据采购单制作相应付款计划生成报表(图5)。

图5 采购收货管理数据流程图

模块包括采购退货、采购收获、验收入库。在不同时期生成各自文件，从采购和入库分别生成主文件和明细文件，以便对整个流程进行更好的掌握和记录。

[1]孙福权,王晓煜.企业资源计划(ERP)[M].沈阳:东北大学出版社,2006:7-8.

[2]孙福权,吴迪.ERP实用教程[M].北京:人民邮电出版社,2009:3-5.

[3]JudyE.Scott，Iris Vessey.ImplementingEnterprise Resource PlanningSystems:The Role ofLearningfromFailure[J].Information Systems Frontiers,2002,2(2):15.

[4]李伟忠.SAP实施顾问宝典[M].北京:中国人民大学出版社,2005:36-38.

[5]陈佳.我国制造业ERP应用分析与研究[J].中国制造业信息化,2003(1):96-97.