档案信息化的建设和发展

翁均俐

【摘 要】随着信息化技术在各个行业的广泛利用和发展，传统的档案管理工作也面临着新的考验，探索档案信息化的建设和发展成为档案人员一个时期的主要工作。本文就工作中的实践对档案信息化的建设和发展进行了阐述。

【关键词】信息化 档案管理

【中图分类号】G270.7【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）02-0322-02

传统的档案管理工作是建立在纸质文件的基础上，一般的档案管理系统也仅仅是条目式的管理，主要用于数据的检索。随着现代信息技术的飞速发展和网络的日益普及，对传统的档案和档案工作带来了巨大冲击。特别是随着信息技术在工程实践上的广泛应用，设计手段和管理方式已经发生了巨大变化，电子文件已经以其无可争议的生命力成为记录信息、传递信息、留存信息的重要工具，并将在可预见的未来成为最主要的工具。因此档案管理的信息化建设作为适应信息化发展和科研生产的需要，就尤为重要。

一、档案管理现状及存在的问题

目前“档案管理系统”，已经在档案部门广泛使用，通过档案管理系统可以做到数据的条目式管理。同时，设计系统也在单位的科研活动中得到广泛运用，设计产生的文档已经全部在系统上运行，并受控管理。

目前的状况是档案管理是以纸质文件为主，电子文件仅在系统中进行保存。这就带来了以下问题。

档案人员对文件的监督、检查、指导无法保证，归档文件的有效性和完整性很难控制。纸质文件的管理，主要保存在档案室。在研制过程中需要大量查阅、使用各种文件资料，电子文件只有转换成纸纸文件才能利用，这不仅对设计人员的工作开展不利，也加重了管理人员的负担。

文件的产生过程即是文件质量保证的重要环节，也是文件后续能否妥善管理的重要环节。目前档案部门不能介入到文件的产生环节，只能被动地接收产生的文件，无法及时做到过程控制。为保证文件的使用，必须保存大量的纸质文件，随着文件的增多，只进不出的现状给档案库房带来了巨大压力。纸质文件管理环节多、手续繁。给档案管理带来了大量繁杂的工作。

目前电子文件仅仅做到了在系统进行保存，基本可以解决数据文件的查找和数据安全。但随着数据信息的增多，垃圾文件的增多，对已有数据文件的管理，以及如何提高数据信息的共享性、可重用性，将是今后的重要工作内容。

传统的档案管理是通过对纸质载体的管理和载体产生环节的控制达到对载体所带信息的间接管理。虽不直接针对载体所带信息进行管理，但实质内容仍是对信息进行管理。电子文件应用后，数据信息与载体分离，对载体的管理进一步弱化，针对数据信息的管理也就成为档案管理的主要业务。

将档案管理系统与设计系统集成工作。实现文件属性信息的传递，减少了录入差错，提高了效率。另外档案部门也积极参与了设计系统的建设，发挥了文件资料管理职能的作用。

通过电子文件归档的尝试。将纸质文件、设计系统中的电子现行文件以及离线归档的光盘数据文件有机地结合，初步做到了归档要求统一，归档内容一致，归档文件格式按需的模式。

二、 档案信息化的建立

工作要转变观念，从管理载体向管理数据转变；要转变思想，从一个单位内管理集团单位进行统一集成的管理转变；要转变方式，从后期管理向前期介入、过程控制转变。具体来说，就是“以数据管理为重点，以过程控制为手段，以数据应用为目标”。

如果说前期档案部门参与信息化工作更多的是“搭台”，那么后续工作就该档案部门“唱戏”。档案部门要适时开展档案信息化工作。

在完善设计系统，确保全文数据受控的基础上。实现全文数据在系统

中受控是对电子文件进行管理的前题，对电子文件工作环节的设定，确保数据利用的及时性。传统的纸质文件制作和传递流程环节长、效率低，不仅使文件的制作传递经常成为工作的短板，大量的人力资源投入也制约了档案业务的发展。通过电子文件管理环节的实现提高文件传递效率，减少不增值的环节，在目前人力资源有限的情况下，是确保后续工作能有效开展的有力方法。逐步完善管理系统与设计系统的集成。将设计系统产生的电子文件全文与档案管理系统所管理的纸质文件条目，以及档案库中的纸质文件实体做到统一管理。在集成的系统中，文件从发起编写到纸质文件制作、入库的全部环节受控、可查；文件的属性信息共享，减少重复录入，同时方便文件的查询利用。

探索电子文件归档的方式是档案信息化的一项重要工作。电子文件如何归档是当前档案界研究的热点，但国家还没有一个统一的要求，过去特殊载体较少，该问题影响不大，各单位也有过一些教训。电子文件大量产生后，此问题也变得非常重要。如果仅简单将设计系统中的文件拷贝刻录，不能从根本解决问题。在电子现行文件已受控的前提下，电子文件归档已经刻不容。

重点进行数据管理。扩展档案管理职能，充分发挥档案管理的优势，将目前档案人员对纸质文件的管理扩展到对电子文件数据的管理，同时将各种数据库中的数据和目前档案管理中的的管理相结合，统一管理。转变管理方式，将文件事后管理，转变为事前控制。通过对电子文件的前期介入、过程控制，达到对档案信息管理的目的。

适时开展电子数据信息的编研利用。现有系统可以解决电子数据的保管问题，但还没有解决数据的共享和利用。使用人在应用文件时必须通过检索、汇总等方式。档案部门可以通过编研，梳理不同文件数据的用途，建立数据字典、提出数据共享的解决办法，达到数据高效利用，最终做到知识管理。

三、 推进档案信息化工作的发展

要明确档案人员和信息化人员的职责分工，明确档案人员对数据信息的全过程控制，并承担相应的管理职责。同时，随着工作方式的转变对档案人员要求也提高了。档案人员的知识结构和能力，以及人力资源配备都是制约今后发展的一个瓶颈。要尽早配置相应的人力资源，添置相应的设备，未雨绸缪、做好各项储备。

随着工作的牵引，新技术的不断应用，必须保证电子现行文件受控，但已经保存多年的纸质档案如果不能及时进行电子转换和确认，将影响后续使用。同时，如果没有完整的电子文件数据，电子文件的管理也就成了空谈。

档案人员应参与到信息化系统的设计中。研制流程再造、设计手段提高、研发平台的建设固然是以设计人员、信息化人员为主，但任何一个工作过程都将产生文件。对文件进行管理和控制是档案人员的职责和使命，也只有档案人员对文件的控制和管理才最了解。因此在信息化建设过程中档案人员的及早介入，可以避免信息化建设有缺项，将有力地支持信息化的发展。

电子文件的管理取决于信息化的发展，随着信息化应用水平的提高，应用系统的改变，管理模式也必将变化。因此电子文件的管理、数字档案的建立不能完全脱离开信息化的发展模式和应用水平，必须结合实际情况。档案工作的信息化既要自上向下推进，又要自下向上推动。对具体的工作模式研究，档案人员应结合各单位实际情况和信息化发展水平综合考虑，尽早地提出自己的设想，发挥作用。对具体工作，应结合现有条件，进行前瞻性思考，并有效的利用现有手段和工具，积极推动信息化工作的开展。在进行顶层策划的同时，还要积极争取上级支持，统筹考虑。

电子文件管理作为档案管理工作的重要组成部分任重而道远，将随着信息化应用水平的提高和信息化手段的改变，不断增添新的内容。档案部门也将不断提升自己的业务能力和水平，适应新的需要，为提升能力、建设行业内领先做出贡献。