加强档案信息管理 增强服务利用功能

冯柏霞

摘 要：档案管理不仅为医院医疗、科研、教学和经营管理活动提供基础信息，也是评估和衡量医院管理技术水平和医疗质量的重要依据。如何使医院的档案管理工作适应现代医疗发展的新趋势，提高档案信息管理水平，是我们当前亟待解决的问题。医院档案信息管理的对策是：提高医务人员的档案意识；加强档案信息资源管理；增加档案数量；建立人员信息数据库；加强档案信息化建设；做好档案编研工作。

关键词：医院档案；信息管理；服务利用功能

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）11-0168-02

随着我国医疗卫生体制和现代医学信息科技的发展，医院各项管理工作中产生的信息量日益增多，作为医院管理工作的重要组成部分，医院档案不仅是医院整个发展历史的真实写照和原始记录，也是评估和衡量医院管理技术水平和医疗质量的重要依据。随着医院在管理上、业务上各方面的档案不断增加，加强档案信息管理，增强档案利用功能对医院管理具有重要的意义。

一、档案管理的现状

1.南宁市五人民医院综合档案室属于院长办公室的二级科室，负责医院各项工作中形成档案的管理工作。档案室拥有办公场地200平方米，密集架档案柜18组，现有档案库房2间，分别为综合档案室库房、人事档案库房，档案室拥有专用库房、专用的阅档室和专用的办公室实行档案用房“三分开”。人员由1名兼职资料保管员增加到3名专职2名兼职档案管理员，1名兼职主管档案工作领导，档案管理专业技术系列的中级职称1名，达到了档案管理法规的要求。档案库房还按要求配备了铁门、铁窗、密集架、空调、扫描仪、双层窗帘等设备，使档案库房的安全得到了保障。档案室于2012年通过自治区、南宁市档案局评审，获得自治区级档案室。

2.馆藏情况。南宁市第五人民医院档案信息已完成接收档案44 230卷，其中党群档案94卷，行政档案203卷，医疗管理档案108卷，药品档案13卷，教学管理类1卷，科研档案5卷，设备档案33卷，基建档案61卷，财务档案1 920卷，实物档案192件，鉴定档案313卷，医疗纠纷档案5卷，人事档案420卷，病历档案40 912卷。整理了旧档案资料三千余件。

3.档案的检索工具：从2010年开始南宁市第五人民医院档案工作就实现了电脑管理，应用档案软件管理档案、查询档案，同时做好检索工具的编制工作，按照档案工作的要求和规范，编制了《基建档案案卷目录》、《鉴定档案案卷目录》、《仪器设备档案案卷目录》、《文书档案案卷目录》、《声像档案案卷目录》目录等。2011-2012年综合档案室共提供借阅档案100多件（人次），人事档案查阅50件（人次）。

二、档案现状及利用的分析

充分发挥档案信息资源的开发与利用，提高档案利用，为领导科学决策和各项业务工作提供服务，为促进医院全面、持续、协调发展服务，是档案事业适应时代发展的必然选择，也是档案事业在新时期实现迅速发展的必由之路。南宁市第五人民医院档案管理工作虽然具备一定规模，档案信息资源的开发工作也取得了一些成绩，但是档案提供利用还是不尽如人意，档案的社会化服务水平不够高，档案信息开发利用的手段还比较落后，数字档案信息还没有在档案利用中发挥出应有的作用，没有真正实现档案信息资源的社会共享。许多人对档案的价值了解不深，档案还是处在“藏在深闺人未知”的状态，随着医院卫生事业的发展对档案信息需求的日益迫切，档案管理及信息资源的开发利用还有待改进。

三、档案管理与利用工作的对策

1.提高医务人员档案的档案意识。打破以往档案的神秘性，实行政务公开透明，树立开放服务的形象，使越来越多的人认识到档案在各项工作中的作用。利用各种手段宣传档案的利用价值，例如利用周会、内刊、局域网、墙报等形式宣传档案的作用，让管理人员、医务人员知道档案与他们的工作以及个人的利益有着密切的关系，使他们走进档案室，提高医院档案的开发利用率，更好地为医院建设服务。

2.加强医院档案信息资源管理。档案信息资源是加强医院档案信息化管理的基础，因此，要实现信息化管理，就要确保充足的信息量，这就要求加大《档案法》的宣传教育工作，要使全院职工树立“档案集中统一管理”的意识，把档案工作列入医院目标责任考核，统一安排，认真落实，对医院档案所涉及的内容和领域分门别类进行收集，准确掌握所需求信息，针对医院的特点，建立有特色的档案信息，尽量做到储量丰富、利用率高，实用价值高。

3.增加医院的档案数量。档案馆藏量是利用的基础，档案馆藏量的多少决定了利用效果，因而扩大档案收集范围，改善档案收藏结构，是为档案利用提供良好的物质基础。我们要改善过去的单一结构，做好档案收集归档工作，不断丰富档案内容，优化室藏结构，有计划的增加档案门类，使馆藏内容和数量不断增加，要管理日益增长的档案数据，要在多年收集、整理、立卷归档历史积累档案信息资料的基础上，认真总结经验，继续改进方式方法，加大力度，抽出专人，完成往年档案信息资料归档工作，进一步规范各门类档案收集、归档程序，整理了文书档案、实物档案、鉴定档案、仪器设备档案等。

4.建立人员信息数据库。人员信息数据库具有检索迅速，查找方便、可靠性强、保密性好等人工管理所无法比拟的优点，人员信息档案管理进入信息库，为人事档案的检索，提供了准确快捷的信息，对人事信息采集进行自动分类记录，对日常收集的应归档的材料进行登记，形成电子文件归档管理，使人事档案管理工作从传统的手工管理方式向现代化管理方式的转变，人事档案工作重点由重整理、保管转向重收集、利用和提供更完善的信息服务，达到人事档案最大限度的利用价值。

5.切实加强档案信息化建设。我们将探索新的条件下档案集中统一管理的模式，以实现档案信息资源的集中统一服务为目的，在加快信息化建设步伐时，更要重视档案管理软件的互联互通和资源共享，搭建好档案系统信息平台，改变目前档案管理滞后现状，用现代化手段进行档案管理的开发和利用，同时，进一步探索档案管理的数字化建设，提高档案在医院管理中的地位和作用，使档案能够更方便、更有效地为医院服务。同时，通过引进先进的信息技术管理档案，对所有库存资料和以后发生的档案资料实行现代化计算机及相应的软件程序科学地进行分类录入，摆脱繁琐的手工操作，提高服务质量和工作效率，发挥档案信息资料的最大效能。

6.做好档案编研工作，主动提供档案服务

档案编研是指档案部门依据馆（室）藏文件、档案为主要内容，根据社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。档案编研材料是主动开发档案信息资源的手段，是为领导和有关部门及时提供系统的信息的方式。从而提高档案利用的效率。我院档案室要按常规继续编写专题大事记、院志、组织沿革等编研材料。另外，开展编研工作是提高档案馆工作水平的一个重要途径，是档案部门积极主动提供档案信息的有效方式。这就要求工作人员有档案编研观念的更新，以适应现代社会对档案编研的需求不断更新档案编研观念，不断适应医院对档案编研的需求，从实践出发，开辟档案信息资源利用的新途径，汇编档案文集、编纂和公布档案史料、编写参考资料和编史修志，促进了档案工作的开展，满足了社会利用的需要。

（责任编辑：田 苗）