医院档案管理存在的问题及对策

袁红梅

【摘 要】随着医疗制度改革的不断深入，医院档案管理工作如何更好地服务于医疗、教学、科研等工作，是新时期所要面对的新任务、新课题。？由于医院档案工作具有广泛性的特点，它涉及医院的各个部门，融入了医院全方位的信息，因此，良好的档案管理是医院科学管理的基础。？对此，笔者对医院档案管理中存在的问题及应对策略进行了初步的分析和阐述。

【关键词】医院 档案 管理工作

【中图分类号】R173【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）02-0312-01

随着医疗制度改革的不断深入，医院档案管理工作如何更好地服务于医疗、教学、科研等工作，是新时期所要面对的新任务、新课题。由于医院档案工作具有广泛性的特点，它涉及医院的各个部门，融入了医院全方位的信息，因此，良好的档案管理是医院科学管理的基础。对此，笔者对医院档案管理中存在的问题及应对策略进行了初步的分析和阐述。

一、我国目前医院档案管理中普遍存在的问题

（一）机制不顺、权责不明

目前医院实行的信息管理体系是档案与其他信息分体管理的体系。这个体系主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科是三级综合医院必备职能科室，负责医院图书和计算机管理；综合档案室也是三级综合医院必备科室，对本单位各种门类载体的档案，实行集中统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导、检查。信息科、综合档案室在日常工作中基本是各自独立地进行信息的收集、整理、保管、加工和提供信息使用服务，两个部门缺乏必要的协调，造成人力、物力、财力的浪费，很大程度上制约了医院信息管理整体水平的提高。

（二）网络薄弱、制度缺失

大多数医院虽然建立了三级档案管理网络，但它的运行效果目前并不理想，有关人员档案意识淡薄，档案材料丢失损坏不能及时归档的情况时常出现；涉及档案管理的制度职责较少，没有相关的制度和检查考核措施；随着社会的发展，医院档案管理的内涵和外沿都在发生变化，档案的范围由当初的文书档案、照片档案、病历档案、人事档案发展到今天的科研档案、胶片档案、声像档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等等。

（三）标准不明、认识不足

在等级医院评审标准中，我省对医院综合档案室档案管理标准并无明确要求，并未形成对医院档案管理的外部激励机制。我国部分省份明确规定了医院综合档案室档案管理标准，但执行并不严格，甚至要求不断降低。在医院内部，档案管理重要性的宣传力度也不够，没能使全体职工充分认识到档案是一种不可再生的宝贵信息资源，是社会财富，管理好和保护好这种资源是每个员工的义务和责无旁贷的职责。

（四）人才紧缺、技术落后

目前我国档案专业人员在业务水平、理论水平、文化程度方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为专业出身人员少，专业知识老化、知识结构不合理、学历低、现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，这些已不适应新形势下的档案事业发展。在医院中，这种现象更为普遍。在医院人才培养计划中，往往只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育不纳入计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。此外，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛应用，医院管理手段不断进步，而运用计算机及网络技术管理档案较少，基本停留在手工收集、检索，不利于档案的收集、利用和开发。

二、医院档案管理工作的改革思路

（一）以制度建设为先行，夯实医院档案管理工作基础

建立健全档案管理制度内容十分广泛，如建立档案收集和归档制度、档案利用、保管制度、制定保管期限、归档范围、档案鉴定等制度，并将这些制度和规定纳入医院岗位制和考核办法中。医院档案工作内容繁多复杂，部门众多而又分散，专业性、技术性强，档案管理要求及机密程度高低差异悬殊。因此应建立符合医院实际情况的档案管理制度，并在工作中不断加以完善。其中，建立和健全档案收集制度尤为重要。健全三级管理网络，形成垂直式管理，为了适应档案管理现代化的需要，要建立健全档案管理网络，成立档案管理小组，由分管院长任组长，职能科室主任担任成员，各职能科室设兼职档案员一名，形成三级管理网络，兼职档案员具体负责收集、整理本部门在日常工作中形成的、对今后工作具有参考利用价值的文件材料，定期向档案室移交，这样既保证了归档材料的完整性、系统性，又便于将档案开发工作列入计划，纳入日程，落实责任跟踪监督检查。

（二）以综合效益为导向，改善医院档案管理工作质量

档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，通过档案深层次开发，可以提高档案的使用价值，为医院业务、医院管理及患者提供更好的服务。同时，通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益，不断完善档案检索工具，以满足医院各部门及医护人员对档案利用的需求，通过提供热情、细致、快捷、简便的档案服务，以树立医院档案部门良好的服务形象，提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案建设。医院运作和管理的过程是一个获得信息、处理信息、利用信息的过程，医院作为一个综合的管理系统，档案管理系统就是一个信息资源系统，将这个信息资源系统融入到医院整体信息化工作中，不但可以节约人力、物力和财力，而且还能提供更多的综合信息，形成更具有综合效益的资源库，不仅能充分发挥信息整体效能，也是形成医院电子计算机联网的基础。

（三）以人员培养为后盾，促进医院档案管理工作发展

档案管理人员要改变过去？等、靠、要？的传统工作模式，打破过去？重管轻用？的陈旧管理方式，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动向主动转变，充分发挥档案的信息资源功能，把档案工作同医院的社会效益联系起来，在主动服务、跟踪服务和开发利用上狠下功夫。只有档案管理人员的素质跟上时代的节拍，开拓进取，才能保证档案工作在医院改革中发挥应有的作用。要加强档案法的学习，根据档案工作发展的需要，制定切实可行的年度学习计划，并区别不同层次、不同对象、不同岗位明确学习目标，采取不同的学习内容和方法。鼓励工作人员积极参加学术交流活动，注重知识的更新。结合医院管理与临床实际发展的需要，有目的、有针对性地开展应用为主的档案方面的研究和技术创新，不断提高档案工作人员的专业知识和管理水平。

（四）以科学技术为手段，提高医院档案管理工作效率

利用电子计算机管理档案是信息的收集、传递、开发、利用的主要功能。在目前，最重要、最基本的现代化管理手段之一是计算机管理，将档案内容按党群管理、行政管理、科研教学、基本建设、仪器设备、医疗收入、耗材使用、财务管理、病案管理等分门别类地输入计算机，具有检索快捷、方便、高效等优点。这样既节约了人力资源，也避免了人工检索出现的失误，使档案信息在现代化机器设备中准确、方便地再现，使档案信息的处理传输获得前所未有的积极效果。

综上所述，档案管理人员应把以医疗技术水平的提升作为服务着眼点，以档案的跟踪服务和超值服务为着力点，不断提高自身素质，深入开发档案信息资源，医院档案工作就会在新形势下呈现新的生机。