浅析企业档案管理模式的发展方向

■李 丹 亚泰集团哈尔滨水泥有限公司阿城分公司

企业的档案包括企业以及个人在社会活动里直接产生的具有保存价值和意义的文字，图象以及录音等各种形式载体的历史记录。这种历史记录是一种信息资源，它是信息和载体的结合产物。但是，在传统的企业档案管理中，很多企业的档案都有档案数量庞大，保管条件差，查找效率不高以及管理人员缺乏专业素养等问题，解决这些问题的最佳途径档案管理的信息化。

一、信息化档案管理的含义

档案管理的信息化，是指将传统档案管理模式中档案实体的保管作为工作重点，转向档案实体的数字化信息作为重心的过程。档案管理的信息化大体包括：建设基础设施，档案信息的数字化，创建应用系统，完善标准规范和培养相应人才等五个具体的方面。

在这五个方面中，档案信息的数字化是档案管理信息化过程的基础和核心。其内容包括：a.馆藏档案的数字化管理；b.实现现有电子文件归档。对数字化信息的管理和电子文档的归档要求必须其齐全完整，真实有效。

二、怎样实现档案管理的信息化

1.树立档案管理的现代化意识。现代化的管理理念是档案管理信息化的前提。要实现档案管理的信息化就必须实现管理思想的现代化。档案人员缺乏现代化管理的意识对档案管理信息化建设的进程会产生很大的影响。因为如果缺乏这种意识，即便配备了一流的档案保护管理硬件系统，也无法达到信息化管理档案的目的。所以档案管理信息化的建设过程中，首先要让档案的工作人员牢固地建立起凭借先进科技进行科学管理的思想，真正改正在计划经济时代树立起的重管理轻利用以及封闭保守等陈旧的管理思想，实现档案管理中的被动服务到主动服务，封闭式服务到开放式服务的转变，使档案的管理工作更加符合经济社会发展和新时代的需要。

2.建设相关硬件设施并提高相关技术。企业应尽快为档案管理部门配备信息化管理所需的计算机，扫描仪以及各种互联网设备等现代化档案管理设施，充分利用现代科学技术在档案管理中的作用，加速开发相关应用软件，加快档案信息的数字化处理进度。企业的档案部门也应尽快提高自身的工作能力，充分发挥各种先进设备的效用；同时还要尽量利用本身的大量档案资源的优势，挖掘企业的各方面潜力，及时开发有用的档案信息提供给其他相关部门加以利用研究，把各种档案的潜在价值转变为经济价值。另一方面，现代化技术在档案部门得到广泛运用的同时，也必将给档案管理工作带来新的活力，大大提高对档案进行管理利用的水平，加快档案管理信息化的步伐。

3.建立并完善信息化管理机制。在企业档案管理的信息化建设过程中，为使相关的责任更加明确，网络运行和数据传输的安全得到保障，企业还必须结合本身的实际情况建立一套相应管理规范机制。

首先应当改进原有档案管理制度，即档案管理部门需制定一套新的符合信息化建设要求的档案管理制度。新的管理制度要求之一是要完善对档案管理中的业务流程和技术的规范要求，使电子档案的管理工作环节和步骤得到细化；要求之二是要制定相关安全措施，尤其是要实现电子文件和电子档案的安全管理，保证企业电子档案的安全性以及完整性。

接下来需要统一档案管理的要求标准。标准规范化建设也是档案信息化的一项重要基础。对档案管理的标准化主要包括：档案整理标准化、统计标准化以及服务和各项技术的标准化等，这些标准化的要求将成为以后衡量档案管理工作效率高低的标尺。如果缺乏这些标准，企业的档案数据库就无法合理录入有效的信息资源，同时档案管理部门的工作也将由于没有必要的标准尺度而变得冗杂混乱，降低工作效率。

4.打造一支优秀的档案管理队伍。要实现企业档案管理的信息化，就必须提高档案管理人员的素质水平。档案管理队伍的建设是成功实现档案管理信息化根本要求，档案管理人员的质量对于档案信息化的发展速度和好坏有着决定性的作用。

要提高档案管理人员的信息化管理意识。子啊信息时代，文件的自动登记，辅助立卷，归档，著录检索以及信息网络的传递和安全利用基本都是在计算机上完成的。由此可见，必须要求档案管理人员不在熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理的同时，要能够掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。

另外还应提高档案管理人员信息化工作的技能水平。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

三、小结

二十一世纪是信息的时代，信息化已经成为了时代发展的主旋律，更是企业档案管理的一个重要发展方向。档案管理的信息化将大大提高企业的工作效率，并为其发展方向提供有益的指导信息。为达到这一目的，企业必须积极配合，为档案部门提供必要的管理设备和人才的培养环境。同时档案管理部门本身也要努力在工作中有所革新，提高信息化管理的素养和水平，为其他部门提供更加丰富有效的信息，最终共同实现企业档案的信息化目标。

[1]高东红，田薇.浅谈档案管理信息化[J].神州（下旬刊）.2012年08期

[2]王冬艳.提升档案管理服务水平推动档案管理信息化[J].黑龙江科技信息.2011年01期

[3]王吴琼.构建现代人事档案管理模式的必要[J].活力.2011年24期