如何做好新形势下高校院系办公室工作

陆一

随着我国高校院系的建设和发展的不断前行，对院系办公室工作提出了更高、更复杂的要求，院系办公室工作繁多，特性复杂，所以，提高院系办公室人员综合素质和完善各项制度是非常重要的任务。本文主要以新形势下院系办公室工作的特性为基础,分析了高校院系办公室目前存在的问题，并提出了解决问题的方案和措施。对促进院系办公室的工作具有十分重要的意义，为未来高校院系改革和发展做好积极准备。

目前，随着我国高等教育改革的不断深化,高校的管理体制也发生了深刻的变化。在这种新的形势下，高校各二级院系办公室如何抓住时机，主动适应，探索规律，使各项工作走向科学化、制度化、规范化、程序化的管理轨道上来，己经成为一个刻不容缓的任务。

新形势下院系办公室工作的主要特性

（一）综合性强

我国高校的院系不管是在教学还是在科研方面都是走在前端的，学校的大部分教学、科研、组织、人事、工会、思想政治教育等工作都包含在院系的管理工作之中。而院系办公室作为学院的一个枢纽机构，每天要面对内外往来公文、来电、来函以及一些无法预估的事件，不仅有党务、政务也有事务；有大事也有小事；有务虚也有务实；有常规也有紧急。近年来随着高等院校的改革与发展，学院办公室的工作也变得越来越繁琐，所涉及的范围也越来越广。

（二）服务性强

学院办公室的主要职能之一是为师生提供良好的服务，它的工作与学院的师生员工是分不开的，所以学院办公室人员要意识到提供良好服务的重要性，这对于整个学院的运转会起到很好的促进作用。办公室要做好自己的本职工作，就要以为学院师生领导服务为宗旨，为学院的各项工作服务。与此同时，还要提高办公室的工作效率，并制定相应的规章制度，提高学院办公室工作的规范化水平。

（三）协调性强

学院办公室担负的职责很多，也很重要，在管理活动中，它是连接院内师生、工作人员之间的一条纽带，它的沟通协调范围较广泛。主要的职能是对院内的职能部门、院领导与教职工之间，并与院系之间以及学校的职能部门保持良好的关系，这样就要求学院办公室的工作人员需要从多方面、多层次、正式与非正式的沟通与协调，从而达到最佳的沟通效果，起到桥梁和纽带的作用。

新形势下院系办公室工作所存在的不足

（一）办公室的规章制度不完善

学院办公室各项工作都是在不停地转换与调动中，很少有固定的机制。因此，部分规章制度已经不能与时俱进，当所有的工作调整过来之后，办公室的工作也会随之而变，而这些就必须要制定一种合理可行的规范制度来进行引导与约束。而就现在来看，我国院系办公室的制度还有待完善，它只停留在表面上，并不能从根本上取得有效的管理，这样就不能提高工作人员的积极性，且不能激发他们的创造才能，从而使整个管理系统都会处于原来的状态，不能得到有效的发展。

（二）管理团队不稳定

高等学校的管理人员处于学校的前端位置，工资的分配比较的狭隘，它是根据职员晋升的，与学校或院内技术岗位相比较，学院办公室人员的晋升空间不大，如果是相同的学历的人，在专业技术岗上要比管理晋升的机会多。学院的办公室本身发展空间就不大，除此之外，对于一些学历比较高的年轻人，他们心都很难静下来，一直会想往上提高自己的学历，然后在学校当老师，或者是再担任管理岗位，也会认为在学校职能部门晋升空间大些。所以，大多数的办公室年轻职工离开本部门而转其他的部门，这就会导致院系办公室人员团队不固定。

（三）管理人员的素质有待提高

在我国高等学校办公室的管理人员，是对口专业的管理人员并不多，其中的骨干管理人员多是在校毕业后，直接留校的本科生，或者是海归学历的人才，目前，院内虽然也招了一些硕士生，但是从实际情况看，他们还缺乏工作经验。所以，管理人员的素质还有待提高。

提高院系办公室规范的措施

（一）构建合理、完善的办公室制度

在过去的规章制度基础上，进行相应的创新与改革，设立一套完善、实用的规章制度。如果要提高办公室工作的水平和管理效益，就要将办公室工作规范化、科学化。首先要做的是根据学院的现状与发展来校正之前的规章制度，制定出一套新颖、实用性强的新制度，这样可以使得学院办公室的工作更加的规范，有迹可循，促使办公室的工作变得更条理与迎合现实的需求，由人制向法制转型，还有就是认真地去落实，如果新的规范制度制定出来了，要把书面的运用到实际中去，在运用时，要科学的筹划任务，明确规定岗位的主要责任，使整个制度更加的合理、实用。将各项工作引向规范化、程序化，这样办公室的工作人员都会恪尽职守，尽心尽力地做好本职的工作。

（二）创建和谐、良好的工作氛围

要使办公室内的团队更加稳定的前提，就必须要创造一个和谐、快乐的工作氛围。因此，一个团队的团结与稳定是与周围的环境离不开的，积极调动员工的热情，为共同的目标努力而奋斗，在工作中能互相尊重，和谐相处、互帮互助、公平竞争、共同奋斗，营造一个轻松、愉快的工作氛围。我们要认清目前的现状，提倡科学发展观的思想来引导办公室的管理制度，坚持人与人之间和谐共处的原则，积极关注办公室的所有工作者，并了解他们内心深处的真实想法，鼓励每位工作者能充分的发挥出他们的特长，在工作中，要凝聚团队的力量，让每位工作者都能在工作中发现自己的优点和缺点，还有就是根据办公室人员的岗位特征，加强绩效考核工作，去扭转之前那种无论是干好与干坏都是固定不动的状态，这样能够充分地调动办公室人员的积极性，对于增强团队的管理稳定有很大的促进作用。

（三）提高办公室工作者的素质

努力提高办公室管理人员的素质是做好院系办公室的一个重要前提。首先一点就是要提高他们的政治素质。办公室是院系比较重要并且有着特殊地位的地方，因此，在这里工作的人员，就必须要有较高较好的政治思想与文化水平。更进一步来说，就是要加强办公室工作人员的阅读量，积极提高他们的政治修养。第二点就是提高工作人员的文化素质，因为院系办公室所面对的人群都是文化水平较高、工作能力较强的人。所以，要想将工作做的很出色，就必须要求工作人员要有很强的文化知识背景。除了要有扎实的文化基础知识以外，在业余时间，也有必要去了解一些本院各个专业、各个学科的具体情况以及各自的发展方向。以便更好地去做好管理服务的职能，从而能够为本院的发展做出重要的贡献。第三是提高管理的素质。高等教育有着复杂的系统体系，办公室的工作人员要重新在实践中去学习积累经验，工作的任务基本上是一年为一周期，在此过程中，要努力地去掌握有用的管理知识以及高教理论，并且要根据自己在工作中的实践经验，认真思考与总结，自身的管理水平提高了，日后的目标也就会越来越近，所以，院系的管理人员只有遵循着科学的教学规律和管理的原则，才能去达成自己所制定的目标，如果办公室的工作人员素质逐渐地提升，对于某些管理人员的消极、堕落的态度会慢慢地潜移默化。从而会提高办公室工作人员的整体素质。

结语

通过以上的分析，我们要清楚的意识到办公室的不足之处，再根据出现的问题，制定相应的规章制度，在工作中根据自身的实践经验，开拓新思想、创新改革，努力提高自己的素质，只有这样，才能提高自身的工作能力，对院系的发展有很好的促进的作用。

（作者单位：武汉大学计算机学院）