医院数码照片档案、胶片档案以及旧照片档案的整理及归档

李春蓉

摘 要：当前，数码照片在许多图像记录领域大量产生，而数码照片档案管理则处于无法可依，无章可循，各行其道的状态，由于数码影像数据具有可复制性，如果不同的档案部门之间处理好保密、版权等问题，很容易通过收集实现资源共享互通有无。因此，我们应积极研究数码影像档案的特点，完善数码影像的管理。先把照片分类： 第一大类是数码相机进行的拍照的照片、扫描的以前的胶卷照片和翻拍的旧照片，这类没有底片，只有进行数码分类储存。二大类是用一般的相机照的，有底片和冲洗的照片，这类照片需要仔细分类，包括旧的照片 。

对第一大类：以下归档的数码照片包括数码相机直接照的照片、扫描的以前的胶卷照片和翻拍的旧照片。

一、归类方法：将照好的数码照片从相机里倒入电脑里，再在电脑里进行分类，首先按科室进行分类，我们分成院务部、医务部、后勤等职能科室、产科、妇科、儿科病区、门诊等临床科室，再在各分科的大类上进行各个部门下设不同内容的组，各会议活动等内容设一个组，重大事项单独列组，如：地震的救治等。

二、保存原则：将大量的数码照片，根据各个主题选择有代表性的、重要的、能说明问题或者主题的（如会议一般都要选择有横幅的、一目了然就能知道是什么内容的照片）、及利用价值的照片作为归档的标准。

三、归档的数量；根据主题的重要程度，适量选择部分相关的照片，一般是5张左右。

四、文件保存格式：一般为JPG，文件像数一般为500万，也有一些扫描的数码照片制作幻灯片的，要求像素不是很高，文件像素可以在300万，还有一些照片因为人员众多如集体照，或着其他一些需要将照片像素保存较大，分类按不同的要求进行保存。

五、照片的标注：所选出来的照片，按组、按类建立文件夹，并将文件夹重新命名，打上卷宗号，案卷号，本组的第一和最后一张照片及本组的简单说明。同时，注明人物的姓名、职务、参加的什么事情。片子自身的数据就不用再记了，只要按一定规律（如日期、地点）文件夹归档刻盘就行，最好是文件名上能体现。

六、照片的归卷：1、加上所在数码照片的保存路径。如：1号电脑、D盘、特卷、地震、当天、手术室、一组、1、2、3号照片及光盘编号为特卷3-地震1-当天、手术室1。2、刻录的光盘归卷：光盘刻录完毕，先按年度分类编号，再按科室分类装入光盘袋，在光盘的表面用记号笔写上年，科室等编号。3、数码照片背景信息登记：卷宗 度 保管期限 归档号。

八、照片的保管：光盘的保管：在干燥、清洁、无油烟、无光、无异味的环境中；要求竖放，避免挤压、刮伤、磨损、触摸表面，一般的光盘四五年就会出问题，每五年应进行一次清理、检查，发现问题及时拷贝。用于长久保存的数据光盘，不应经常读取。经常使用的数据应存在硬盘中。

对二大类的整理：用一般的相机拍摄，有胶片底片和冲洗照片，这类照片需要仔细分类，包括旧的照片 。

一、对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。对以前的照片调查论证，如：照片、底片的内容、质量、破损程度、修复手段、装具要求等进行调查摸底。这些照片主要是医院成立初期以来的照片，大小不一，形式各异，未经过系统整理，由于保管条件的限制，照片与底片卷曲变形，发黄变脆，霉变、灰尘粘结等现象比较严重。

二、初步清理、鉴定与登记，将照片按以上部门分类，，将照片、底片逐张编号，并抄录照片正面、背面及附着在纸张上的文字。一张照片或一组照片编写一个文字说明。选用照片、底片分别编号法。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。保管期限代码：分别用Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。

三、简单分类、微机汇总根据照片所反映的问题，设置：党政群团会议、医院重大活动、国际、国内新技术、纪念活动、医疗、后勤下设；基建、食堂、仪器、科研、仪器重要活动等。每张照片、底片在进行分类的基础上将条目输入微机，通过Excel按类别打印出分类目录。

四、照片、底片的技术处理：1·清洗：对于有污迹、发干、变脆、卷曲的照片、底片进行水洗处理。用清水浸泡，用软毛刷刷去附着在照片、底片上的污物，然后用蒸馏水漂洗，水洗时间总共不得超过30分钟，最后取出晾干。对太旧的照片，用臭氧发生器消毒24小时。2·翻拍：对发霉变质、表面薄膜脱落的照片，采取修复与翻拍相结合的措施。一般用数码相机翻拍，技术要求：采用近距镜头，散射光源，有污渍的照片，用滤光镜。3·洗放：对鉴定出有价值的没有照片的底片进行冲洗、放大。干燥，不能用上光机，要自然干燥。

五、照片的保存：1、根据照片大小不一的情况，按照照片整理要求，设计出普通照片册、大照片盒、底片册三种装具。册子一律采用活页夹， 中间芯页采用320g白色中性纸，隔页纸采用中性透明纸，规格A4型、A3型。照片册中有5寸的照片袋，因为大部分老照片都是5寸的，还有不设照片袋二种，，以利于大小不一照片的固定。大照片采用640g白色中性纸板加中性透明隔页纸，规格A3型，单页装盒，不固定。特长照片采用中性卷筒纸芯固定、装盒。对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上。再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm，以竖直放置为宜。2、我们平常是每个月整理，编排，同属一类的照片按时间顺序编号，将整理成册与编目将照片用双面胶固定在照片册上，并粘好由微机打印出的照片号、底片号年度、张号及文字说明，最后打印出卷内目录。底片装袋，按照底片号插入底片册。综合类排列编号，按照形成年度、张号分别排列装册，一年一个流水号。3、照片的保存条件：底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±2℃，相对湿度变化不应大于±5%。中期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±5℃，相对湿度变化不应大于±10%。底片、照片贮存的温、湿度与提供利用房门的温、湿度若存在较大差别，应设缓冲间，在其提供利用前应在缓冲间过渡几小时。贮存柜架：底片、照片应在能关闭的装具中保存，存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响。对贮存柜架进行排列时，应保证空气能在其内部循环流通。

综上所述，所有照片对分类、分组出来的照片都要注明时间、地点、人物、事由、摄影者、背景等内容、也叫六要素。照片档案的处理是一个烦琐的过程，要求进行这项工作的人员不仅有专业的知识，而且要有耐心，不怕烦琐，认真仔细，面对大量的新的、先进的、旧、老的照片，进行一张张的仔细分类，人工检索，工作量是非常大的，我们的工作人员要求有极强的责任心和工作能力，在保证日常的工作情况下，完成新的、老的的照片整理，数码相片的整理、归档会越来越重要，我们将不停的总结经验，和大家分享、交流，把一些重大的历史，用珍贵的照片形式保存下来，给后人参考和利用。