体育院校档案管理体系与教学评估体系的对比研究——以武汉体育学院为例

林 玲

Wuhan Institute of Physical Education，Wuhan Hubei，430079

1985年，《中国中央关于教育体制改革的决定》正式颁发，明确提出把进行高等教育评估工作作为我国教育体制改革的重要内容。这也是教育评估在我国高等教育事业中初步建立起重要地位的标志之一。经过近30年的发展，已形成了较为丰富的、完善的体系。教学评估是依据教学质量目标和人才培养目标的要求，制定指标体系及其标准，对学校的理念、行为和状态进行规范化的价值判断活动，也是高等教育评估和高等教育质量工程等的核心内容之一［1］。随着我国社会经济发展和高等教育事业发展形势的变化，教育教学评估工作的内容和形势也发生了相应变化。出现了学校是评估和质量保障的主体，通过外部评估引导学校建立自我质量保障体系；评估应以学生为本，重视学生对教学工作满意度的评价等新教学评估理念。新评估方法也发展出来，如教学状态数据分析法，强调实现高等学校教学质量常态监控和周期性评估的有机结合。在评估工作中，评估机构基于学校申报上来的本科教学状态数据，对各参评学校的教学基本状态分别做出分析报告，供评估专家使用，方便了专家开展工作，同时也减轻了学校准备材料的负担，提高了工作效率［2］，对高校教学工作数据、信息和资料的日常管理工作水平提出了更高的要求，也对教学档案管理工作提出了更高的要求。

教学档案的建设与管理水平是高等院校办学质量和教学管理水平的重要体现，是高校教学实践工作中积累起来的重要历史资料。相对于财务、基建等专业性档案，教学档案具有来源分散性、形成过程复杂性、内容专业性和形式多样性的特点［3］。在大多数高校中，教学档案在各级各类教育教学评估工作中都发挥了积极作用，并为评估工作提供了丰富的支撑材料。但也存在着一些评估指标无法及时有效地获得支撑材料，或一些档案材料无法全面、有效支撑或反映评估指标的问题。一方面使得档案工作在评估中无法充分发挥作用，另一方面，学校的一些工作和成绩也因没有丰富详实的支撑材料得不到合理评价［4］。究其原因，教学档案的管理形式、内容与现行的教育教学评估工作主要体系是否具有较高的匹配性或相容性。

1 研究方法

1.1 校本研究方法

校本研究是自上世纪80年代以来在教育研究领域内发展起来的一项重要理念和研究方法。在本质上，校本运动反映了当前教育界反对教育的同质化、工具化趋势，追求“回归实践”、“回归个性”的需求［5］。通过唤醒学校各方面的自主和自治意识，倡导和鼓励教师及教育管理者回归自身面临的独特问题，发展出适应学校和学生特征的独特过程、方法。

从方法学角度而言，校本研究的关键在于从行动者（教育实践者）本人的视角对教育实践进行研究，因此，校本研究是一种自我审视的研究，研究者和行动是统一的。

基于上述观点，针对行动者（即武汉体育学院档案管理工作人员，本研究的研究者）在行动中（档案管理实践）中面临的问题，将自身工作经验和相关政策文件加以对照、结合，提出改进自身行动的建议与策略。

经验总结法是人们对实践活动进行经验总结，将之提升到一定理论高度，以帮助人们探求具有规律性或值得借鉴的内容。校本教研活动中的经验总结是指，作为研究者的教育工作者及时整理、归纳、提炼和总结教育、管理实践中的有效经验和研究成果，以报告、日志或故事等形式表达出来，并与同行就具有一定价值的经验与研究成果进行及时交流。本研究主要通过对工作记录、日志，报告等的分析总结，得出相应结论。

1.2 内容分析法

内容分析法是种常见的定量化质性研究方法。伯纳德·贝雷尔森将其定义为“对传播内容进行客观、系统和定量的分析与描述的一种方法”。它可以包括对同一来源不同样本的内容分析模式，和不同来源相同分析项目的分析模式。研究采用后一种模式，对两种不同来源资料（教学档案目录体系和教学评估指标体系）进行结构和内容上的分析比较。

内容分析法的实施步骤主要包括：确定分析单元、制定分类标准、收集分析样本、统计分析、解释与推论。研究采用内容分析法，对武汉体育学院教学档案目录体系、普通高校本科专业教学工作水平评估指标体系的结构、内容进行分析、比较，以探讨两者之间的关系。

1.3 问卷调查法

运用问卷调查法对长期从事教育教学督导工作的有关专家进行调查。自编问卷包括专家基本信息、高校档案在高校教育教学中的地位、现行档案目录体系与评估指标体系之间的关系、高校档案工作的改进建议四方面共14条信息，采用里克特4点计分法进行计分，大概需10－15min完成问卷。对23名参加2012年全国体育院校教学督导工作会议的与会专家进行现场问卷调查。问卷发放30份，有效回收23份，有效回收率76.7%（见表1）。

2 结果与分析

2.1 教学档案管理目录体系与高校教学评估体系主要内容比较分析

武汉体育学院教学档案管理目录是在高校教学档案管理相关指导文件基础上，结合体育院校自身特点设计制定的单级目录体系，主要分为“综合类”、“招生类”、“学籍类”、“毕业生就业类”、“专业及实验室建设类”、“课程建设类”和“与教学有关的声像类”七大类，每个大类中都包含较详细的内容。

普通高等学校本科教学工作水平评估是2003年开始实施的一项重要周期性教育教学评估工作。也是对后续各类教育教学评估产生深远影响的评估工作，该项评估采用了多级指标体系。将收集到的武汉体育学院教学档案的主要目录体系内容和普通高等院校教学工作水平评估指标体系及内涵说明进行整理，对文件进行格式转换后使用“字词频率统计工具”软件进行词频统计。

表1 专家问卷调查参考者基本信息

2.1.1 文字数目分析

将“字词频率统计工具”软件统计得出的教学档案体系和教学评估指标体系的内容在文字数目上进行对比，对比结果如下表所示：

表2 教学档案体系和教学评估指标体系主要内容的文字数目分析表

上表中可看出，教学档案体系无论是在字数上还是词语数目上都远小于教学评估指标体系，这与两者的结构差异存在一定关系。直观上看，武汉体育学院教学管理档案目录属于单级结构，而本科教学水平评估指标体系为具有一级指标和二级指标结构的多级结构。对涉及对象的描述和概括上，多级结构更为详细和条理化，关于对象的界定更为准确。但使用多级体系必然会带来工作量的大幅度增加。另一方面，一些资料同时具有多种属性，在多级结构下可能存在归类不准等方面的困难。如何平衡两方面的优劣，是今后教学档案管理工作中需要解决的重要问题。

2.1.2 关键词词频分析

将“字词频率统计工具”软件统计得出的教学档案体系和教学评估指标体系的内容的词语词频表导出，并将导出数据表中的无实际意义的虚词——“助词”、“虚词”、“连词”（如“的”、“是”、“和”、“与”等词语）删除，仅保留有实际意义的名词、动词、形容词等实词，对得到的词频统计数据进行对比和分析。教学档案体系和教学评估指标体系的内容中排名前20位的实词统计如下表。

表3 教学档案体系和教学评估指标体系的内容关键词分析表

从以上表格可看出目录体系与指标体系在内容上具有一定相似性，表现为出现频率前20名的词语中共13个相同词汇（教学、材料、学生、专业、工作、课程、建设、类、主要、管理、教材、毕业生、文件），重合率65%，说明教学档案目录内容能够在一定程度上为评估指标体系的主要内涵提供支撑。

2.2 问卷调查结果分析

2.2.1 高校档案在高校教育教学工作中的地位

表4－表8反映了参与调查的专家对档案工作在高校教育教学工作中的地位所进行的了解程度与总体评价。

表4 档案工作在高校各项工作中的作用

表5 对所在学校的档案工作了解程度

表6 所在学校对学校档案工作的重视程度

表7 所在学校档案（包括教务教学档案）方便利用度

表8 所在学校的档案工作是否已纳入各部门目标管理考核

从上述结果可看出，虽然大多数参与调查的专家都认为档案工作在高校各项工作中具有相当重要的作用，但对档案工作的了解程度、实际工作中对档案的重视程度及对档案工作的评价都与这种认识不一致。

2.2.2 现行档案目标体系与评估指标体系间的关系

在问卷中对现行教学档案目录体系与教学评估主要指标体系间的总体匹配程度进行了调查。参与调查的专家（共16份有效回答）对这一问题的回答见表9。

表9 现行教学档案目录体系与教学评估主要指标体系间的总体匹配程度

表9中可看出，62.5%左右的专家认为目录体系与评估指标体系间“较匹配”或“匹配”。这与通过词频分析所得的65%的重合率结果较为一致。说明现有教学档案目录体系与内容同主要教学评估指标体系与内涵具有一定的统一对应关系。但也有37.5%的专家认为两者间不匹配，这需要在今后研究中做进一步分析，并提出有针对性的改进。

2.2.3 高校教学档案目录体系改进建议

对是否需要对现有档案目录体系进行修改以适应评估指标体系这一问题，参与调查的专家意见见表10（共19份有效回答）。

表10 修改档案目录体系以适应评估指标体系的必要性

从上表可见，有关专家对修改档案目录体系的必要性具有较为认同的态度，从一定程度上反映了今后教学档案管理工作的可能发展方向。由于档案目录体系是由既定制度和法规所规定的，修订工作既可能从上级主管部门开始，也可能在不违反相关原则的基础上，在学校具体工作中适当加以改进。

3 结论与建议

3.1 结论

1）内容分析结果显示，武汉体育学院教学档案目录在结构和内容上与主要教育教学评估指标体系存在较高重合率，但在体系结构以及部分关键内容上存在差异，使得教学档案不能很好适应教育教学评估发展趋势。教学档案管理可考虑改单级编目体系为多级编目体系，并根据评估指标中的高频词进行关键词设定，以便评估材料的分类与检索。

2）专家调查结果显示，教学档案与教育教学评估工作存在密切关系，但如何使档案工作更好服务于评估工作仍需做更进一步深入研究。

3）武汉体育学院各类档案中以教学档案的利用率最高，一定程度上反映了教学档案在档案工作中的重要地位。但在档案件数，特别是与评估指标相对应的可利用档案数量上仍相当有限。

4）档案信息化管理已成为趋势，利用教学评估进一步促进武汉体育学院档案信息化管理，使教学档案的利用更加便利、快捷。

3.2 体育院校档案工作改进建议

1）以教学评估为契机，加强全员档案意识。档案意识的强弱直接影响着档案工作的质量和档案事业的发展。教学评估涉及学校各个部门和各个学院（系），每个部门每个学院（系）都有许多同志参与其中。首先，加强宣传力度，通过校园网、校报、广播、宣传栏等多种形式，开展档案工作宣传活动，强化领导和教职工的档案意识；其次，紧紧抓住教学评估机遇，借助领导和教职工在迎评工作中切身体验进行宣传，以便其更充分了解档案、关心档案，自觉地为形成档案、积累档案、保护档案作出贡献。

2）加强队伍建设，培养档案管理人才。档案工作水平的高低取决于档案工作人员的素质，完整有序的档案资料在评估中具有不可替代作用。切实加强档案工作的领导，将档案工作列入学校工作议事日程，根据学校实际情况，建立健全档案工作机构，各部门各学院（系）要有一位领导分管档案工作，把抓好档案工作列入分管领导的岗位责任制。

配好档案管理人员，选派年轻、思想素质好、工作认真负责、文化水平高且具有一定档案业务知识的人担任档案管理工作；稳定档案管理队伍，学校应多为档案管理人员创造有利条件，鼓励档案管理人员安心工作，不应将适合档案管理工作的人员随意调离，严格控制不合理的人员流动；加强档案工作培训，学校为专兼职档案管理人员创造条件，支持他们参加培训班、业务研讨会、学术交流、专题讲座，学习内容不仅是档案知识，还应有相关现代化办公技术、计算机网络技术知识及教学评估知识。

3）根据评估指标体系，制订档案管理计划。教育部2004年印发的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》共有7个一级指标，1个特色项目，19个二级指标，43个观测点，这些指标是一个完整的体系，对明确高校办学方向、改善办学条件、加强和优化师资队伍建设、改革和完善学校管理制度、提高教育教学质量等万面起重要的促进作用。正确理解评估指标体系是做好迎评档案工作的重要前提条件之一。作为专兼职档案管理员必须学习并熟悉这个评估指标的内涵，以便更好地按照评估指标规定的标准进行整理相应的档案材料。学校档案工作除了日常档案任务外，要紧紧围绕评估指标体系来组织工作，在保管和整理档案资料时，严格按照教育部规定的指标顺序来准备，即从一级指标到二级指标到观测点，再到更具体更详细的要求。注意学校和学院（系）在所有指标参数上既有相同的内容，在某些指标上又有不同点。虽然有些标准己很具体，但准备的评估材料应更具体、更详细。材料形式应多种多样，不只拘泥书面材料，还应有照片、录像、软盘、光盘等形式。

4）借助评估工作需求，推进档案管理现代化。在本科教学工作水平评估工作中，由于涉及的内容标准高、要求严、指标体系及观测点多、评估范围广、需求量大，学校和各单位的评估材料收集和整理巨大，靠传统的手工操作己难于满足迎评要求，因此，必须转变思想观念，改进档案管理手段和模式。校园网的产生使高校办公发生了质的变化。依托校园网，借助迎评动力，推进档案管理数字化、网络化建设，使档案信息辐射面更广、交流更加迅速，检索、利用更加快捷。不但要加强计算机及网络设备的硬件建设，更要加强计算机应用软件的开发，尤其是档案管理部门通过计算机专业人员与校办、教务、科研、人事、学生工作等部门联合开发管理系统，借助于校园网，实现文档一体化，实现档案信息资源管理现代化。

5）吸取经验，积极探索，建立长效服务机制。2003年，教育部在《2003年－2007年教育振兴行动计划》中明确提出实行“五年一轮”的普通高等学校教学工作水平评估制度。一个学校的评估结论有效期只有五年，因此必须建立档案工作为本科评估长效服务机制。在迎评动力作用下，档案工作很受重视，学校集中了大量人力、物力和时间对档案进行收集、整理工作，取得非常大的成果。迎评过程实际也是对档案工作进行全面的考验和检阅，可以发现档案工作存在的问题及薄弱环节，必须吸取经验，查找不足，积极探索及建立档案工作适应本科评估工作的长效服务机制，巩固和发展取得的成果，进一步提高档案管理工作的制度化、规范化、科学化。

［1］ 伊继东，张绍宗，铁发宪.高等教育评估理论与实践［M］.北京：科学出版社，2009.

［2］ 梅 毅.我国高等教育评估现状分析［J］.黑龙江高教研究，2010（1）.

［3］ 马玉杰.本科教学评估与高校档案管理工作研究［J］.档案学研究，2006（6）.

［4］ 谢 鹏.高校教学档案与本科教学评估的辩证关系思考［J］.黑龙江史志，2009（16）.

［5］ 余文森.论以校为本的教学研究［J］.教育研究，2003（4）.