浅析档案管理信息化

赵永伟

摘要：档案管理信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，既要认识到档案管理信息化的优势，又要看到其发展过程出现的各种不足，要创新档案管理信息化理念和方法，加快档案管理信息化建设，充分发挥档案潜在的巨大的利用价值。

关键字：档案管理信息化；优势与不足；实现途径

1 档案管理信息化概述

档案是记录重要信息的载体，近些年以来，随着计算机网络以及信息技术的迅速发展，档案管理随之得以变革，富有现代化气息的信息技术被广泛的应用到了档案管理工作中，与利用纸质载体档案的方式相比，现代化的档案利用方式有着突出的优越性，不仅简化了档案管理环节，而且大大的提高了档案管理效率。由此可见，档案管理信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势。

档案管理信息化就是充分利用现代化的计算机系统以及计算机网络，以大型数据库管理技术为基础，以先进的通信技术为辅助而创建的集成化的管理系统。这一系统将档案由实体化转换为数字化，并将数字化的档案利用计算机及网络相关知识将其组织成更有利于管理，更方便查询的信息流。

我国传统的档案管理工作仍然停留在原始的手工记录、手工检索的阶段，这样就使得管理水平与管理效率极为低下。如果手工查询的话，即使你说出了想要查询的档案的全称也未必能查询得到所需要的档案，如果你只给出了一个大致的范围，档案管理人员不可能按照你的“模糊”条件将某一年至某一年之间符合某个关键词的档案都给你搬过来任你选择。另外，在传统的管理方式中，以往的纸质管理方式，需要对纸张进行严格的管理，避免受潮、虫害、火灾等影响，每年需要投入大量的人力和财力，保证档案的安全性。

在信息时代中，档案管理信息化已经成为了档案管理工作的主要趋势，档案存在形式由以往的纸质形式转变为以电子文件为形式的文字、图片、音视频等资料。档案管理工作中，利用信息化的档案管理方式，查询的过程变得极为简单、极为容易，只需要在充当查询终端的计算机上输入查询的关键字就可以查询出档案的全部情况，而且在查询过程无须档案管理人员的任何参与，这种全自动的自由查询方式对于档案信息管理而言绝不仅仅是提高了查询速度，解决档案存放的问题，更为重要的意义在于切实地提高了档案的利用率，减少甚至避免人查找档案的差错。

2 档案管理信息化的优势

2.1 增加信息存储量

现代科学技术的发展，大大增加了档案信息的存储量，其存储密度比纸质档案高出数倍。纸质载体的文件一般多以记录文字、图形、图表等信息为主，空间利用率低，而且记录内容单一。但电子文件突破了纸质载体的障碍，可以在一份文档里同时记录文字、图表、图形、动画、声音等各种媒体信息。

2.2 提高办公效率

传统的手工式的档案管理在每一个细节都需要人工的参与，不仅仅是查询过程需要人工参与，而且包括档案的收集、整理、保管、分类等等过程都需要人工参与其中，而且人工参与的过程中极有可能出现失误，人工的一个小小的失误可能就此把整个档案变成死档。而全面实现了档案信息化以后，只要确保录入过程的准确性，在其他的过程中就可以节省许多的时间。

2.3 保存具有稳定性

传统的纸质档案具有保存的非稳定性，即在最初的十年左右的时间里，纸质的信息在未受到外界环境的严重影响之下可以较为稳定的保存，但是在经过较长一段时间以后，纸质的档案必然会出现破损等自然损耗，然而，档案的信息化却使得档案上的信息与档案的载体实现了异质分离，这就使得信息化的档案可以永久存在。

3 档案管理信息化存在的问题

档案信息安全管理问题档案信息的安全管理问题是现代信息化档案管理工作的重点问题，档案安全管理工作被忽略，容易造成很多安全隐患。

3.1 病毒威胁

对于档案工作信息化及其安全问题而言，其中计算机病毒频发，涉及面也非常的广，并逐渐成为所有安全问题的重点。通常而言，病毒感染会导致网络通信不畅，相关数据、文件系统遭到破坏，更为严重的是遭到破坏的数据信息难以恢复，尤其是多年积累的、价值非常高的档案数据信息损失更难弥补。

3.2 系统安全问题

从实践来看，系统安全实际上就是指计算机网络操作系统及相关网络硬件系统的可靠性与安全性。当前似乎没有任何一套系统能够保障绝对的安全，不同用户应当从不同的角度对网络进行细致的分析与研究，并从中选择一套相对比较安全、可靠的操作系统。在这样的条件下，电子档案管理过程中难免会出现一系列的安全问题。

4 实现档案管理信息化的实现途径

4.1 建立规范体系

档案管理信息化的前提是基础工作的规范化和标准化，然而系统软件移植性差，档案信息化工作尚无统一标准，同时，档案管理信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应，所以需要制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化、科学化。

4.2 完善安全措施

档案管理信息化最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

4.3 加大投入、增配软、硬件设施

要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前，档案部门的财力主要来源于政府，政府要提出解决问题的办法在政策上创造条件，使档案管理信息化加快发展。

5 结论

现代社会信息化进程加快，档案管理信息化是档案管理工作发展的趋势，我们要重视创新管理理念和方法，充分利用档案资源的优势，为领导决策提供即时信息，从而实现档案潜在的巨大利用价值。