与“贯标”相结合的管理程序的实现

吕会义

(天津市测绘院，天津 300381)

1 引言

按照天津市测绘院的质量管理体系(ISO9001－2000)要求，每项测量工程都需要纳入“贯标”管理，笔者经过认真的研究发现，“贯标”工作表格所填写的内容，很大部分在日常工作中都已经做到了，只是没有以文件的方式存储。结合项目管理的实际需求，只要设定了既能满足项目管理的要求，又能满足“贯标”工作内容要求的字段，并把二者之间的联系有效地结合起来，势必会减少“贯标”工作在日常工作中的重复工作量。

2 目标要求

(1)管理程序各项功能要齐全。要满足对测量项目日常管理的需求，操作要简单、方便、实用，有查询、统计、编辑等基本功能。

(2)管理程序要与“贯标”工作无缝连接。只需在管理程序中输入满足管理程序设定字段的内容信息，即可完成绝大部分“贯标”工作中相应的内容。

3 技术难点

现在实现一般的管理程序已不是难题了，用VB、VC、C#、Delphi等结合相应的数据库，在较短时间即可编写完成。但本管理程序最大的创新点在于，既要实现对项目的有效管理，同时又要与“贯标”工作进行无缝连接。也就是说通过对管理程序的操作，不仅可以完成对项目的浏览、查询、编辑、统计等项目管理的功能，也可以准确、方便地完成“贯标”工作，最大限度减少重复工作量。“贯标”工作文档的内容，都是通过对项目中记录的相应内容进行导出的，要实现这个功能，需要重新架构。

把数据库的信息完整输出到“贯标”工作Word文档中，有两种方法。

第一种方法是根据Word文档的具体要求，在程序中把Word文档中的全部内容都重新生成，包括表格和文字信息。这种方法的优点是，不需对电脑有特殊要求，只需安装了Word软件即可，缺点是这对编程人员提出了较高要求，尤其是在处理表格上的问题。

第二种方法是建立一个空白模板，把每次都要填写的内容都删掉，只保留表格和固定不变的信息。当要生成Word文档时，首先访问模板，再访问数据库，把数据库中的信息输出到特定位置另存即可完成。这种方法的优点是只需事先建好模板，然后见缝插针式地输出信息即可完成;缺点是把相应信息输出到对应的表格中，需要进行大量调试工作。

4 技术路线

首先对管理需求进行分析，管理程序要达到什么效果，要体现哪些信息，设置哪些字段，用什么来做。

其次对“贯标”工作文档进行分析，找出“贯标”工作文档中需要填写的信息与管理需求中共用的信息，在信息录入时只输入一遍，避免重复录入。

根据项目的任务要求，决定选用Delphi 7.0作为前台开发工具，实现管理程序的操作界面、浏览查询等功能;数据库采用Microsoft公司的Access2003版，用来存储每个项目的详细信息，根据需要可以对数据库进行加密处理;用来存储“贯标”工作的文件以Word 2003版保存，输出信息方法采用第二种方法，即先建立Word模板，再生成Word文档。

5 功能实现

根据项目的要求，制定的操作界面如图1所示。

图1 管理程序主界面

主要包括三个功能模块

(1)浏览查询模块

主要功能就是对所有项目的状态进行浏览和查询，掌握各个项目的进度明细，快速显示项目的项目类别、项目名称、委托时间，成果上交时间、作业班组、工作量、甲方联系人及电话、合同签订时间、付款时间、发票时间等信息。浏览时以两种颜色显示，当项目尚未完成时(成果是否上交为依据)以红色警示，提醒作业人员该项目没有完成，须继续跟进;当项目已经完成，则正常显示不变色。

可以按照受理时间和完成时间对项目进行查询，统计出一段时间(如一个月)的工作量以及哪些任务已经完成，哪些任务尚未完成。根据需要，也可以把感兴趣的数据导出到Excel表格中，便于更加详细地分析。

(2)输入编辑模块

根据项目实际需求，设定相应的字段，包括项目类别、项目名称、委托时间，成果上交时间、作业班组、工作量、甲方联系人及电话、合同签订时间、付款时间、发票时间等字段。

按照设定好的字段填写信息，当部分信息不掌握时，可以空着，掌握信息后再填写上，但当项目已经完成时，除备注内容允许不填写外，其他信息内容必须填写完全。如果信息需要修改，则在编辑状态下，重新输入新信息并保存即可，当个别项目有特殊要求，可填写在备注内，进行说明。

(3)自动生成Word文档模块:

此模块的主要功能就是把成果已经上交的任务，按照“贯标”工作要求，连接模板后自动生成一个与数据库中编号相对应的文件夹，里面包括相应的Word文档。也可把甲方资料、相关数据和最终成果等放到此文件夹下，便于日后管理。

在生成Word文档前，作业人员须查看项目信息填写是否完整，须把信息填写完整后，才能生成Word文档，如果项目信息未填写完整，程序会提示作业人员哪些信息未填写。

生成Word文档时，首先，程序会自动检查相应文件夹是否已经建立，若没建立，则自动建立该文件夹，若该文件夹已经存在，则询问是否重新建立，点击“确定”，则重新建立，但原有文件夹下的内容不变，点击“取消”，则退出;其次，文件夹被创建后，程序会自动检查该文件夹下是否已经建立该文档，若没有建立，则自动建立;若该文档已经建立，则询问是否重新建立，点击“确定”则把原有的文档删除并重新建立新文档，点击“取消”则退出。需要指出的是，因各种原因导致项目信息被更改，只需在管理程序中修改即可，但需要重新生成Word文档。自动生成Word文档如图2所示。

图2 自动生成Word文档效果图

图2说明:由管理程序自动生成的Word文档，如图中大部分内容(红色部分)已经完成，如项目名称、委托单位、顾客要求等，但诸如验证人、保管人、策划负责人、处理者、复查者、审批者、签章几项内容因需要盖章确认，需要人工盖章，故没有自动生成;编号内容需要对全院所有项目进行总编号，故没有自动生成。

6 关键代码

以下代码主要实现把数据导出到“贯标”工作Word文档中相应的位置。

7 结语

此管理程序简单实用，通过一段时间的试用，较好地达到了预期的效果，减少了重复工作量，提高了工作效率。

［1］梁水，李方超，赛奎春.Delphi开发技术大全［M］.北京:人民邮电出版社，2007.

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