水务工程档案的收集、归档和利用新思路

周宏云

摘要：水务工程档案一直以来是相关水务工作的重点，也是水务工作岗位相关技术人员档案专业和理论知识的结晶。水务工作档案的管理贯穿于整个水务工程中，其中包括水务工程所涉及项目的开发建议书、工程可行性研究方案拟定书以及前期设计工作、前期工程招（投）标工作、施工及质监管理、工程监理至竣工验收的档案归集、试运行（使用）的评定等工作。水务工程中档案的归集包括：水务工作涉及的需要归档保存的合同文件、图纸、图表及声像材料以及不同载体形式的资料记录。本文旨在结合水务工程档案目前现状及存在的诸多问题，综合探讨出水务工程档案的收集、归档和利用工作的新思路。

关键词：水务工程；档案管理；收集利用；新思路

水务工程的建设工作是城市的整体水务工程事业发展的重要组成部分，不仅包括城市建筑物、构筑物的形成架构。涉及整个水务工程基本建设的档案管理的全部过程包括：水务工程相关涉及项目的开发建议书、工程招（投）标、工程监理至竣工验收档案归集等过程。认真贯彻国家规定的水务工程档案管理，全面发挥现代化网络信息的准确有效性，积极加强档案管理工作人员的自我素质和专业素养，将会全面促进当代水务工程档案的快速发展。

1 水务工程档案工作的现状

水务工程中文档归集包括：水务工作应归档保存的合同文件、图纸、图表及声像材料以及不同载体形式的资料记录。要做到有效规划城市水务工程建设，并为城市未来的整体水务建设提供出改造的相关依据，就需要做到有效地将各项水务工程的档案系统及时而有效的集中归档。由此看来，在整个水务工程建设过程中，水务工程档案的收集、编排、汇总并有效利用工作显得尤为重要。比如，近年来在深圳城市涉及水务工程的建设项目数量急剧增多，其规模正比例扩大，参建施工队伍迅速增长，随着大量的业余非专业工作人员加入到水务工程的建设队伍之中，导致水务工程中出现了参建的工作人员素质参差不齐的现状，也最终导致了水务工程档案的管理方法多样、口径不一致。甚至部分的施工和建设单位忽略了档案管理工作的重要性，对工程涉及项目的档案管理责任意识不强，只注重水务工程的建设和施工结果，而忽视可在各个工程环节对施工现场的操作程序、施工资料的整理和积累，最终在水务工程的档案资料的内容上表现为资料片面反映不全面、数据与实际矛盾、工程图纸与成形实物资料不符，档案的最终收集结果少，对水务工程资料的保管不系统、没有原则、结果零乱。

2 水务工程档案的收集、归档和利用

研究调查表明水务工程的档案收集工作是整个水务工程档案工作的难点之一，因为即使在水务工程档案归档整理完毕，该水务工程的施工建设的收尾验收工作仍在延续，仍会产生新的施工文件材料或需要在原档案材料的基础上补充或更改，所以水务工程档案的收集与归档利用是持续的过程。一般而言，水务工程的效益较大，而其面临的风险也就越大，其档案水务工程的资料也较不同，对水务工程档案的利用将会对整个水务工程的运行、延续会产生直接的影响。因此，收集、归档并利用水务工程的档案至关重要。

3 水务工程档案管理的新思路

如何完整、系统、准确地进行水务工程档案的归档主要从如下六个方面入手：

3.1 建立完善有效的规章制度

水务工程档案工作人员必须时刻关注国家颁布的关于水利工程档案管理的文件，不断更新和完善水务工程档案管理的制度规范。根据水务工程的实际情况，系统的建立一套水务工程档案归档的实施细则、水务工程文件所涉及的资料范围、保管期限规定等的制度，做到有效保证水务工程档案的原始性、完整性、系统性。

3.2 做好各环节组织管理工作

必须认真贯彻国家规定的档案管理的规章制度，根据国家水务工程档案制度中的“三个纳入”和“四个同步”的工作思路。仔细将水务工程的文件资料收集和管理纳入项目立项申报、整理归档，将各环节的档案管理纳入项目建设管理计划中，规范相关部门和工作人员的工作职责。

3.3 充分发挥技术人员对水务工程档案的作用

积极的运用国家有关水务工程建设的档案管理的规章制度及法律法规，并充分结合水务工程建设在施工和竣工验收过程中面临的实际情况，充分发挥专业技术人员的技术性，综合积累水务建设工程的文件资料，并全面加强水务工程的技术和管理人员的岗位意识，加强水务工程档案管理人员的责任心。

3.4 重视水务工程结尾验收档案的补充工作

档案部门必须重视水务工程的验收阶段的收尾工作，要求做到及时的跟踪并掌握到水务工程建设涉及的第一手资料，并确保档案是否准确，资料是否齐全，图标资料是否正确。

3.5 做好日常档案收集工作

及时全面掌握水务工程档案的流通与衔接，通过对各阶段水务工程资料进行鉴定、整理、保管，做到日清月结，及时完善日常水务建设的资料完善.水务工程档案归档的过程中，必须分清各环节的重点内容，重点估计在施工中无可替代的各档案资料，包括在水务工程建设档案的归档工作中，必须细化分类处理工程建设中相关重要文件，包括工程建设质量的评定要求、施工过程中可能性事故原因的分析、施工中的索赔和反索赔原始合同、各施工阶段与竣工验收的评定要求，该资料合同是整个施工工程在运行、管理、竣工验收的工作的重中之重。

3.6 加强水务工程档案电子化管理

行政部门要及时加强对水务工程建设相关单位档案业务的监督与指导，对水务工程档案的保管采取网络技术的操作模式、加强文档电子化管理、最终达成对档案管理的自动化、网络化、无纸化的理想管理状态，发挥档案数字化软件的便捷优势，将水务工程准备阶段起草文件、运行的监理文件、施工阶段的图纸和合同文件、竣工期的竣工图和验收文件等有效地统一编排、合理存档、便于各部门对档案进行管理。通过电子档和纸质档在目录和整体归集，最终做到水务工程档案的统一管理。通过水务工程档案电子化管理，不仅优化了水务工程档案的调阅过程，提供了水务工程档案的归档效率，保证了水务工程档案的完整和准确，也确保可以系统地将各部门档案进行了有效的衔接和归集。

4 结语

水务工程档案的管理工作不仅是归集施工建设的直接资料，也要管理施工附属资料，包括文字性材料、图片式资料、录像等等直观性资料。水务工程的档案管理工作人员要谨记档案的服务宗旨及其工作岗位的重要性，提升自我素质的同时增强岗位服务意识，要不断增强档案管理的业务操作和理论知识，并不断在实践中学习不同业务模式的档案特殊性，认真收集并完善档案，做到努力提高档案管理水平，管理、运用并发挥完善水务工程档案的管理工作，实现水务工程档案的进一步提升。在水务工程建设的档案管理中全面采用现代计算机办公手段，通过计算机网络整理出一套完整而系统的工程档案网络，为水务工程档案的持续性发展奠定基础，最终实现水务工程档案管理的质的突破。

参考文献

[1] 郭才明，计超.浅谈水务工程标底的准确性——以深圳市水务工程为例[J].技术与市场.2011，23（33）：107-108.

[2] 刘雨新.坚持改革创新 加强水务队伍自身建设[N].湘潭日报.2011，37（54）：39-41.

[3] 段文泉.水电工程可视化动态信息管理与控制理论方法及其应用[D].天津大学.2010，56（57）：28（14）：224-225.

[4] 周靓，黄润泽.浅述泸定水电站工程档案管理体系[J].水力发电.2011，77（73）：97-98.