外包食堂消费商务系统的财务风险控制

■廖晓培 海南省三亚高级技工学校

一、引言

消费系统是以计算机管理为核心，以非接触式IC卡为信息载体，以售饭机等为消费终端，以读卡器等作为读写控制终端的全新知能管理系统，消费者只需开一张经授权的IC卡，即可完成各种消费的支付过程和出入控制。其强大的后台管理和完善的信息处理能力，能有效的处理IC卡的发行、取消、授权、充值等工作，并可完成各类消费信息的查询、统计、清算、打印、报表等业务，有效的提高了财务管理能力和工作效率，被广大企业、机关、学校等应用于公共消费等场所。目前，我国很多企业、学校食堂都采用外包模式，在应用消费商务系统的时候，因为各种原因时有财务问题发生，带来或大或小的经济损失和社会影响。下面，本文就外包食堂消费商务系统的财务风险控制浅谈几点看法，以期加强外包食堂的财务管理能力。

二、外包食堂消费商务系统常见财务风险成因

1.消费商务系统管理制度不健全。外包食堂使用消费商务系统，能有效的规范财务信息资源提高食堂财务管理水平，提高财务信息质量与财务核算分析能力。但是当前很多食堂消费商务系统的建立，主要集中在消费商务系统技术层面的实现上，而相关的管理制度的建设却被忽视，使得管理制度不够健全，很多消费系统财务管理工作得不到有效的监管和控制。不健全的管理制度下，消费系统体系内各部门各人员权责界定不清晰，极容易因为责权不明而发生纠纷，甚至时有被某些人利用漏洞谋取私利，最终引起发财务风险。再如消费商务系统的应用，不仅涉及财务管理问题，还涉及网络技术管理问题，但部分外包食堂在财务管理与网络技术管理方面的协调度不够，造成数据规范不一致，也极容易造成财务风险。

2.消费商务系统软硬件功能不够完善。食堂消费商务系统的正常运行依大的依赖于软硬件环境，需要有完善的软硬件环境的支撑，如果软硬件出现问题，势必带来巨大的财务风险。对于硬件系统来说，食堂消费系统的使用频率极高，工作环境极为复杂，在这种复杂而恶劣的使用环境下，极容易出现硬件故障，如果不经常对硬件系统进行检修维护，及时排除和修复系统故障，极容易产生大问题，如数据丢失等。再如软件系统中各项财务信息的关联协调，一旦出现软件故障，某个数据出现错误，极容易引起发数据冲突。

3.消费系统数据安全性与保密性存在问题。食堂消费系统的财务数据与传统财务处理方法不同，传统财务数据的处理，是基于封闭的财务空间处理方法，而采用消费系统后，财务数据的传输与处理，是在开放的网络中进行的。虽然随着网络与数据安全技术的提升，消费系统财务数据的安全性与保密性得到了不断的提高，但依然无法做到绝对安全，包括如密码保护、数据传输等等，尤其是消费系统数据敏感性极高，一旦出现安全问题将直接造成财务数据问题，带来巨大的财务风险。

三、外包食堂消费商务系统财务风险控制策略

1.健全消费系统管理制度。食堂消费商务系统的使用，对财务管理的影响极大，尤其是财务数据的处理、传输、存储等方面的影响，因此必须健全与消费系统相适应的管理制度，一方面满足消费系统数据传输、处理、存储的需要，另一方面满足与其它系统数据的交换的需要。同时，由于财务数据的延迟性，应当进一步确立责权体系，落实责任，规范资金使用管理，定期对资金管理情况进行检查，以保证财务数据的清晰、明了，避免出现资金问题。例如食堂消费系统都是采用预存方式，用户通过预存缴费再消费，在一定程度上缓解了恶意欠费现象，避免了现金交易带来的一些问题，但这种方式会形成一笔数目庞大的卡内圈存资金，这部分资金的使用情况必须通过严格的制度来跟踪、监管、调查，以避免产生糊涂账现象。

2.高度重视系统软硬件的检修维护。目前很多外包食堂都没有建立相应的消费系统检修维护制度，更没有配备专人负责消费系统软、硬件的检修维护，仅只在系统出现问题后再让产品厂商派遣技术人员前来检修，这种现象极容易造成一些小问题、小漏洞被忽视，甚至出现未影响系统正常使用的大问题被忽视现象，一旦被人利用将会造成严重后果。应当建立起相应的检修维护制度，并配备专门的检修维护人员，对系统软、硬件进行定期或不定期的检修与维护，及时发现系统存在的问题，及时修复系统存在的漏洞，及时对系统进行升级，保证系统安全可靠的运行，以免因系统软硬件问题带来财务风险。

3.提升消费系统数据安全性。虽然目前食堂消费系统的技术已经较为成熟，但由于在食堂消费系统建立过程中，受到设计、财力、管理等多方面因素的影响，消费系统的安全性与稳定性一直面临着巨大的挑战，如计算机病毒、黑客攻击、系统漏洞等等。外包食堂在应用消费商务系统时，必须注意系统数据的安全性，合理设置权限，加强相关人员的管理，关键岗位采用定期轮换制等等。另外，还应当加强密码保护机制，如管理账号采用复杂密码、动态密码等以防止密码被窃取或破解。再如优化数据库管理，对用户进行安全认证以控制用户对服务器的连续接，限制用户对数据库的访问与处理权限。再如建立突发事件安全管理机制，采用双机备份和磁盘阵列，保证系统在发生故障时依然能够稳定运行，避免因数据遗失、破坏、篡改等带来财务影响。

四、结束

食堂消费商务系统的使用，有效的提升了食堂财务管理能力和工作效率，提升了食堂的服务能力，对食堂的经营管理起到了巨大的推动作用，但也对传统财务管理形成了一定的冲击，尤其是消费商务系统财务管理的不同，使得其财务风险的来源也不尽相同，因此在外包食堂消费商务系统的使用过程中，一定要管理制度、系统安全、数据安全等方面入手，封堵财务风险漏洞，降低财务风险。

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