浅谈档案管理的发展趋势

方芳 赵芳雪

摘 要：近年来，随着国内社会经济的快速发展和科学技术的不断进步，信息化在各行业的应用与发展速度非常的快，尤其是计算机网络技术以及存储技术和数据库技术的迅猛发展，使得以计算机网络技术为支撑的档案管理信息化发展面临新的机遇与挑战，。档案作为记录信息的有效载体，由于其具备其他任何领域均不具备的历史记录、启迪未来等功能，因此更应当实行信息化。本文将对档案管理信息化的相关内容进行分析，并在此基础上就档案管理未来发展趋势及信息化发展策略，谈一下自己的观点和认识，以供参考。

关键词：档案管理；信息化；发展趋势；研究

所谓档案管理信息化，实际上就是在充分利用现代计算机及网络信息技术的基础上，以大型的数据库管理为基础，通过先进的通信技术应用创建高度集成化的现代管理系统。信息化技术在当前国内档案管理工作中的应用非常的广泛，而且效果非常的好，信息化必将成为档案管理的主流发展趋势。

1 档案管理信息化认识

首先，档案信息标准化。档案信息标准化是档案实体管理实现信息管理过程中不可或缺的业务规范以及相关技术标准。从实践来看，该标准、规范应当由档案管理部门进行制定、统一施行。对于档案信息标准化而言，其主要有档案信息采集、档案信息存贮、档案信息管理以及档案信息网络和档案信息管理软件等五个方面的标准化内容。

其次，电子档案特性。信息化档案管理工作中，可以促使档案信息检索查询、实施利用等更加的方便与快捷，对于实现档案信息及相关资源的有效共享具有非常重要的作用。就档案信息数字化而言，其主要包括以下几个方面的内容：档案目录、档案编研成果、档案全文等数字化，同时还包括档案实体图片化，在此过程中，档案全文数字化是整个档案管理工作数字化的关键所在。

最后，档案信息网络化。将档案资源信息实施数字化处理以后，利用局域网、互联网等技术，建立一个高效合理的档案信息网站，以供公众档案信息查询以及相关资源信息的有效共享，并在此基础上有效实现档案信息管理的开放性、交互性以及社会化利用等。实践中可以看到，档案信息网络化本文的优势非常的明显，不仅可以促使档案资源成信息为社会公共共享资源和财富，而且还可以实现不同空间多用户受益的同步性，这在很大程度上有效的提高了档案信息服务质量和效率。

2 档案管理信息化发展策略

对于各单位而言，档案是不可或缺的信息资源，因此档案管理工作显得特别重要。近年来，随着社会经济的快速发展，传统档案管理理念和模式已经不能有效适应时代发展的需要，而是应当将计算机网络信息化技术融入到档案管理工作之中，信息化将成为档案管理的未来发展主流趋势。但需要注意的是档案管理工作中存在着很多的问题和影响因素，要想实现信息化的全面发展，应当认真做好以下几个方面的工作：

2.1 转变思想观念，树立信息化管理意识

在当前新的形势下，档案管理工作已经发生了非常大的变化，无论是管理理念，还是管理模式，都有了新的发展变化，即朝着信息化方向发展。基于此，档案管理人员一定要与时俱进，转变传统的思想观念，树立档案信息化管理意识，这对于全面推进档案管理信息化建设，具有非常重要的作用。对于档案管理人员而言，其作为档案信息化建设、实施过程中的中坚力量，其个人的思想观念和管理意识直接决定着整个档案信息化建设成功与否，因此只有加强档案信息化管理，提高管理人员的综合素质，才能树立信息化管理意识，才能认识到信息化在档案管理中应用的重要性和必要性，这是档案管理信息化发展的思想基础。

2.2 制定信息化发展目标，并严格执行

实践中，应当坚持长期与近期目标有机结合的原则，严格按照总体要求和部署，以“科学、实用以及适用为基本原则，对长期、近期信息化建设目标进行确定。对于长期目标而言，应当站在制高点上，对全盘进行考虑与分析，确保质量、统一性，并且为信息化建设的发展留下兼容、再扩充富余空间，以免走回头路，浪费资源。对于近期目标而言，应当注重其实用价值和可行性。在基础业务建设过程中，应当严格按照标准化要求对档案资料进行有效的整理，做好电子计算机著录、标引等方面的工作，即将具体工作做细、做全，不能马虎、盲目。比如，档案馆藏工作中，应当按照“先重点、后一般”原则，对当前馆藏全面分析后，对有重要价值的一些档案先采取数字化处理措施。并借此机会对库藏档案实施全面的清理和规整，对已失去价值的馆藏资料按要求进行销毁，以免重复劳动，这也是实施信息化的客观要求。

2.3 信息化建设过程中的系统软件与硬件设备统一管理

调查显示，当前国内档案管理各部门之间存在着各自为政现象，信息化手段以及软硬件设备不统一，导致很多数据信息之间存在着不兼容问题，着在很大程度上给档案管理信息化工作带来了障碍。因此，实践中我们应当结合实际情况，配备专业、统一的数宇化设备，实现字符识别，以及自动转化和编目、检索，并在此基础上实现自动全文存储、上载以及辅助立卷，自动标引、文档一体化管理等。只有实现统一型号，统一规格的计算机软硬件设备，才能为档案管理信息化的实现提供保障。

2.4 档案信息化标准制定

档案信息化建设的主要目的在于确保用户可以高效、快捷以及简易获取档案数据库信息数据，因此档案数据库信息存储、呈现应当实现规范化和标准化。档案管理过程中，应当符合档案各项标准化内容、编号以及分类和案卷目录编制，不同的项目都应当实施标准化，符合标准之规定和要求。同时，还要从根本上避免传统档案信息资源重复开发与应用问题，从而为档案信息化资源的有效共享奠定坚实的基础。

3 结语

总而言之，较之于传统的档案管理而言，信息化档案管理可促进档案信息资源的有效开发与应用，为社会提供更多的资源和服务。因此实践中应当加强重视和信息化建设，只有这样才能确保档案管理信息化建设的快速发展。

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作者简介

方芳（1961-），女，黑龙江省木兰县，本科，馆员，研究方向：档案。