谈谈信息化条件下电子档案的有效管理

摘 要：本文从电子档案的概念及特点出发，罗列了电子档案管理面临的种种挑战，并有针对性地提出了一系列科学有效的管理措施，以供广大档案管理人员在日常工作中参考、借鉴。

关键词：电子档案；管理；信息化

所谓电子档案，即利用计算机技术形成的、以代码形式存储于特定介质上的档案，是由电子文件归档后形成的。电子文件主要有电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸，等等。电子档案是计算机技术在档案管理工作中应用的产物，也是档案管理现代化的显著标志。电子档案的特征主要有：

1.档案信息存储的丰富性；

2.档案信息的生动形象性；

3.信息存储与利用的迅速准确性；

4.信息资源的共享性。

随着电子计算机的普及和信息技术的飞速发展，在传统的办公过程中产生的纸质文件已逐步被电子文件所取代，出现了纸质档案和电子档案共存的现象。然而，在实际工作中，电子档案的管理却面临着耐久性不足、环境条件要求高、技术寿命较短、信息保护难度大等诸多挑战，因此，如何科学有效地管理好电子档案，促进档案管理工作科学发展，成为摆在广大档案管理人员面前的一项重要课题。

我们认为，信息化条件下电子档案的有效管理，只有人员素质和基础设施一起上，软件硬件建设一起抓，方能取得事半功倍的效果，主要应从以下几个方面着手。

一、从源头抓起整理好电子档案

电子档案整理是指依照一定的方法和原则，对零散的和需进一步条理化的电子档案进行分类、组合、排列、编目，包括两个层次：首先，对电子档案进行分类和排序，即将电子档案磁性载体上零散而杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使其存储格式处于一种有序状态。其次，组织建立数据库。在进行分类和编号的基础上，对电子文件进行科学地登记整理，使其处于有序的虚拟状态，通过检索，可以提取并在电脑屏幕上显现出来。

二、加强硬件设施建设保管好电子档案载体

电子档案的保护应将重点放在基础设施和基本保管条件的改善上。只有具备相应的保管条件和设施才能维护电子档案的完整性与安全性。磁盘、磁带和光盘是电子档案所采用的主要存储介质，目前尤以光盘为主。防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防盗、防火是这些存储介质防护的共性。在存放电子档案载体的库房内应配备强制通风设备与空调设备，使其处于适宜的温湿度和空气洁净度中。此外，还应配备专门的存贮柜架。例如，使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架来存放录音和录像材料等。应定期对各类载体的电子档案进行检查，根据需要进行修复或其他保护性处理。要采取严密的防灰尘措施，防止灰尘对电子档案载体的危害。要远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内，防止外磁场的影响，并避免强烈的机械震动。

三、增强管理人员素质维护好电子文件信息

由于电子文件的共享性，其信息与载体的可分离性，加之无孔不入的电脑病毒和网络黑客，极大地增加了电子文件信息的保护难度。对此，应从两方面着手解决问题。一方面，要加强人员培训，增强管理人员素质。所在单位要定期组织档案管理人员学习，采取积极的措施抓好知识更新、引进、消化，增强管理人员素质，以适应信息技术发展的需要。此外，所在单位一定还要高度重视本单位档案管理人员的选拔，真正把那些思想素质高、业务能力强、工作负责任的同志安排在档案管理岗位上。另一方面，要有针对性地从技术角度对电子文件加以维护，确保信息安全。针对技术过时这一问题，业界提出了三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。目前，防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等，是电子文件信息防修改、防盗窃、防删除的主要技术途径。这些技术方法保证了电子文件信息的唯一性、真实性和原始性。

四、健全规章制度管理好电子档案

根据电子档案储存载体的特点，主要应从三方面着手，健全规章制度，管理好电子档案：

（1）建立一套科学合理的保护、借阅和更新制度由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性，对电子档案的保护应贯穿于电子文件的整个生命周期。为确保电子档案的原始性和完整性，应该为每一份电子文件建立必要的登记制度，从收集开始就对其管理和借阅利用情况进行记录，并严格执行，防止发生信息丢失。同时，应定期对电子档案储存载体进行检查，以确保其在自然寿命内不被损坏，还要核查储存时间和更新时间，对到达储存寿命的电子档案及时进行更新。

（2）实行部门专人集中管理电子档案由档案部门统一管理电子档案，不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护的整个环节严格按照档案管理程序进行，有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏，还有利于建立归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系，并对电子档案进行专业性开发，使之发挥最大的作用。电子档案实行专人管理，有利于明晰责任，强化管理人员的责任意识，提升电子档案本身的安全性、可靠性和借阅利用率，提高电子档案管理工作的水平。

（3）实行“双套制”管理模式档案管理“双套”制是指将电子档案和纸质档案同时提交档案管理部门存档。对于由纸质原件生成的电子文件，对应的纸质原件一定要保存好。对于没有纸质原件的电子文件，应用计算机输出一套纸质件保存。其他磁性载体文件和录像片都应一式两份归档，一份提供作正常借阅之用，另一份作为保存件封存，不得外借。继续用传统的纸质文件形式来保持档案的原始性、证据性和权益性，是档案工作中采用“双套制”管理模式的宗旨所在。

最大限度地延长电子档案“原始记录”的寿命是电子档案管理工作者的神圣职责。我们既要从源头抓起整理好电子档案，也要加强硬件设施建设保管好电子档案；既要健全规章制度保护好电子档案，更要增强管理人员素质维护好电子文件信息。只有这样，才能使电子档案的参考、凭证价值得以实现，才能使电子档案的保护利用工作更好地开展，才能使电子档案工作更好地服务于其他工作。

参考文献：

[1]付春红张凤翯.从保护技术的角度浅谈电子档案及它与纸质档案的差异.吉林华桥外国语学院学报，2006，4.

[2]冯华.信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考.科技创新导报，2011，9.

作者简介：李吉军，（1972.9-），男，重庆梁平人，研究生毕业，文学硕士，主要从事宣传统战、报刊编辑及档案信息工作。