浅谈企业办公室管理

■王 高 河北冀星高速公路有限公司

办公室是一个综合办事机构，无论是过去、现在还是将来，它整体的职能不外乎就是“ 参谋、服务、协调”三大功能。这三大功能发挥的好坏，直接关系到各级部门的正确决策，关系到各级政府重大决策和重要工作能否落到实处，关系到各级部门能否步调一致，齐心协力地确保政令畅通。在新形势下，随着机构的变革和发展，办公室工作的地位和作用，日显重要。任务日益加重，要求越来越高，决不是仅限于文件转发，来人接待，车辆管理等琐碎工作了。

一、办公室在企业中的作用

1.枢纽作用

主要是完成承上启下、文件吞吐、信息集散的总枢纽。

2.助手作用

（1）协助领导制定决策；

（2）协助领导实施各项领导或管理工作；

（3）为领导处理文件、信息；

（4）完成领导交办的一切事宜。

3.参谋作用

4.信息的反馈作用

5.沟通协调作用

二、办公室管理职责

办公室管理具有明显的综合性特征，所以，其职责范围也包括了很丰富的内容。

1.辅助领导决策。办公室工作不但要对来自上下、左右、内外的各种信息、资料、情况等，进行收集、加工和综合分析，为领导决策提供有力的依据，更要严把质量关，把每一项工作都做到及时高效，为领导的日常工作的顺利开展做好强有力的保障。

2.协调内外关系。办公室工作是一项综合性的工作，所涉及的方面各种各样。不论是单位内部之间的联系还是与外界之间的交流，这些都需要办公室去一一沟通、协调并组织落实，因此协调工作是必不可少的。而这一项任务也只能由办公室部门来承担。办公室应当把协调工作当作是自己的一项经常性的任务来完成。

3.健全规章制度。健全各项管理制度，是企业科学管理的必然要求，也是企业发展的重要保证。所以制定以企业发展为中心的各项管理规章制度，是办公室重要的工作任务。

4.业务档案管理。随着信息技术的发展，企业不断壮大，企业办公室要根据自身特点搞好包括文书、人事、科技等档案的收集整理、统计保管，以便发挥企业档案的参评利用价值，搞好企业档案管理服务工作。

三、不断提高企业办公室管理水平

1.在建章立制上下功夫，建立规范化的工作制度。建立健全相关规章制度，可以确保工作规范化、标准化、科学化地运作，从而提高员工队伍的工作质量与效能。一要完善相关配套制度，做到管人管事。要全面推行岗位责任制、服务承诺制等具体制度；要深化和推行政务公开，以公开促效率，不断提高工作水平。二要完善绩效考评办法，做到明岗明责。确定目标考核的原则、对象、内容、方法、评价依据及标准等。在此基础上，对岗位工作实行目标管理，根据各部门工作的计划任务和目标，按职能分解落实到人。三要抓好各项制度的落实，做到有力有效。要在狠抓制度的贯彻落实上下功夫，开展经常性的监督检查，严肃查处违反制度的人和事，做到令行禁止、违者必究，努力使制度成为全体员工自觉遵守的行为准则。

2.提高企业办公室人员素质。办公室人员是进行办公室工作的主体，只有他们的素质得以提升，对办公室工作质量的提高才有所帮助。一是要注重实践锻炼，要提高职工队伍的综合素质，一靠学习、二靠实践。要加强员工的政治理论、政策法规、业务知识、现代管理知识等方面的培训；二是通过开展技能竞赛，工作满意度问卷调查，轮岗交流等方式，促使办公室人员在实践中积累经验、提高素质、增长才干，提高解决实际问题的能力。

3.提高办公人员工作效率。一是明确计划目标，理清工作思路。办公室作为综合性服务部门，工作事务纷繁琐碎，既要辅助领导决策，又要搞好服务全局工作，这就要求必须明确自己的工作任务，保持清醒头脑，按照工作主次轻重，做到先急后缓。为了梳理好自身工作思路，在此建议大家准备一个随身笔记本，在上面可以列明每日工作计划和临时任务，一旦完成某项进行相应勾划，当天工作结束前通过核对勾划来查看一天工作完成情况。二是严谨方法策略，专注工作细节。办任何事都讲求方法原则，要想高质量完成工作任务，就必须抱着严谨负责的态度，认真对待每一项工作环节，不因事小而怠慢，踏踏实实、精益求精。同时，工作时要专注办公，一心一意，尽量避免不良情绪影响工作，方可提高办事效率。

4.做好档案管理工作。档案的整理工作是一件既繁琐又需要重复整理的工作。档案管理工作人员严格按照相关制度规定对各类档案进行收集、整理、分类、调阅，建立系统的管理模式。对于上级发文，检查记录、政策性文件，在整理过程中，首先应对该文件进行鉴别，审核文件属于哪一级别，充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。因此应按档案整理规范要求装订后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

随着现代化企业的发展需求，以及新型企业管理制度的创新，企业办公室管理工作面临着前所未有的挑战。要提高企业核心竞争力，实现企业的发展目标，需要不断解放思想，转变观念，与时俱进，开拓创新，推动企业办公室管理工作的健康发展，开创企业高效发展的新局面。

[1]杨延东.新时期办公室管理工作的实践体会[J].办公室业务,2011(07).

[2]吕凤利,浅谈对企业办公室管理的认识.

[3]杨惠敏,论企业办公室管理工作,科技信息,2009(22).

[4]褚春雨.新时期企业办公室管理工作探究.