管理体系运行原则与控制方法探析

李霖 王蔚

【摘 要】当今，计量工作管理体系在运行过程中需要根据PDCA循环模式进行工作开展，而管理体系工作是由很多步骤组成。因此，计量检定工作的每一个工作环节都有其对应的规范要求，只有严格按照这些标准进行操作才能获得准确的计量结果。因此本文主要从管理体系在实际运行过程中应遵循的相关规定原则，并针对这些不同工作流程提出相应的控制方法。

【关键词】运行原则；管理体系；控制方法

【中图分类号】F273.2 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）03-0406-02

现今，采用的管理体系在每个工作环节开展过程中都严格按照戴明环程序执行，即PDCA循环模式[1]。综合该体系每一项规定和相关要求，联系实际工作，可以将控制该体系工作开展的环节归纳如下：①识别；②计划；③执行；④记载；⑤存储；⑥检查；⑦分析；⑧优化。本文主要探究管理体系应用在实际工作中需要遵循的运行原则，并在每个工作环节中提出对应的控制措施。

1.简述识别环节

管理体系在执行过程中是以识别作为前提条件，在实际供应严格区分哪些是“必须做的工作”，区分好轻重缓急。必须完成的工作内容有：相关法律规章制度和处事标准、单位领导要求及指示、客户期望及需求、职员希望及所求。在工作中对识别工作范围包括：①规定：如国家颁布的法规及计量标准规定，上级部门及领导提出的规定要求，客户提出需要满足合理要求；②工作责任：在遵守相关法规前提下，确定工作内容以及需要承担的责任；③最终目的：确定所负责的工作内容需要达到什么目的，如获得更精确的计量结果等。④流程：清楚工作具体实现方式，明确各个环节工作内容、重点环节。

2.计划

任何工作想要获得良好的执行效果，离不开计划，所以计划乃是任务执行的前提要求，其是通过检查识别结果并综合利用这个结果进行制定工作方案。制定计划时要增加没能获得识别的内容，及时调整和纠正出现偏差的识别内容，确保计划工作内容的完整性及可行性。计划工作有四个内容：

（1）责任及权利范围：细化相关法规规定、领导给予的指示以及需要完成的工作内容，并赋予其应有权限。

（2）工作目的及执行方案：明确最终目的，然后根据领导要求对目的进行层次分解，并在不同级别上确定好相应的工作目标，最后根据分解后的每一个小目标制定执行方案，确保其可行、有效。

（3）步骤：检查评估原有工作的执行步骤，然后按照识别相关内容进行补充，形成比较完善的工作开展流程。

（4）具体开展方法：综合考虑每位工作人员的责任、工作开展的目的及早明确工作实行的手段、操作流程、技术需求以及完成所需时间等内容。

（5）工作检验标准：对于整个工作流程，要有一个合格标准帮助评估计量工作是否达到合格标准。还应制定详细检验措施、检验所需仪器设备的相关标准规范，其中还包括检验工作者的入岗资格和评估检验结果的方法。

3.执行

这一过程是完成产品的一个实质环节，这个过重控制优良与否对计量检定工作质量有着直接影响。按照国际标准化组织针对管理体系工作内容提出的相关概念，可以将通用产品划分为四种类型[2]：①硬件类型；②软件类型；③流程所需材料；④服务类型。所以，计量对象不同，在工作中对其操作要求及控制也有所不同，相关规定标准也不一致。

需注意事项：

（1）进一步确认在执行运行控制工作的相关材料文件，保证这些材料数据的正确性，及文件版本的有效性。

（2）在实际工作过程中应严格根据工作执行要求对其进行严格控制，自觉执行各项规章制度、准则要求，并记录好详细工作内容。

（3）工作中发现问题、困难时应主动及时与相关负责人员及部门进行交流沟通，共同探讨分析并提出优化方案。注意：若受到通知或相关指示不能擅自进行变更。

4.记载

在执行管理体系中需要记载一些非常重要的数据文件，因此记录工作是表明管理体系获得有效执行的一个事实依据。应客观、认真进行工作内容记载，对于记录工作也应严格按照标准执行。

记载工作应注意内容：

（1）记录工作应明确记录内容类型，并制定记录清单减少遗漏情况发生，并帮助确定职责。

（2）对于需要按照规定格式进行记录的应严格按照相关格式记录，不能自行改变格式。没有格式要求的记载内容可按照实际需求进行设计，设计原则：方便使用、操作简单、可明确体现工作进展情况。

5.存储

应妥善存储好管理体系工作的相关文件、数据资料，因为这些资料文件是证明工作开展、产品完成或结果的重要事实依据。所以存储起来的包括有记载的资料文件和工作开展依据。在开展资料文件保存工作中需应注意内容：

（1）对于超过期限资料文件需要对其进行标注，避免误用情况出现。

（2）对存储的相关资料制定清单，方便帮助存放和查阅。

6.检查

这一工作环节工作在整个管理体系运行过程中都要开展，既要检查计量结果是否准确，还要检查每个工作环节是否出现差错，且这些差错是否会带来严重不良后果。因此，检查工作可是说是确保整个工作流程顺利进行、确保工作质量的关键[3]。

需注意事项如下：

（1）对于检查工作开展应严格按照策划要求来完成。

（2）完成检查工作之后所得结论应描述清楚，不能出现歧义，结论文件中不能只进行盖章或签名而没有结论描写。

（3）客观对检查结果进行证实并进行相关分析，对于出现的缺陷或问题可作改进处理。

（4）应重视对达不到标准的项目资料进行检查及保存工作，不能因为得到了好的优化措施就不重视。

7.分析

这个过程使对工作进行优化的基础，进行分析工作是为了明确管理体系运行工作中的不足及优点之处，帮助找出改善方向。开展分析工作的关键在于收集真实、客观的信息，并进行归纳整合。

这个阶段工作需要重视：

（1）这一环节分析的大部分资料均是来自“存储”资料，进行分析统计的数据应该是真实、客观，能起到代表作用。

（2）尽可能将数据不清晰项目工作变换成具体数据资料。

（3）采用的分析方式应根据工作需要及分析目的进行选择，最重要的是满足工作需要，能获得预期工作效果，还要操作简便，具备可操作性。

（4）对主流问题或是一些规律性问题进行分析时，不能忽略个性问题内容。

8.优化

优化内容主要选取分析工作所得结果数据，对于工作过程中表现出的优势应努力保持并积极推广。针对分析结果指出的不足之处，应经过现场验证、综合分析帮助寻找问题原因，然后积极寻找解决措施帮助提高计量工作质量。

优化工作中应重视如下问题：

（1）在优化工作过程中应做到实事求是，针对存在的问题提出改正的措施，不能蒙混过关。

（2）对问题出现的原因要进行客观及全面分析。

（3）在这环节中提出的优化方法应具备针对性，即要根据问题所在提出对应解决方案，而不是纸上谈兵，因为此优化方案的好坏可以从最终成效得到验证。

（4）进行改进后的方法，在应用到实际工作中时都应该对其进行效果检验，然后根据检验所得结果进行效果评估，产看其能否满足预期效果。如果实际工作需要，还可以将其与以前的采用的方式进行对比，然后进一步提出改良方案。

9.小结

综上所述，不断改进、不断创新才能保证计量工作顺利开展，因此管理体系在执行过程中应该严格做好每一项工作内容，严格控制好每一环节操作质量，确保整体工作能有序、有效开展。在实际工作中应做好各不同环节的工作，因为在管理体系运行中，这些步骤环环相扣，如果有一个环节出现差错，其余环节工作都会受到影响，最终影响整个计量结果。因此，进行不断优化工作方式，做好各项工作内容能帮助提高管理体系运行工作开展的有效性，促进计量检定单位更好发展。

参考文献

[1]蔡保献.管理体系运行原则与控制方法[J].煤矿现代化.2010（04）：133.

[2]刘茹，索虎勤，陈渭明，杨帅，李红梅.浅析保证管理体系有效运行的关键环节[J].水利技术监督.2011（05）：12-13.

[3]张琼.提高管理体系运行有效性的思考与探索[J].四川建筑.2010，30（06）：247-249.