信息管理系统在事业单位应用中的问题及对策

邢强

摘 要：随着网络科技的不断发展，信息管理系统逐渐被人们创建，信息管理工作越来越方便。事业单位对信息管理系统的需求越来越迫切，近几年在我国，这方面的技术也不断发展，但是过程当中出现过很多问题。应用信息管理系统不可能是一步到位的，各事业单位要了解自身实际情况，掌握系统结构和数据库信息的相关知识，在实际应用中不断地加以改进和完善，才能推进信息管理系统不断的进步和发展。

关键词：因特网；信息时代；信息管理

中图分类号：D630 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）11-0071-02

一、信息管理的含义以及它所具有的特征

（一）含义

信息管理指的是人类为了有效地研发和使用信息资源，依靠现代的信息技术，将信息资源合理有效地进行计划、组织、协调和控制等的社会活动。通俗地讲，信息管理就是人对信息资源以及一些活动的管理。信息管理的过程包括收集信息、传输信息、加工信息以及储存信息等工作。

（二）特征

1.信息管理的管理特征

管理工作包括信息管理，所以管理的一般性能够体现在信息管理上。比如说：管理的基本职能我们知道，它是计划、组织、协调和控制，并且管理的主体是组织活动，管理的目标是达到并完成组织的既定目标，然而这些特点在信息管理中同样得到体现。但是，信息管理又具有自己的一般特点。一是管理的对象是信息资源和信息活动；二是信息管理存在于管理过程之中，有其自身的管理，同时支持其他管理活动。

2.信息管理的时代特征

一是信息需求量迅速扩大。伴随着世界经济一体化的发展，世界国与国、国与地区之间无论是政治、经济还是文化交往逐渐频繁，以至信息大量产生。同时，信息组织与存储技术迅速发展，使得信息储存积累可靠便捷。二是信息处理和传播速度更加迅速。赖于信息技术的快速发展，才使信息处理和传播的速度也不断加快。三是科学技术的迅猛发展，造成信息处理工作的方法百花齐放。信息对管理工作的作用大大提高，信息的处理方式方法也就变得复杂。早期所谓的信息加工就是指一种经验性的加工或者就是低级的计算。而现在的加工处理方法不仅要依靠数学方法，还要使用数理统计、和人工智能等方法。

二、信息管理系统的发展及其作用

（一）信息管理的发展

信息管理系统早在20世纪80年代初期就已经在像美国等发达的资本主义性质的国家得到很大程度上的利用，而且经过漫长的不断研究开发，以英国为代表，有关管理信息的系统软件被广泛使用在生产生活、运输交通等各个行业，早期人们称信息管理为无纸化、无笔化管理方法。但是因为我们国家的计算机软、硬件的研发技术相对发达国家是比较落后的，由于经济发展的滞后性和计算机软件研发受限以及软件研发人才稀缺，很大程度上对我国管理信息系统的开发和应用造成了影响；就目前而言，我国信息管理系统大部分都是从国外引进的，再进行汉化、改造，变成符合我国事业单位或各行各业的信息管理系统，但是，技术的针对性不是很强，不能够较好地适应我国各行业的发展，不符合发展要求。所以我们国家首要任务就是要建立自己的信息管理系统，来满足国内各行各业包括事业单位的信息管理，减少对国外系统的依赖性，逐步健全我们自己创造的信息管理系统，只有这样，我们国家才能享受现代化信息时代带给我们的利益。

（二）信息管理系统的作用

1.辅助分析作用

在事业单位对内部信息和外部信息需要决策和监督时，就要依靠各种数据信息。如果以人工手动方式来处理数据，那样得到的只能定期报告，很难满足事业单位的需要，使得事业单位的决策活动只能是依靠经验，这样往往带有盲目性。但是信息管理系统是通过计算机系统将信息储存起来，可以随时提供各种所需的信息，能保证决策监督的准确性和及时性。

2.节约人力、物力

由计算机处理大量、重复的信息管理工作，所以可以减轻工人的工作强度，关键的是将信息输入到计算机系统以后，所有的工作都由它来完成处理和保存等工作，这样可以省略人工方式处理环节，最后达到减员并且提高经济效益的成果。

3.信息管理系统可促进事业单位组织管理的职能优化合结构优化

信息管理系统的本身就是一项繁琐的工作，另一个原因就是我国事业单位存在着管理基础比较薄弱和管理方式方法不妥当等问题，所以在这问题上，就会涉及事业单位原有的职能分配问题、机构设置问题是否恰当，因而需要进行管理职能和组织结构的调整、优化。

4.有助于提高事业单位的组织机构的工作效率

当计算机系统进行处理信息时，它的速度远远大于人类手工整理的速度，这样就会使管理信息的提供时间不短缩小，事业单位部门之间的工作联系越来越紧密，大大加快了事业单位业务办理的速度，从而提高了事业单位的工作效率。

5.有助于提高事业单位组织管理人员的综合素质

目前，我国事业单位在建设信息管理系统的过程中，最为突出的问题就是报考计算机专业人员不是很多，而且又缺少懂计算机技术懂管理的人才；而信息管理系统建设要依靠技术管理人员，那么技术管理人员如果对信息管理系统的一些基础知识不了解，信息管理系统就不会成功开发出来。因此，在信息管理系统的建设过程中，想要保证建设工作的顺利进行，人才培养必须同步进行，进一步提高管理人员的综合素质。

三、事业单位对信息管理系统的需求

步入21世纪之后，随着生产力的大力发展，科学水平的不断进步以及办公工具被人们发明，造成人们对现代化科学技术的需求越来越大，依赖程度越来越高。事业单位也同样向往现代化办公的发展方向，但是需要对大量的信息进行更好地管理，这项工作的确是一项非常繁琐复杂的艰巨工作，原因是这些数据和信息需要快速的分析处理也要有很高保密要求，以往都是使用人工方法，而存在的弊端多之又多，比如说：浪费办公人员很多时间和精力，其次人为管理难免会出现错误，并且调节时也会很是麻烦，费时，随着计算机时代的发展以及数据库被广泛地应用，为这些数据的分析处理带来了很大改变，所以事业单位对这种信息管理的模式迫切需求，因为信息管理系统的建立将给事业单位的办公带来很大便利，这样就更能够节约办公的时间和人力物力，更能够有效地进行分类保管。但是任何事物在接触的初期都会产生磨合，那么事业单位在应用信息管理系统会有哪些弊端呢？下面让我们举例说明。

四、在事业单位应用过程中出现的问题以及解决对策

现如今很多企事业单位都应用了信息管理系统，但由于不同的影响因素，从它的实施效果来看，还有较多不尽人意的地方，而且在不同发展阶段，所表现出来的问题也存在着某种程度上的差异。那么下面主要分析一下存在的问题。

（一）导入阶段

1.存在的问题

事业单位应用信息管理系统有什么目的呢？这个问题是每个事业单位在应用信息管理系统之前明确的首要问题。为了急于满足事业单位信息整理的需要，在应用信息管理系统实施过程中就会出现对问题欠考虑的情况。应用信息管理系统需要准备好大量的人力、物力、财力各个方面的准备计划。信息管理系统的载体是一种先进的管理思维，这就要对事业单位的业务流程做出恰当的变化以及更好的优化。

2.解决导入阶段问题的对策

第一，提前做好准备工作，比如说应用信息管理系统的可行性分析报告、在事业单位内部的宣传工作、选择什么样的团队等，做好准备工作，就能为接下来的开发工作奠定基础。第二，加强上层管理者对实施信息管理的全面的、清楚认真的认识，这样就会影响到基层对信息管理系统的认识以及实施的最终状况。

（二）研发阶段

1.存在的问题

研发阶段过程中首要问题就是信息管理系统研项目依靠什么方式？如果采用外包方式，软件开发商需要承担软件开发及维护等一系列的工作。如果采用内部研发方式，事业单位的内部员工需要承担相同的工作，这样一来，就对事业单位信息管理研发人员的要求比较高。就目前国内情况来说，现在一部分事业单位都采用研发外包的方式，但是外包往往使事业单位不重视调研和开发，缺乏研发的积极性，认为把研发的工作交给开发商做就可以了，这样就造成在应用的时候软件不符合事业单位的实际需求。

2.解决研发阶段问题的对策

研发工作需要建立在市场调研的基础上。如果在市场调研方面没有基层参与，只有事业单位的上层领导独自决定，容易造成信息管理系统不能满足整个事业单位机构的真实需要结果就是造成资源的浪费和效率提高不明显的情况。因此技术人员需要在基层员工的帮助下进行技术建模，要尽量定制出适合事业单位各个机构的信息管理系统。

（三）运行阶段

1.存在的问题

虽然在研发阶段解决了遇到的困难，但是不代表运行阶段就会轻松很多。例如研发阶段过程中解决的大多数问题都是技术上的，但是在运行阶段需要解决的问题更多是属于“人”的问题。“信息”和“人”是信息管理系统的最重要两个部分。信息管理系统是一个技术问题，也是“人”的问题。管理信息系统需要靠人来实施，而因为系统的实施会带来对员工的观念的冲击，使其产生预期的效益是一个重要的问题。

2.解决运行阶段问题的对策

推进信息管理系统的实施工作正如上文所分析：信息管理系统实施的过程中要考虑很多有关“人”的因素。事业单位的信息化想要一步到位很困难，要根据实际情况不断地推进。在起步阶段不一定要马上建立一个完整的系统，而是要根据事业单位本身的特点脚踏实地一步一步地进行。

五、意见和建议

事业单位应用信息管理系统不可能是一步到位的，还需要在很多方面去进行改进，那么就其安全性设计而言可以从几个方面加以改进：一是由于事业单位自身存在的特点，对其信息管理的安全性要求很高。在引入的阶段必须要注意机构身份的识别，事业单位数据信息进入信息管理系统必须要严格把关。二是对于单位内部的信息的进入和管理的工作要做到责任到个人，这样就避免任何的细节性错发的发生。三是利用其他与事业单位信息管理系统相关的安全保护系统为工具，对数据库信息的安全进一步保护。

事业单位对信息管理系统的需求越来越迫切，但在进行引进信息管理系统时，要了解自身的实际情况，准确掌握系统结构和数据库信息的相关知识，才能推进信息管理系统不断的进步和发展。

参考文献：

[1]周三多.管理学——原理和方法[M].上海：复旦大学出版社，2008.

[2] 用友软件股份有限公司.申银万国管理信息系统案例解析[EB/OL].http：//www.cbinews.com/casestudy/news/748.html.

[2005-12-22].

（责任编辑：田苗）