提高档案管理意识与利用效率的思考

李唯

四平市铁西区平西乡三资代理服务中心将档案管理工作纳入工作计划，提高档案管理意识，制定和完善档案管理工作制度，对各类档案进行了分类、整理、归档，确保档案管理工作落到实处。设立专职档案管理工作人员，明确工作职责。实行岗位责任制，并建立考核制度，做到用制度管人管事。提高档案利用率。努力使平西乡三资代理服务中心档案管理工作由保管型向服务型转变，为基层广大群众提供优质服务，不断提高档案利用效率，受到了群众的一致好评。

1 立足“四抓”，切实强化档案管理工作

一是立足制度抓落实。根据档案装订、登记、查询、保管、保密、移交等环节，制定符合上级主管部门工作实际的档案管理制度，强化档案服务登记记录，并依照台账资料比对考核细则，加强对档案管理人员的日常考评。

二是立足业务抓管理。将档案管理充分运用到用地、地籍、信访、执法及日常公文运转等实际工作中，全面提升档案为业务工作服务的综合水平。

三是立足平时抓质量。对日常工作形成的具有查考利用价值的文件、图纸、图表、测算、声像等文件资料及时整理归档，切实把好归档资料质量关，阶段性工作形成的资料及时装订成册，全年性的工作平时重在整理，年终或次年初装订成册。

四是立足服务抓创新。立足我中心服务宗旨、提高服务管理创新机制与新办法，再档案的实际管理和使用过程中充分发挥档案电子化管理优势，为了提高档案调阅、借用查询工作效率，开发了网络版的档案查询管理系统。我服务中心在标准化档案室的建设中，打破了以往分类存储档案浪费空间的老做法，采用科学化、集约化的管理模式，将所有档案编号入盒，按顺序入柜，极大的节省了档案柜空间，实现了科学化、精细化的管理要求。同时，为了提高档案入柜、调阅、借用查询的效率，自行开发了档案查询管理系统，该系统采用B/S模式，使档案室的管理不受空间限制。系统设置了档案资料类型、入档时间、档案资料所属时间、档案盒号、档案柜号等项目的精确、模糊和区间查询方式，可以轻松准确的查询到档案所在位置。该系统也具有很好的统计功能，同时系统还具有档案入柜登记和借用登记功能。现代科学技术的广泛应用不断提高档案利用价值，提高工作效率。

2 推进档案管理规范化、制度化、科学化

我中心结合工作实际，积极采取有效措施，推进档案管理规范化、制度化、科学化，不断深化档案工作在服务中心工作的具体运用和服务作用，全面提升案管中心的服务品质，取得了良好的效果。

一是全面谋划部署。中心领导高度重视，组织成立了专门的领导小组，将档案工作与其他工作整体推进，把档案考评纳入年底服务中心的考评范围内。同时，结合奖惩制度，充分调动本中心人员的主动性与积极性，形成了人人参与档案规范化建设的良好氛围。

二是加强学习培训。在抓好专职档案工作人员培训的同时，我中心及时将最新的有关档案工作的管理规范、要求、归档方式对各部门进行专门培训，使全体工作人员充分认识档案工作的重要性，对档案工作熟知熟会，按时、保质、保量交接档案，做到无缝对接。

三是更新硬软件设备。按照上级档案管理工作要求，我中心专门为档案室购置了电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、除湿器等硬件设备，做到文件电子、纸质双层管理，实现卷卷有登记，使档案管理软、硬件水平得到大幅提升。

四是深化管理应用。我中心规范服务档案借阅制度，做到借时有登记，还时有签收，防止档案遗失、错乱。同时充分发挥档案的信息资源功效，加强服务档案为中心业务服务的作用，确保档案利用率不断增加，利用内容不断丰富，有力地推动了服务中心工作的全面发展。

3 进一步完善服务中心档案管理条件

为进一步完善档案管理条件，我中心还购置了高规格的防磁柜、除湿机等设施，并为档案室配备了设备器材和办公用具、档案装具等，从物力和财力上给予了有力的支持和保障。针对原有的文书、会计、专业档案装具不够规范，实物、照片整理不够全面等问题，中心档案人员加班加点将2002年以来室藏全部六大类上几百卷档案全部重新进行了规范化整理，专设了目录柜，整齐规范，排列有序，形成了纸质、电子两套检索工具，查阅十分方便。

我中心依托上级综合档案管理系统，对2002～2013年永久和长期档案全部进行了数字化录入存储，完成了室藏文书（永久和长期）及会计、实物、声像、基建等所有门类档案的数字化管理工作，共完成近千件纸质文书档案的数字化处理，纸质文书档案数字化上万页；还建立了案卷级数据库条目、文件级及全文数据库条目，形成了图像文件和文本文件两套数据，为用足用活档案资料提供了快捷通道，实现了室藏文书档案的电脑检索查阅，使档案利用方式从根本上发生了转变。

4 严把“三关”，不断提升档案工作质量和服务水平

坚持在健全完善制度上求“全”。在日常工作中收集有关制度及文件并装订成册，使档案管理工作有章可循，不断完善、修订、健全中心干部人事档案材料的档案查借阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等，做到制度上墙、账簿成册，为规范干部档案的管理提供政策依据。建立完善《干部档案查借阅登记簿》、《接收干部档案登记簿》、《移交干部档案材料登记簿》等各种登记簿册，为干部人事档案工作更加制度化和规范化奠定坚实基础。

坚持在执行制度上求“严”。要求各单位负责档案工作的人员严格执行收集整理材料工作制度，及时做好档案材料报送工作；严格执行、定期整理档案工作制度，分批分次对干部人事档案材料进行归档、分类、整理、审核，做到不拖延、不积压、认真鉴别。注重档案材料的完整性，本着完整、真实、条理、精练、实用的要求，对档案中缺少的材料一一登记在册并进行补齐补全，尽量做到与实际情况同步；注重档案材料的真实性，抓好档案审核、转递、利用等关键环节，及时发现并纠正干部档案内容失真的问题，维护干部档案工作的严肃性。

坚持在落实责任上求“真”。进一步落实我中心档案室工作岗位责任制和档案室工作职责，完善干部档案材料收集工作的协调机制，建立档案资料收集责任制，确保形成的材料填写规范、手续完备、收集齐全、归档及时，避免形成新的遗留问题；建立档案管理人员登记备案制度，确保高标准、高质量地完成干部人事档案工作任务。