网络视频会议保障实施办法探索

2013-06-25李立华

中国信息化·学术版 2013年3期

李立华

【摘要】针对大中型会场召开多级视频会议，提出保障方案，规范保障程序，区分各级权责，确保网络会议高效顺利召开。

【关键词】视频会议、保障、程序

【中图分类号】TP393.08 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）03-0027-01

随着基础网络建设的不断深入和拓展，视频会议作为一种便捷可靠的通信方式，已成为上级部门部署任务、指挥决策和实时情况掌控的重要手段。能最大范围的保证下级人员现场领会把握上级意图，达到运筹帷幄决胜千里的效果，据对不同单位部门的统计，视频会议系统的使用频率呈逐年上升趋势，越来越多的领导者热衷于远程的网络指挥，既节约人力成本，又能排除旅途安全的不可控性，便捷实时高效。但只有设备的良好运行才能保证会议的流畅，否则便捷高效也就无从谈起。如何保证设备的良好运转、弥补设备自身的不足，制定一套稳定高效的视频会议保障机制就显得尤为重要。本文重点针对百人以上的大会场及下属分会场的保障问题，从保障范围、审批程序、保障实施和责任区分四个方面探索一套行之有效的保障机制，供大家参考和借鉴。

一、视频会议保障范围

由于视频会议系统的实时性和可交互性，即使在千里之外，与会双方或几方也能实时面对面的进行交流讨论，根据实际使用情况可分为以下几种类型。

1、上级部门部署工作任务、下达各类指示要求的会议。这类会议偏重于要下级人员端坐静听认真记录，对会议内容的可回放性要求比较高，由于发言者的语速或语调问题可能导致与会者对发言内容领会不清，有效的解决办法就是会议录像，实现会议内容的回放。

2、对下级单位工作情况进行实时指挥和监控。这类会议对实时对讲和现场画面的要求很高，上级部门要掌握全面的现场情况，不仅需要听到处置人员的现场描述和处置建议，还需要根据看到的现场事态来进行决策。作为通信保障人员，要保证尽可能多的现场信息呈现在上级部门面前，为上级定下决心提供充分的依据。

3、依托网络实施的各种业务的集训和网上作业。这类保障对各类信号的接入和转换有比较高的要求，当培训内容有疑问的时候就可能转变为讨论，保障人员不仅需要调试好各类信号，还需熟悉会议议程，做好转播衔接工作。

二、审批程序

审批程序是视频会议顺利召开的重要保证，特别是大型会议由于有参加的单位多，通过相关领导的审批，达到合理分工、权责分明的目的。

1、上级部门组织召开的会议。这类会议无须审批，直接由承办处室向通信处下达保障通知，明确会议事项，保障分队实施保障。

2、本级集合下属召开的会议。由于这类会议的前期准备工作较多，包括会议组织、设备调试、会议转播等工作，承办处室应在会前2小时向通信处室了解会议设备是否满足召开视频会议的要求，然后递交上级领导审批过的会议通知，然后向其他分会场下达参加会议的通知。

3、其他临时性会场保障。由承办处室直接与通信处协调具体实施方式，通信处给与配合。

三、会议保障

从保障的具体实践经验来看，会议保障可分为组织保障和转播保障。承办处室负责组织保障，包括会议议程、会议资料、明确会议注意事项、会议情况收集等；通信处协调保障分队负责设备保障，包括会场灯光音响设置、设备安装调试、会议转播等。

1、组织保障

批准召开视频会议后，会议承办处负责人至少提前2小时将承办文件（复件）送通信处室，会议议程应填写于视频会议保障任务通知单上，如有多媒体资料需在会议中转播，应在会前2小时向设备保障人员提供，进行试播。

2、转播保障

转播保障是会议的重头戏，直接关系到会议能否顺利召开和达到预期效果。在实践中我们采取建立4人保障小组，岗位专人负责制度，将会议转播分为视频切换员、网络联络员、调音员和会场监控员四个岗位，为每个岗位配备训练有素、技术过硬的操作手，由指定领班员统一调度。这里特别需要提出的是应将这些岗位集中在一个房间，这样便于转播过程的协调沟通，最大限度地减少操作失误。

1）设备调试

会议保障组于会前2小时到达保障现场调试设备，根据岗位职责检查各自设备运行状态，包括会场照明是否合理、音响工作是否正常、各类显示设备图像是否清晰，会议开始前一个半小时，由领班员对所有分会场点名进行设备测试，详细记录各分会场设备的运行情况及故障排除方法。

2）会前准备

会议设备开启运行正常后，会议保障组领班员应及时组织各岗位操作员熟悉会议流程，明确转播过程中的相关事项和要求；所有准备工作应在会议开始前30分钟完成，此时主会场调音员可播放会场须知和音乐，这样便宜各分会场随时测试自己的设备运行情况；同时视频切换员可根据需要将各分会场图像按编制序列在辅助屏幕轮循播出，以便领导掌握各会场的准备情况；在会议开始前30秒关闭音乐，调整镜头和打开话筒准备开会。

3）会议转播

会前准备到位以后，会议转播过程主要由视频切换员来完成，其他三个岗位主要投入到监控和协助上来，领班员则随机抽查分会场的视听情况。需要指出的是由于操作员与会议现场是隔离的，为保证会议现场的视听效果，所以需设置会场监控员来进行现场监控，协调其他岗位处理会场临时情况，同时也可为不便出入会场的领导代办紧急事项。调音员主要监控会场音响和送达情况，网络联络员主要监控各会场的网络连接，及时处理掉线、断连等突发情况。

4）会场显示设置

会场主屏显示会议上级图像，辅屏可显示本会场或各分会场轮循图像，如有更多的辅助屏幕，可对各分会场进行编组显示，确保领导能随时掌握分会场的视听情况。当需要与某一单位进行对话时，主屏及时切换至该单位，打开对话通道。

5）摄像要求

摄像时应结合实际情况，以使观众不对会议内容感到厌倦乏味为前提来进行。主会场可采取点面结合的方式，哪里有发言镜头就打向哪里，发言内容较长时可适时调整镜头，特写其他参加会议的领导和会场，整个过程一至两遍即可，不要重复累赘；下级会场参加会议时，本地会场镜头始终保持会场全景，以最大角度向上级会场呈现参加会议全员，镜头的切换要做到准确自然，切换时机灵活掌握。

6）结束会议

会议结束方式为自上而下逐级结束，特别是召开多级会议时，直接上级还未宣布会议结束时下级会场不得私自结束会议，以免造成会议内容的漏听。结束后领班员及时将会议录像资料刻录送交承办处室保管，而后组织会议保障讲评，对出现的问题和需要改进的地方及时做好登记。

四、责任区分

为了更好地完成保障工作，责任的区分是必要的，各级明确自己的责任后为圆满完成保障工作打下坚实的基础。

1、承办会议的处室主要负责下达召开视频会议通知，确定会议议程，提供会议文字材料和多媒体资料，协调会务保障，维护会议秩序。

2、通信处主要负责协调会议保障相关事宜，按照领导和承办处室的意图准时无误地指导完成保障工作，对保障工作负指导都督的责任。

3、保障分队负责视频会议的具体实施和技术保障，在平时做好视频会议系统设备的日常维护保养工作和操作员的培训工作，随时掌握设备的工作性能和运行状态，对保障任务提出合理建议，对下级分会场的保障工作提供技术支持。

参考文献：

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